Listas de Materiales

1. Introducción

El módulo de producción en Cashflow es una herramienta esencial diseñada para optimizar y controlar el proceso de fabricación dentro de su empresa. Este módulo se divide en dos componentes clave, que trabajan en conjunto para garantizar un flujo de trabajo preciso y eficiente:

1. Lista de Materiales (Recetas o BOM, por sus siglas en inglés)
   La Lista de Materiales o Receta es una plantilla o documento que detalla los componentes / ingredientes necesarios para producir una cantidad base de un producto final. No solo incluye los materiales físicos; también incluye la mano de obra y los costos indirectos asociados con la producción.‍
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2. Orden de Producción
   La Orden de Producción es el mecanismo mediante el cual la Lista de Materiales se lleva a la fase de producción real. En esta etapa, seleccionas una Lista de Materiales / Receta específica y defines los múltiplos de la cantidad base en la receta que se van a producir.

2. Crear una Lista de Materiales

Para crear una nueva lista de materiales:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Lista de Materiales.
2. En la lista de Lista de Materiales, haz clic en el botón (+).
3. Elige el Item Final (Producto Acabado), cantidad, fecha, empleado y si la lista esta Activa‍.
4. En la sección de contenido es donde puedes definir los Items de materia prima, mano de obra y costo indirecto. En cada línea puedes elegir un Item / producto y definir la cantidad.
5. Para agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
6. Puedes escribir notas adicionales a esta lista de materiales en el campo Notas.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Lista de Materiales

Para modificar una lista de materiales:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Lista de Materiales.
2. En la lista de Lista de Materiales, busca la que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Editar.
5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una Lista de Materiales

Puedes eliminar listas de materiales que ya no se utilizan. Para eliminar una lista de materiales:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Lista de Materiales.
2. En la lista de Lista de Materiales, busca la que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Borrar.
5. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Enviar Lista de Materiales a Producción

Si deseas iniciar una producir con una lista de materiales, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Lista de Materiales.
2. En la lista de Lista de Materiales, busca la que deseas producir en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Copiar a Producción.
5. Se te pedirá que confirmes la acción.
6. Continua siguiendo los pasos desde el módulo de Producción.

5. Lista de Materiales y opciones

El módulo de Lista de Materiales provee un listado de todas las recetas o plantillas creadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada lista que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada componente de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la lista de materiales tal como se vería una vez impresa. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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2. Editar
   Si necesitas editar una lista de materiales, esta opción te permite realizar cambios.‍

1. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la lista de materiales, como documentos de respaldo, archivos adjuntos, entre otros.
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2. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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3. Copiar a Producción
   Puedes iniciar una producción desde una lista de materiales usando la opción 'Copiar a Producción'. También puedes hacerlo directamente desde el módulo de producción.‍
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4. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una lista de materiales, puedes hacerlo utilizando esta opción.
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Estas opciones de menú son diseñadas para facilitar la gestión de tus listas de materiales y proveer una mayor flexibilidad y control en el manejo de tu proceso de producción.

Tips & Mejores Prácticas

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1. Claridad en la Lista de Materiales
   Asegúrate de que cada lista de materiales esté bien estructurada y detallada. Debe contener información precisa sobre los materiales, costos indirectos y mano de obra necesarios para producir el producto.
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2. Revisión regular
   Es esencial revisar y actualizar regularmente las listas de materiales y recetas. Esto asegura que los cambios en los costos o en la disponibilidad de los materiales se reflejen correctamente.
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3. Te cuidado al eliminar
   Antes de eliminar una lista de materiales o receta, asegúrate de que no se utilizará en futuras producciones. Una vez eliminada, la información se perderá, y su recreación puede llevar tiempo y esfuerzo.
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4. Uso de la función de auditoría
   Utiliza la función de auditoría para rastrear los cambios en las listas de materiales. Esto puede ayudarte a comprender los ajustes realizados y quién los hizo, lo cual es útil para la responsabilidad y la transparencia.
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5. Adjuntar documentos relevantes
   Utiliza la opción de cargar archivos para adjuntar cualquier documento relevante que pueda ser útil para el proceso de producción, como especificaciones técnicas o instrucciones de seguridad.
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6. Seguimiento y Control
   La gestión eficiente de la lista de materiales requiere un seguimiento y control constantes. Aprovecha las opciones del menú para realizar seguimiento y mantener el control sobre cada componente.
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7. Copiar a Producción con Cuidado
   Al copiar una lista de materiales a la producción, asegúrate de que todos los detalles estén correctos y completos. Revisa la receta y confirma la acción para evitar errores.
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8. Documenta usando el campo de Notas
   Utiliza el campo de notas para incluir información adicional o instrucciones específicas que puedan ser útiles durante la producción.
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9. Capacitación y comunicación
   Asegúrate de que todos los involucrados en el proceso de producción estén bien capacitados y comprendan cómo utilizar el módulo de Lista de Materiales. La comunicación clara y efectiva es clave para un proceso de producción sin problemas.
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Estos consejos y mejores prácticas pueden ayudar a quienes utilizan el módulo de producción en Cashflow a aprovechar al máximo sus características y a gestionar el proceso de producción de manera más eficiente y efectiva.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes con los módulos de ventas y sus soluciones.
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1. Al cambiar la cantidad a producir en la lista de materiales no actualiza las cantidades de materia prima
   La lista de materiales o recetas actúa como una plantilla inmutable en el proceso de producción, detallando una relación fija entre la cantidad base del producto final y los ingredientes o componentes necesarios. No es un documento flexible que se ajuste automáticamente; por lo tanto, si decides cambiar la cantidad a producir usando una receta específica, deberás redefinir manualmente los componentes y las cantidades correspondientes que se necesitan para cumplir con la nueva cantidad base deseada. En otras palabras, la lista de materiales o recetas no se actualizará automáticamente en función de los cambios en la cantidad a producir; cualquier ajuste debe realizarse manualmente.
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2. Error en la Selección de Materiales
   Revisar y confirmar cuidadosamente los detalles antes de guardar o enviar a producción. Utilice la opción de previsualización para verificar.

1. Lista de Materiales Eliminada Accidentalmente
   Confirmar siempre la necesidad de una lista antes de eliminarla. Considere mantener una copia de seguridad de las listas importantes.
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2. No puedo realizar cambios en una lista de materiales
   Asegurarse de tener los permisos adecuados y seguir el procedimiento correcto para editar, como se detalla en el artículo.

1. La lista de materiales con costos indirectos o detalles de mano de obra desactualizados
   Revisar y actualizar regularmente la lista para reflejar los costos y requerimientos actuales.

1. Problemas al Cargar Archivos Adjuntos
   Verificar el formato y el tamaño del archivo, y asegurarse de seguir el procedimiento correcto para cargar archivos.
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2. Se cambio la lista de materiales y no se quien lo hizo
   ‍Utilizar la función de auditoría para mantener un registro de todas las modificaciones y quién las realizó.
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3. Inicie una producción con una lista de materiales incorrecta.
   Cancela la producción si aun no la haz generado. Siempre verificar siempre la lista seleccionada antes de copiarla a la producción y confirmar todos los detalles.

Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.