Depósitos Bancarios

El depósito bancario es el proceso por el cual se trasladan físicamente los ingresos de la empresa, ya sean en efectivo o en forma de cheques, a la cuenta bancaria de la empresa en el banco. En este artículo, te enseñaremos cómo registrar este proceso en Cashflow.

1. Registrar un Deposito

Para registrar un deposito a cuenta de banco, sigue estos pasos:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Depósitos Bancarios.
2. En la lista de Recibos, haz clic en el botón (+).
3. Selecciona la cuenta, moneda, fecha.
4. En la sección Depósito, encontrarás dos pestañas: Cheques, Tarjetas y Efectivo. En cada pestaña puedes elegir los cheques y fondos a depositar en la cuenta.
5. Las pestañas de Cheques y Tarjetas puedes elegir los documentos o transacciones que deseas depositar, sin embargo, en la pestaña de Efectivo, debes marcar el fondo de efectivo y luego definir la cantidad de efectivo que vas a depositar en Monto a Depositar.
6. Puedes definir notas adicionales en el campo Concepto.
7. Si deseas añadir el comprobante de deposito físico a este registro, haz clic en la pestaña Documentos, haz clic en el botón Buscar Archivo, elige el archivo desde tu computador y haz clic en subir.
8. Finalmente, haz clic en Guardar para guardar el documento.

Es importante destacar que el registro de un depósito en Cashflow no es más que la versión electrónica del comprobante físico de depósito que obtienes al depositar dinero en el banco. Por lo tanto, primero debes realizar el depósito bancario y después registrar ese depósito en el sistema.

2. Anular un Deposito

Hay ocaciones donde es necesario anular un depósito. Esto puede ser por algún error en la digitación, para anular un deposito:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Depósitos Bancarios.
2. En el listado de Depósitos, busca el depósito que deseas anular en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y haz clic en Anular.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

3. Listado de Depósitos y opciones

El módulo de depósitos proporciona un listado de todos los depósitos registrados y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
   ‍
2. ‍Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con al depósito, como el comprobante de depósito físico.
   ‍‍
3. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
   ‍‍
4. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular un depósito, puedes utilizar esta opción. Un documento anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.
   

Tips & Mejores Prácticas

Al utilizar Cashflow para registrar depósitos bancarios, hay varios consejos y mejores prácticas que te ayudarán a mejorar tu experiencia y a garantizar que los registros sean precisos.

• Primero deposita, luego registra
  Para evitar confusiones o registros erróneos, siempre realiza primero el depósito bancario y luego realiza el registro en Cashflow. Así, el registro será una representación precisa del comprobante de depósito físico.
  ‍
• Anula depósitos
  Si cometes un error en un depósito registrado deberás anularlo, no podrás borrarlo. Anular un depósito revierte la transacción y mantiene un registro histórico para fines de auditoría. Recuerda que los depósitos no pueden ser borrados ya que generan transacciones que afectan la contabilidad.
  ‍
• Depósitos en otra monedas (Multi-moneda)
  La moneda que elijas al momento de hacer un depósito definirá los documentos de cheques, tarjetas y los fondos en efectivo que podrás visualizar y agregar a un depósito. Asegúrate de seleccionar la moneda correcta para visualizar los documentos y fondos correctos.
  ‍
• Documentos de soporte
  Aprovecha la opción de cargar archivos para subir comprobantes de depósito físico. Esto puede ayudar a mantener un registro claro y accesible de todos tus depósitos.

• Revisa regularmente el listado de depósitos:
  Cashflow proporciona un listado detallado de todos los depósitos realizados. Revisa regularmente este listado para realizar un seguimiento de tus depósitos y asegurarte de que todos los registros estén correctos.
  ‍
• Utiliza la opción de Auditoría:
  Si tienes alguna duda sobre los cambios realizados en un documento, puedes usar la opción de Auditoría para ver un historial detallado de las modificaciones. Esta herramienta es útil para mantener la precisión y la transparencia en tus registros.‍‍

‍

Seguir estas prácticas puede ayudarte a maximizar la utilidad de Cashflow y asegurarte de que tus depósitos bancarios se registren de manera precisa y eficiente.

Problemas comunes

A pesar de los esfuerzos por mantener las transacciones lo más sencillas y claras posibles, pueden surgir algunos problemas comunes al registrar depósitos bancarios en Cashflow. Aquí te presentamos algunos de los más habituales y cómo puedes resolverlos:

1. Registro incorrecto de un depósito
   ‍Es posible que, por error, se registre un depósito con información incorrecta. En este caso debes anularlo. Anular un depósito revierte la transacción y mantiene un registro histórico para fines de auditoría.
   ‍
2. Incapacidad para visualizar cheques, tarjetas o fondos en efectivo en el depósito
   ‍Si seleccionas una moneda en el depósito y no puedes visualizar algunos cheques, tarjetas o fondos en efectivo, es probable que estos no estén en la moneda seleccionada. Asegúrate de seleccionar la moneda correcta para visualizar todos los documentos y fondos.
   ‍
3. No veo la opción de borrar un depósito
   ‍Recuerda que los depósitos no pueden ser borrados. Esto se debe a que los depósitos generan transacciones que afectan la contabilidad. En su lugar, debes anular el depósito para revertir la transacción y mantener un registro histórico en la contabilidad.
   ‍
4. Confusión al registrar un depósito antes de realizarlo
   ‍El registro de un depósito en Cashflow debe ser una representación exacta del comprobante de depósito físico. Asegúrate de hacer primero el depósito bancario y luego registrar el depósito en el sistema para evitar confusiones.
   ‍
5. Dificultades para adjuntar el comprobante de depósito físico al registro
   ‍Si tienes problemas para subir el archivo del comprobante de depósito físico, verifica que el formato del archivo sea compatible y que el tamaño del archivo no supere el límite permitido por el sistema.

‍

Conocer estos problemas comunes y cómo resolverlos te ayudará a evitar contratiempos y a asegurarte de que tus registros de depósitos en Cashflow sean precisos y estén actualizados.