Notas de Crédito (Proveedor)

Una Nota de Crédito de Proveedor es un documento enviado por el proveedor a ti, la empresa, notificándote que se te ha acreditado cierta cantidad debido a un error en la factura original, devoluciones u otras razones. Estas pueden reducir una factura por pagar o registrar un saldo a favor para futuras compras.

1. Registrar una Nota de Crédito

Para registrar una nota de crédito de proveedor:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En la lista de Notas de crédito, haz clic en el botón (+).
3. En la ventana que aparece, elige desde la lista, la el Gasto / Compra desde donde se genera la Nota de Crédito.
4. Elige el Tipo de nota de crédito, si deseas excluir los impuestos y el estado (Borrador o Abierta). Todas las demás informaciones vendrán por defecto.
5. En la sección de contenido verás la lista de los artículos de la factura de compra, estos serán los que se estarán devolviendo o dando crédito. Si no vas a anular la factura totalmente, puedes modificar la cantidad para definir la cantidad de los artículos que serán devueltos o eliminar la línea completa y solo deja los artículos que se van a devolver.
6. Una ves listo, haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Nota de Crédito

Para modificar una nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En el listado de Notas de Crédito, busca la nota de crédito que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Editar.
5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una Nota de Crédito

Pueden surgir ocaciones donde es necesario anular una nota de crédito. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular una nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En el listado de Notas de Crédito, busca la Nota de crédito que deseas eliminar o anular en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la nota de crédito esta en estado Borrador tendrás la opción de Borrar.
5. Si la nota de crédito esta en estado Abierta no se puede eliminar ya que poseen un registro contable. En este caso tendrás la opción de Anular Documento.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Aplicar Nota de Crédito a una factura de compra

Para aplicar una nota de crédito a una factura:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gasto / Compras.
2. En el listado de Gastos y Compras, busca la factura de compra que deseas aplicarle la nota de crédito.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Aplicar Avance.
4. En la sección (pestaña) Avances y Depósitos, en el listado, elige la nota de crédito que deseas aplicar haciendo clic en el cotejo e introduce el monto a aplicar.
5. Puedes aplicar más notas de crédito a esta factura de compra, repitiendo el paso anterior.
6. Una vez listo, haz clic en 'Guardar'.

5. Recibir reembolso de una Nota de Crédito

Para recibir el dinero de una nota de crédito:

1. En el menú principal, ve a Bancos y luego haz clic en Recibo de Ingresos.
2. En la lista de Recibos de Ingresos, haz clic en el botón (+) y luego en Nuevo Recibo.
3. Elige la cuenta de banco, el pagador, forma de pago, fecha y concepto.
4. En la sección (pestaña) Cuentas por Cobrar (CxC), haz clic en el botón (+ Por Cobrar).
5. En la ventana que aparece, en el listado, elige la nota de crédito que deseas reembolsar haciendo clic en su interruptor.
6. Haz clic en la "X" que se encuentra arriba de la ventana para cerrar la ventana y volver al pago.
7. De vuelta en la pantalla del pago, haz clic en 'Guardar'.

6. Enviar Nota de Crédito por email

Para enviar una nota de crédito por email:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Notas de Crédito.
2. En el listado de Notas de crédito, busca la nota de crédito que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (email), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar.

7. Listado de notas de crédito y opciones

El módulo de notas de crédito de proveedor provee un listado de todas las notas de crédito registradas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada nota de crédito que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la nota de crédito tal como se vería una vez impresa.‍
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2. Editar
   Si necesitas editar una nota de crédito, esta opción te permite realizar cambios a la misma. Toman en cuenta que puedes editar una nota de crédito siempre y cuando este en borrador.
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3. ‍Historial
   ‍Permite visualizar las transacciones asociadas a esta nota de crédito.
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4. ‍Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente la nota de crédito a un tercero vía correo electrónico.‍
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5. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la nota de crédito, como archivos adjuntos, entre otros.
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6. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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7. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una nota de crédito, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar notas de crédito en estado Borrador.
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8. Anular Documento
   Cuando la nota de crédito esta en estado Abierto o Cerrado y necesitas anularla, puedes utilizar esta opción. Una nota de crédito anulada no puede ser borrada.
   

Tips & Mejores Practicas

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• Verificación de detalles
  Asegúrate de verificar y revisar todos los detalles antes de registrar una nota de crédito. Esto incluye el proveedor, los artículos, los montos, el tipo de nota de crédito, etc.
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• Gestión del estado del documento
  Mantén las notas de crédito en estado de "Borrador" hasta que estés seguro de todos los detalles. Una vez que cambies el estado a "Abierta", la nota de crédito afectará la contabilidad y ya no podrá ser modificada.
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• Uso estratégico de las notas de crédito
  Las notas de crédito pueden ser útiles para manejar devoluciones o errores en las facturas de los proveedores. También pueden utilizarse como un método de mantener un saldo a favor para futuras compras. Utiliza estratégicamente las notas de crédito para optimizar tus finanzas.
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• Seguimiento de las notas de crédito
  Mantén un registro adecuado y realiza un seguimiento de todas las notas de crédito. Esto ayudará a evitar confusiones y facilitará el mantenimiento de cuentas precisas.
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• Comunicación con los proveedores
  Asegúrate de comunicarte eficazmente con los proveedores cuando registres una nota de crédito. Esto ayudará a mantener una buena relación con ellos y a evitar malentendidos.
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• Documentos adjuntos
  Utiliza la opción de cargar archivos para mantener un registro digital de los documentos relacionados con la nota de crédito. Esto puede ser especialmente útil para el seguimiento y para tener una prueba en caso de disputas.
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• Aplicación de notas de crédito
  Aplica las notas de crédito a las facturas de compra adecuadas y verifica los detalles antes de hacerlo. Recuerda que puedes aplicar varias notas de crédito a una factura de compra, siempre y cuando no excedas el monto total pendiente.
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• Envío de notas de crédito por correo electrónico
  Utiliza la opción de enviar por correo electrónico para compartir las notas de crédito con los interesados. Esto puede ser útil para mantener a todas las partes informadas y para tener un registro de la comunicación.
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• Anulación de notas de crédito
  En caso de error o equivocación, anula las notas de crédito en lugar de borrarlas. La anulación mantiene un registro del documento, lo cual es importante para la transparencia y la auditoría.
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• Reembolso de notas de crédito
  En caso de que el proveedor decida reembolsar una nota de crédito, asegúrate de registrar correctamente el recibo de ingresos en el sistema.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes con los módulos de ventas y sus soluciones.

1. No se puedo modificar o borrar una Nota de Crédito
   Una vez que una nota de crédito ha sido marcada como Abierta o Cerrada, ya no puede ser modificada o eliminada debido a que afecta la contabilidad y otros procesos administrativos. Asegúrate de revisar cuidadosamente la información antes de cambiar su estado. Si necesitas corregir una nota de crédito en estado Abierta o Cerrada, puedes anularla y luego generar una nueva con la información correcta.‍
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2. No puedo aplicar una Nota de Crédito a una factura de compra
   Esto puede suceder si el total de las notas de crédito excede el monto pendiente de la factura. En este caso, puedes aplicar la nota de crédito de forma parcial, aplicando un monto menor al monto total de la nota de crédito en el campo "Monto a Aplicar".‍
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3. Los detalles de la nota de crédito son incorrectos
   Si la nota de crédito aún está en estado de Borrador, puedes editarla directamente. Si ya está abierta o cerrada, deberas anularla y tendrás que crear una nueva nota de crédito con los detalles correctos.‍
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4. La Nota de Crédito no me aparece en el módulo de Recibo de Ingresos
   Esto puede suceder si la nota de crédito aún está en estado Borrador, ha sido Anulada, o ya se ha aplicado a una factura de compra. Verifica el estado de la nota de crédito y asegúrate de que esté en estado Abierto o Cerrado antes de intentar verla en el módulo de Recibo de Ingresos.‍
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5. No puedo eliminar una nota de crédito
   Sólo puedes eliminar una nota de crédito que esté en estado de Borrador. Si la nota de crédito ya está abierta o cerrada, tendrás que anularla en lugar de eliminarla.
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6. Problemas al enviar la Nota de Crédito por correo electrónico
   Puede haber problemas con el servidor de correo electrónico o el destinatario del correo electrónico puede tener un filtro de spam que esté bloqueando el correo. Verifica tu conexión a Internet y la dirección de correo electrónico del destinatario. También puedes solicitar al destinatario que revise su carpeta de spam.
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7. ‍Hay campos que no se muestran en la nota de crédito
   Debes habilitar estos campos en Configuraciones > Documentos > Ajustes de Documentos. En la lista de documentos ve a Compras y en la línea de Notas de Crédito y haz clic en el icono de configuración. En la opciones Visualización de Columnas activa las columnas que quieras que se visualicen en la vista del documento y en la vista de impresión. Luego haz clic en Guardar. Recuerda salir y volver a entrar al documento de nota de crédito para ver los cambios.‍
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Por favor recuerda que estos son problemas comunes y soluciones generales. Si enfrentas un problema diferente o las soluciones proporcionadas no resuelven tu problema, no dudes en ponerte en contacto con el soporte técnico para obtener ayuda adicional.