Tiendas y localidades

En Cashflow, las tiendas y localidades son dos entidades similares pero distintas en la forma de operar y juegan roles esenciales en la gestión de ventas y operaciones.

• ‍Tiendas
  Las tiendas son centros específicos donde se manejan transacciones de ventas. Estas permiten la definición de cajas, métodos de pago aceptados y los usuarios que operan dichas cajas. La interfaz en este contexto es más sencilla y limitada al proceso de caja y pagos, similar a las cajas registradoras tradicionales.
  ‍
• ‍Localidades
  ‍Las localidades, por otro lado, no incluyen cajas, métodos de pago, ni usuarios específicos. En cambio, operan con el módulo de facturación y el flujo de ventas y cobros convencional. En las localidades se pueden definir números de secuencias para cada tipo de documento de ventas.
  ‍

Para que una localidad funcione como tienda y pueda poseer cajas, se debe activar la opción "Punto de Venta" al momento de crear la localidad.

Es importante diferenciar que un punto de venta (POS) no es lo mismo que un módulo de facturación. Mientras el POS se enfoca en el proceso de caja y pagos con una interfaz más sencilla, el módulo de facturación abarca un conjunto más amplio de funcionalidades.

Esta distinción es clave para una gestión eficiente y adaptada a las necesidades específicas de cada aspecto del negocio, y en este artículo, proporcionaremos una guía detallada sobre cómo gestionar las tiendas y localidades de ventas en nuestro sistema.

1. Crear una nueva tienda

Para crear una nueva tienda/localidad, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, dirígete a POS y luego haz clic en Tiendas y Localidades.
2. También puedes acceder a través de Configuración > Ventas > Tiendas y Localidades.
3. En la lista de Localidades, haz clic en el botón (+) para agregar una nueva tienda o localidad.
4. En el formulario de nuevo Localidad, completa las informaciones generales como: código, nombre, almacén asignado a la localidad.
5. Al activar la opción de Punto de Venta podrás ver las pestañas de Dirección, Métodos de Pago, Cajas y Usuarios.
6. En la sección Dirección, completa los datos con la dirección de esta localidad.
7. En la sección Métodos de Pago, es donde definimos que métodos de pago estaremos activando para esta localidad. Para habilitar un método de pago activa su interruptor. También puedes determina la cuenta contable haciendo clic al botón (+), al lado del interruptor. Si activas Tarjetas de Débito/Crédito, debes hacer clic en el botón (+) definir a que Cuenta de Banco se depositaran estos fondos.
8. En la sección Cajas, es donde podemos crear la diferentes cajas (registradoras) que estarán registrando ventas en esta localidad. Para crear una nueva caja, haz clic el botón "Nuevo", y en la ventana que aparece, completa las informaciones requeridas (Numero, Nombre, Plantilla, etc).
9. En la sección Usuarios, es donde asignamos los usuarios del sistema que estarán operando en las cajas de esa localidad. Para asignar un usuario haz clic en el botón "Agregar", en la ventana que aparece, selecciona el Usuario, Tipo (Rol), Caja y define su Código de entrada rápida.
10. Haz clic en 'Guardar' para guardar la localidad.

‍

2. Editar una tienda

Para editar una localidad, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, dirígete a POS y luego haz clic en Tiendas y Localidades.
2. También puedes acceder a través de Configuración > Ventas > Tiendas y Localidades.
3. En el listado de Localidades, busca el la localidad que deseas modificar en la lista.
4. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Editar.
5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una tienda

Para eliminar un almacén sin transacciones, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, dirígete a POS y luego haz clic en Tiendas y Localidades.
2. También puedes acceder a través de Configuración > Ventas > Tiendas y Localidades.
3. En el listado de Localidades, busca el la localidad que deseas modificar en la lista.
4. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Borrar. Si la localidad ya posee transacciones, no podrás eliminarla.
5. Se te pedirá que confirmes la acción.‍
   

Tips & Mejores Prácticas

Al implementar y gestionar tiendas y localidades en Cashflow, hay algunas mejores prácticas que pueden ayudarte a optimizar tu experiencia y a garantizar una gestión eficiente de las ventas y operaciones:

1. Conoce la diferencia entre Tiendas y Localidades
   Aunque similares, tiendas y localidades tienen funcionalidades distintas. Las tiendas manejan cajas y pagos, mientras que las localidades usan facturación convencional. Es vital comprender esta diferencia para una operación eficiente.
   ‍
2. Si usas cajas, activación de Punto de Venta
   Para que una localidad funcione como tienda, activa la opción "Punto de Venta". Esto permite que una localidad tenga cajas, similar a una tienda.
   ‍
3. Define los métodos de pago que aceptas
   Configura los métodos de pago que aceptas en tu negocio y define las cuentas contables para cada uno. Define la cuenta de banco para depósitos de tarjetas de débito/crédito, asegurando un seguimiento adecuado.
   ‍
4. Control de Cajas y Usuarios
   En la sección de Cajas y Usuarios, asigna correctamente los usuarios que operarán en las cajas, definiendo los roles y códigos de entrada rápida. Esto mejora la eficiencia en las transacciones.
   ‍
5. Deshabilita y elimina usuarios inactivos:
   En el momento en que un empleado deja de trabajar para la empresa, es fundamental eliminar o deshabilitar su acceso al sistema de punto de venta de inmediato. Esta acción previene posibles problemas de seguridad y garantiza que solo el personal autorizado tenga acceso a las cajas y la información sensible de la empresa. La revisión regular de los usuarios y la eliminación o deshabilitación oportuna de aquellos que ya no están asociados con la empresa es una práctica recomendada para mantener la integridad y seguridad del sistema.
   ‍
6. Editar con Cuidado
   Al editar una tienda o localidad, verifica cuidadosamente los cambios realizados para evitar posibles inconvenientes.
   ‍
7. Capacitación de Personal
   Proporciona formación adecuada al personal que manejará las cajas y el sistema POS. Un personal bien capacitado puede ofrecer una experiencia de compra más rápida y agradable.
   ‍
8. Integración con Otros Módulos
   Verifica cómo las tiendas y localidades se integran con otros módulos, como inventario y contabilidad. Una integración adecuada asegura un flujo de información coherente y preciso.
   ‍
9. Revisión Regular
   Mantén una revisión regular de tus tiendas y localidades para asegurarte de que todo esté funcionando de manera óptima y en línea con tus necesidades comerciales.
   ‍
10. Soporte y Asistencia
    Mantente en contacto con el soporte técnico y asegúrate de tener acceso a la documentación y ayuda necesaria. El soporte oportuno puede resolver problemas rápidamente y mantener la operación sin problemas.
    ‍

Estos consejos pueden contribuir a una gestión más suave y eficiente de tiendas y localidades en tu sistema de punto de venta, mejorando tanto la operación interna como la experiencia del cliente.

Problemas comunes

Aunque Cashflow es una herramienta efectiva para gestionar almacenes, los usuarios pueden encontrarse con una serie de problemas comunes. Aquí te ofrecemos una lista de estos problemas y posibles soluciones:

1. Usuario No Autorizado
   Si un empleado intenta acceder a una caja sin estar autorizado, puede generar un error de acceso. Verifica que los usuarios tengan los permisos adecuados y estén asignados correctamente a las cajas.
   ‍
2. Inconsistencias en Métodos de Pago
   No definir correctamente los métodos de pago para una localidad o tienda puede llevar a confusión en el proceso de checkout. Asegúrate de configurar correctamente las cuentas de banco y los métodos aceptados.
   ‍
3. No puedo configurar cajas ni métodos de pago en una localidad
   Si una localidad no funciona como tienda aunque debería, verifica que la opción "Punto de Venta" esté activada al momento de crear la localidad.
   ‍
4. Problemas con Tarjetas de Débito/Crédito:
   No configurar la cuenta de banco para los pagos con tarjetas de débito o crédito puede llevar a problemas en la gestión de estos fondos.
   ‍
5. Un ex-empleado aun tiene acceso al sistema
   El no deshabilitar o borrar un usuarios que ya no trabajan para la empresa puede llevar a problemas de seguridad. Mantén una revisión regular de los usuarios para evitar esta situación.
   ‍
6. El inventario se esta afectando en un almacén incorrecto
   Asegúrate de asignar correctamente los almacenes a las tiendas o localidades, ya que una asignación incorrecta puede llevar a conflictos en la gestión del inventario.

‍

Esta sección tiene como objetivo ayudar en la resolución de problemas comunes que pueden surgir durante la gestión de tiendas y localidades en el sistema, y proporciona orientación sobre cómo abordar y evitar estos problemas en el futuro.