Notas de Crédito

Una Nota de Crédito nos permite corregir, anular facturas o registrar artículos devueltos por nuestros clientes. Estas pueden reducir las cuentas por cobrar de la factura o registrar un saldo a favor del cliente para compras futuras.

1. Crear una Nota de Crédito

Para crear una nueva nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En la lista de Notas de crédito, haz clic en el botón (+).
3. En la ventana que aparece, elige desde la lista, la factura desde donde se creará la Nota de Crédito.
4. Elige el Tipo de nota de crédito, si deseas excluir los impuestos y el estado (Borrador o Abierta). Todas las demás informaciones vendrán por defecto.
5. En la sección de contenido verás la lista de los artículos de la factura, estos serán los que se estarán devolviendo o dando crédito. Si no vas a anular la factura totalmente, elimina los artículos que no serán parte de la nota de crédito.
6. Una ves listo, haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Nota de Crédito

Para modificar una nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En el listado de Notas de Crédito, busca la nota de crédito que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Editar.
5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una Nota de Crédito

Pueden surgir ocaciones donde es necesario anular una nota de crédito. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular una nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En el listado de Notas de Crédito, busca la Nota de crédito que deseas eliminar o anular en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la nota de crédito esta en estado Borrador tendrás la opción de Borrar.
5. Si la nota de crédito esta en estado Abierta no se puede eliminar ya que poseen un registro contable. En este caso tendrás la opción de Anular Documento.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Aplicar Nota de Crédito a una factura

Para aplicar una nota de crédito a una factura:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En el listado de Facturas, busca la factura que deseas aplicarle la nota de crédito.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Aplicar Avance.
4. En la sección (pestaña) Avances y Depósitos, en el listado, elige la nota de crédito que deseas aplicar haciendo clic en el cotejo e introduce el monto a aplicar.
5. Puedes aplicar más notas de crédito a esta factura, repitiendo el paso anterior.
6. Una vez listo, haz clic en 'Guardar'.

5. Reembolsar una Nota de Crédito

Para rembolsar o devolver el dinero de una nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Bancos y luego haz clic en Cheques y Pagos.
2. En la lista de Cheques y Pagos, haz clic en el botón (+) y luego en Nuevo Pago.
3. Elige la cuenta de banco, beneficiario, forma de pago, fecha y concepto.
4. En la sección (pestaña) Cuentas por Pagar (CxP), haz clic en el botón (+ Por Pagar).
5. En la ventana que aparece, en el listado, elige la nota de crédito que deseas reembolsar haciendo clic en su interruptor.
6. Haz clic en la "X" que se encuentra arriba de la ventana para cerrar la ventana y volver al pago.
7. De vuelta en la pantalla del pago, haz clic en 'Guardar'.

6. Enviar Nota de Crédito por email

Con "Enviar por Correo" puedes enviar notas de crédito en formato PDF por email a tus clientes. Para enviar una nota de crédito por email:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En el listado de Notas de crédito, busca la nota de crédito que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (email de tu cliente), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar.

7. Listado de notas de crédito y opciones

El módulo de notas de crédito provee un listado de todas las notas de crédito generadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada nota de crédito que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la nota de crédito tal como se vería una vez impresa o enviada al cliente.‍
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2. Editar
   Si necesitas editar una nota de crédito, esta opción te permite realizar cambios a la misma. Toman en cuenta que puedes editar una nota de crédito siempre y cuando este en borrador.
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3. ‍Historial
   ‍Permite visualizar las transacciones asociadas a esta nota de crédito.‍
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4. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la nota de crédito, como archivos adjuntos, entre otros.
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5. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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6. ‍Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente la nota de crédito al cliente vía correo electrónico.
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7. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una nota de crédito, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar notas de crédito en estado Borrador.
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8. Anular Documento
   Cuando la nota de crédito esta en estado Abierto o Cerrado y necesitas anularla, puedes utilizar esta opción. Una nota de crédito anulada no puede ser borrada.
   

Tips & Mejores Practicas

• Asegúrate de describir claramente el motivo de la nota de crédito en la sección de memo o notas. Esto ayudará a eliminar confusiones en el futuro.
• Emite las notas de crédito tan pronto como surja la necesidad. Esto puede ayudar a mantener buenas relaciones con los clientes y mejorar tu flujo de efectivo.
• Siempre informa a tu cliente cuando emites una nota de crédito contra su cuenta. Esto los mantiene informados y puede ayudar a prevenir malentendidos.
• Una vez que se ha emitida una nota de crédito, no se debe alterar. Si se requieren cambios, generalmente es mejor emitir una nueva nota de crédito.
• Define un proceso y una persona para crear y aprobar las notas de crédito. Esto puede ayudar a prevenir errores o fraudes. Puedes lograr esto asignando el permiso de notas de crédito a una persona especifica.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes con los módulos de ventas y sus soluciones.
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1. No veo la opción de nota de crédito en el menú.
   ‍Verifica que tengas los permisos necesarios para acceder a notas de crédito. Si no eres administrador, contacta al administrador de la cuenta para que pueda asignarte el permiso. Si eres administrador, para activar el permiso, ve a Configuración > Plataforma > Grupos de Permisos, ve a la sección de Ventas > Notas de crédito y activa la funcionalidad haciendo clic en los interruptores.‍
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2. No se puede aplicar una nota de crédito a una factura
   Esto podría deberse a que la factura ya ha sido pagada o cerrada. En este caso, solo puedes aplicar la nota de crédito una nueva factura.
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3. No puedo reembolsar una nota de crédito
   Si no puedes visualizar una nota de crédito de un cliente en el listado de cuentas por cobrar en el módulo de cheques y pagos, podría ser porque la misma aún esté en estado Borrador, haya sido Anulada o ya se haya aplicado a una factura.
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4. Los detalles de la nota de crédito son incorrectos
   Si la nota de crédito aún está en estado de Borrador, puedes editarla directamente. Si ya está abierta o cerrada, deberas anularla y tendrás que crear una nueva nota de crédito con los detalles correctos.‍
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5. El cliente no ha recibido la nota de crédito
   Primero, verifica que la dirección de correo electrónico del cliente sea correcta. Luego, verifica que el correo electrónico con la nota de crédito no esté en su carpeta de spam. Si el cliente aún no ha recibido la nota de crédito, intenta reenviarla.‍
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6. No se puede eliminar una nota de crédito
   Sólo puedes eliminar una nota de crédito que esté en estado de Borrador. Si la nota de crédito ya está abierta o cerrada, tendrás que anularla en lugar de eliminarla.
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7. ‍Hay campos que no se muestran en la nota de crédito
   Debes habilitar estos campos en Configuraciones > Documentos > Ajustes de Documentos. En la lista de documentos ve a Ventas y en la línea de Notas de Crédito y haz clic en el icono de configuración. En la opciones Visualización de Columnas activa las columnas que quieras que se visualicen en la vista del documento y en la vista de impresión. Luego haz clic en Guardar. Recuerda salir y volver a entrar al documento de nota de crédito para ver los cambios.
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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.

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