Usuarios y Permisos

1. Introducción

La gestión de usuarios y permisos en Cashflow es esencial para mantener un control y organización adecuada de tu empresa dentro de la plataforma. En esencia, los grupos de permisos actúan como roles que determinan qué acciones pueden llevar a cabo los miembros de un equipo en el sistema. Estos roles, a su vez, tienen usuarios asignados que heredan los permisos del grupo al que pertenecen.

Por defecto, Cashflow proporciona un rol de "Admin", el cual tiene acceso total a todas las funcionalidades. De hecho, cuando alguien crea una cuenta en Cashflow, se le designa automáticamente como el "Dueño" y se le asigna a este rol de Admin, garantizando que tenga la capacidad de configurar el sistema y otorgar accesos a otros usuarios.

Con este artículo, te ayudaremos a entender cómo funcionan estos roles y permisos, y cómo puedes utilizarlos para estructurar de manera óptima la interacción de tu equipo con la plataforma.

1. Gestión de usuarios

2.1 Añadir nuevos usuarios (Invitar)

Para agregar nuevos usuarios a Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Usuarios.
2. En la lista de Usuarios, haz clic en el Invitar (+) y luego en Invitar Usuario.
3. En la ventana que aparece, introduce el correo electrónico del usuario y define el grupo de permisos.
4. Al hacer clic en "Mostrar más", también podrás personalizar la opciones de Idioma, Módulo por defecto y Estado.
5. En Localidad, especifica dónde opera el usuario y marca si es su localidad principal. Si trabaja en varias localidades, añade cada uno pulsando el botón "Localidad".
6. En Almacén, define en cuál almacén trabaja el usuario y señala si es su principal. Si el usuario tiene responsabilidades en varios almacenes, añade cada uno pulsando el botón "Almacén".
7. Haz clic en Guardar para enviar la invitación y guardar los cambios.

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2.2 Editar un usuario

Para editar un usuario a Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Usuarios.
2. En la pantalla de lista de usuarios, encuentra al usuario que quieres editar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales) y luego en "Editar".
4. Actualiza los campos necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar'.

2.3 Eliminar un usuario

Para eliminar un usuario a Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Usuarios.
2. En la pantalla de lista de usuarios, encuentra al usuario que quieres editar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en 'Eliminar'.
5. Se te pedirá que confirmes la eliminación.

3. Invitar un contador

En Cashflow, tienes la opción de invitar a tu contador a acceder a tu cuenta. Tu contador debe estar registrado y validado en Cashflow para que su usuario te salga gratis. A continuación, te indicamos cómo invitar a un contador a Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Usuarios.
2. En la lista de Usuarios, haz clic en el Invitar (+) y luego en Invitar Contador.
3. En la ventana que aparece, introduce el RNC/Cédula y el correo electrónico de tu contador. Posteriormente, elige el grupo de permisos que determinará su nivel de acceso.
4. Finaliza haciendo clic en "Guardar".

Con estos pasos, se enviará una invitación por correo electrónico a tu contador. Una vez que él acepte la invitación, tendrá acceso a tu cuenta en Cashflow.

4. Grupos de Permisos

4.1 Añadir un nuevo Grupo de Permisos

Para crear un nuevo grupo de permisos en Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Grupo de Permisos.
2. En la lista de Grupos, haz clic en el botón (+).
3. En la pantalla de grupo de permisos, define: código, nombre, descripción, módulo por defecto y si el grupo esta Activo.
4. En la sección de Permisos de Grupo, abre las áreas y activa los módulos y/o acciones a lo cual que este grupo tendrá acceso.
5. Haz clic en Guardar para guardar los cambios.

4.2 Editar Grupo de Permisos

Para editar un grupo de permisos en Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Grupo de Permisos.
2. En la pantalla de lista de Grupos, encuentra el grupo que quieres editar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales) y luego en "Editar".
4. Actualiza los campos necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar'.

4.3 Eliminar Grupo de Permisos

Para eliminar un grupo de permisos en Cashflow:

1. En el menú principal, ve a Configuración > Plataforma > Grupo de Permisos.
2. En la pantalla de lista de Grupos, encuentra el grupo que quieres editar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en 'Eliminar'.
5. Nota: Si no observas la opción de eliminar, es porque el grupo aún tiene usuarios vinculados. Desvincula a estos usuarios y, luego, intenta nuevamente.
6. Se te pedirá que confirmes la eliminación.

Tips & Mejores Prácticas

Optimiza la administración de Cashflow con prácticas recomendadas para una eficiente configuración de usuarios y roles.

1. Seguridad Primero
   ‍Siempre asegúrate de que los permisos otorgados a los usuarios correspondan con las responsabilidades de su rol en la empresa. Esto garantiza que la información esencial esté protegida y solo sea accesible por quienes realmente la necesiten.
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2. Mantén Actualizados los Roles
   ‍A medida que tu negocio crece y cambia, es posible que las responsabilidades de los empleados cambien. Revisa periódicamente los roles y permisos para garantizar que reflejen con precisión las necesidades actuales de tu negocio.
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3. Entrena a tus Usuarios
   ‍Antes de que un nuevo empleado comience a usar Cashflow, asegúrate de ofrecerle una formación adecuada. Esto no solo les ayuda a familiarizarse con la plataforma, sino que también refuerza la importancia de la seguridad y la gestión adecuada de los datos.
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4. Validación de Contadores
   ‍Invitar a un contador validado en Cashflow te permite acceder a servicios de contabilidad sin costos adicionales y sin incrementar el número de usuarios en tu cuenta. Aprovecha esta funcionalidad para mantener tus finanzas en orden.
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5. Utiliza los Grupos de Permisos
   ‍Estos actúan como filtros, garantizando que los empleados solo accedan a las áreas pertinentes para su función. Por ejemplo, el personal de ventas no necesita tener acceso al inventario completo, pero sí a las listas de precios.
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6. Realiza Auditorías Regulares
   ‍Revisa regularmente la lista de usuarios activos y sus permisos. Si un empleado deja la empresa o cambia de departamento, ajusta sus permisos en consecuencia. Esta es una excelente práctica para garantizar la seguridad de la información y el correcto funcionamiento de la plataforma.
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7. Establece un Protocolo
   ‍Ante cualquier cambio significativo, como la eliminación de un grupo de permisos o la adición de un nuevo usuario, comunica e instruye a todos los involucrados sobre los cambios realizados y cómo estos afectarán su interacción con la plataforma.
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Con estos tips y mejores prácticas, podrás administrar de manera eficiente y segura los usuarios y permisos en Cashflow, aprovechando al máximo las capacidades de la plataforma mientras mantienes protegida la información esencial de tu negocio.

Problemas comunes

A pesar de la versatilidad y facilidad de uso de Cashflow, es natural encontrarse con desafíos en el proceso de configuración y uso de la plataforma. Aquí presentamos una lista de los inconvenientes más frecuentes y sus soluciones:

1. Usuario no puede acceder a ciertas funcionalidades
   El usuario podría estar vinculado a un grupo de permisos que no tiene acceso a la funcionalidad requerida. Revisa y, si es necesario, modifica los permisos del grupo al que pertenece el usuario.‍
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2. Invitaciones no recibidas por nuevos usuarios o contadores
   El correo electrónico podría haber sido filtrado como spam o introducido incorrectamente. Verifica la dirección de correo ingresada y revisa la carpeta de spam o correos no deseados.‍
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3. Dificultades al eliminar grupos de permisos
   El grupo aún tiene usuarios asociados. Antes de eliminar un grupo, desvincula o reubica todos los usuarios pertenecientes a ese grupo.‍
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4. Cambios en permisos no reflejados inmediatamente
   El usuario no ha cerrado y vuelto a abrir sesión después de un cambio en los permisos. Asegúrate de que el usuario cierre sesión y vuelva a ingresar para que los cambios se apliquen correctamente.‍
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5. Limitaciones al agregar más usuarios
   Has alcanzado el límite de usuarios permitidos en tu plan actual de Cashflow. Considera actualizar tu plan o revisar y gestionar tu lista actual de usuarios para hacer espacio para nuevos miembros.
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Estos problemas comunes, y sus soluciones asociadas, te ayudarán a optimizar la gestión de usuarios y permisos en Cashflow.