Trabajando en el POS

1. Introducción

En cualquier tienda o negocio, el lugar donde los clientes pagan por sus compras es vital. Aquí es donde el Sistema de Punto de Venta (POS) entra en juego, y en Cashflow, hemos diseñado una pantalla de caja que hace este proceso lo más sencillo posible.

Nuestra pantalla de caja en el POS no solo facilita la venta de productos, sino que también ofrece opciones útiles para manejar los pagos, seguir el inventario, y más, todo en un lugar fácil de usar.

En este artículo, te guiamos a través de cómo funciona esta parte importante de tu negocio. Te mostraremos cómo encontrar y vender productos, gestionar pagos, cuidar la seguridad de la caja, y muchas más funciones esenciales. No importa si eres nuevo en esto o ya tienes experiencia, esta guía está diseñada para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu sistema POS.

2. Conociendo la Pantalla POS (Caja)

La pantalla de caja, o POS (Punto de Venta), es una herramienta vital en el proceso de ventas de tu negocio. Este espacio digital contiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar transacciones, seleccionar productos, aplicar descuentos y mucho más. A continuación, te guiaremos a través de las principales áreas y características de la pantalla de caja, para que puedas operarla con confianza y eficiencia.

2.1 Navegación general

La pantalla de caja en el sistema de POS es intuitiva y presenta las siguientes áreas principales:

• Menu lateral
  Este es el menu principal de la caja y es donde podrás encontrar opciones para acceder a la lista de ordenes, listado de clientes, notas de crédito y cierre de caja.

• Barra superior
  En la barra superior podrás encontrar un campo para búsqueda rápida de artículos y las opciones para cambiar modos de pantallas.
  ‍
• Área de artículos
  En el area encontraras los artículos disponibles para la venta en diferentes modos de visualización según el modo de pantalla elegido.
  ‍
• Carrito de compras (Checkout)
  El carrito de compra (Checkout) es donde se agregan las lista de artículos incluidos en una orden. Aquí se visualizan los ítems seleccionados, cantidades, precios y descuentos. En la parte inferior, tenemos las acciones de la orden como Borrar, Pausar o Proceder para realizar el pago.
  ‍
• Pantalla de Pago
  Esta pantalla aparece una vez hacemos clic en el botón "Proceder". Aquí es donde se seleccionan los métodos de pago, se imprime la pre-factura y se completa la transacción.
  ‍

2.2 Modos de Pantallas

Seleccionar los productos adecuados en el momento adecuado es clave para un proceso de venta ágil. En la pantalla de caja de Cashflow, ofrecemos diferentes formas de ver y elegir productos, diseñadas para adaptarse a distintos tipos de negocios y necesidades.

Para acceder a los modos de pantalla, haz clic en el botón (Modos) al lado del campo de búsqueda. Aquí podrás ver los cuatro modos principales:

• Modo Kiosko
  ‍Este es para cuando necesitas rapidez. Muestra las categorías principales para que puedas encontrar lo que necesitas en segundos. Es perfecto para lugares como cafeterías, camiones de comida o salones de belleza, donde las ventas rápidas son importantes.
  ‍
• Galería de Productos
  ‍Aquí, tus artículos aparecen como imágenes. Es como tener un catálogo visual de tus productos, lo que facilita encontrar lo que buscas a simple vista. A diferencia del modo Kiosko, no hay botones de categoría, solo las imágenes.
  ‍
• Listado de Productos
  ‍Si tienes muchas artículos para vender, este modo es para ti. Muestra una lista con detalles como precio, cantidad y disponibilidad, ideal para navegar por grandes inventarios.
  ‍
• Artículos Favoritos
  ‍Si tienes productos que vendes una y otra vez, este modo te permite marcarlos como favoritos para acceder a ellos rápidamente. Es como tener un atajo a lo que más vendes, ahorrándote tiempo y esfuerzo.
  ‍

2.3 Opciones de Usuario

Para acceder a las opciones de usuarios, en el area de Carrito (Checkout), haz clic en el botón "Icono de Candado". Dentro encontrarás:

• Modo Supervisor
  Esta opción permite el acceso a funciones administrativas. Solo un usuario con rol de supervisor puede acceder a esta funcionalidad.
  ‍
• Cambio de Usuario
  Esta opción permite cambiar rápidamente entre diferentes usuarios.
  ‍
• Bloquear Pantalla
  Esta opción permite bloquear la caja y proteger la información cuando la caja no está en uso.
  ‍
• Salir
  Esta opción cierra la sesión del usuario actual.

‍

2.4 Modo Pantalla Completa (full screen)

Este modo te permite visualizar la interfaz del POS en pantalla completa, aprovechando mejor el espacio disponible en la pantalla. Para activar este modo:

1. Haz clic en el botón que tiene el icono de "pantalla completa".
2. Si deseas salir de este modo y volver a la vista normal, solo debes presionar la tecla ESC en tu teclado.

‍

3. Apertura de caja

Antes de comenzar a registrar ventas en el sistema POS, es necesario abrir la caja con tu usuario. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Accede a la Pantalla Principal del POS
   ‍Aquí encontrarás la opción para abrir la caja.
   ‍
2. Haz clic en el Botón "Abrir Caja"
   ‍Esto te llevará a una nueva ventana para registrar el monto inicial de apertura.
   ‍
3. Registra el Monto Inicial de apertura de la caja
   ‍Este monto es el dinero con el que comienzas el día y será utilizado para comparar al momento del cierre de caja.
   ‍
4. Opcionalmente, puedes dejar una Nota
   ‍Esto puede ser útil para registrar cualquier observación importante.
   ‍
5. Haz clic en "Abrir Caja" para Continuar
   ‍Una vez que hagas esto, la caja estará abierta y podrás comenzar a registrar ventas. El monto inicial quedará registrado y será utilizado al final del día para el proceso de cierre de caja.
   ‍

Este proceso asegura que todas las transacciones estén debidamente registradas y que puedas hacer un seguimiento adecuado de las ventas y el efectivo en caja durante el día.

4. Agregar Clientes desde la Pantalla del POS

Puedes agregar nuevos clientes directamente desde la pantalla del POS, para agregar un nuevo cliente sigue estos pasos:

1. En el area de carrito de compras, en la sección de elegir cliente, haz clic en el botón (+),
2. En la ventana que aparece, en la sección Generales, completa los campos del cliente.
3. En la sección de Direcciones, para agregar la dirección del cliente, haz clic en botón [+]. Ingresa los datos de la dirección y haz clic en Guardar
4. Luego, haz clic en Guardar para guardar el cliente.

Luego de añadir un cliente, puedes agregarlo a una orden haciendo clic en "+ Elegir Cliente" y elegirlo desde el listado.

5. Registro de una Venta (Checkout y Pago)

La habilidad de procesar ventas de manera eficiente y sin complicaciones es esencial para cualquier negocio. En esta sección, exploraremos cómo utilizar el Punto de Venta (POS) en Cashflow para registrar una venta. Desde la elección del cliente y la adición de artículos a la orden, hasta el proceso de pago y la impresión de una pre-factura, te guiaremos a través de cada paso para asegurar una transacción fluida y sin errores. Ya sea que estés guardando una orden para más tarde o completando una venta inmediata, aquí encontrarás todo lo que necesitas saber.

5.1 Registrar una venta

Para registrar una venta en el Punto de Venta en Cashflow sigue estos paso:

1. ‍Elige el cliente
   ‍En el area de carrito de compra (Checkout), haz clic en "+ Elegir Cliente" y elige el cliente desde el listado para agregarlo a la orden.
   ‍‍
2. Añade los artículos a la orden
   ‍Desde el listado de artículos, haz clic en los artículos agregarlos a la orden (Carrito).
   ‍
3. Proceder al pago
   Haz clic en 'Proceder' para continuar y registrar el pago. En la ventana de pago, selecciona el método de pago. Si el pago es mixto, puedes agregar otro método de pago y definir los montos para cada método.
   ‍
4. Completar la venta
   Para completar la venta haz clic en "Pagar e Imprimir".

‍

5.2 Guardar una Orden para Luego

Si el cliente desea completar la compra más tarde:

1. En area de Carrito (checkout), haz clic en el botón "Pausar".
2. La orden se guardará para ser recuperada en otro momento.
3. Para volver a recuperar la orden, en el menu principal, haz click en Ordenes.
4. En la ventana que aparece, busca la orden en el listado y haz clic en el botón "Carrito".
5. La orden volverá al Carrito donde podrás concluir la venta.
   ‍

5.3 Opciones de Impresión de Pre-factura

Antes de finalizar la orden, puedes imprimir una pre-factura con detalles de la orden. Esto es útil en negocio como restaurantes que generan una pre-facturas para solicitar el pago y luego imprimen la factura final.

Para imprimir una pre-factura:

1. Una vez tengas la orden en el Carrito (checkout), haz clic en el botón "Proceder".
2. En la pantalla de pago, en la vista previa de la Pre-Factura, haz clic en el botón con el "Icono de Imprimir".
3. Una vez el cliente este listo pagar, vuelves a la pantalla de pago y selecciona el método de pago.
4. Si el pago es mixto, puedes agregar otro método de pago y definir los montos para cada método.
5. Para completar la venta haz clic en "Pagar e Imprimir".

6. Proceso de Cierre de Caja

Para cerrar la caja al final del día:

• En el menu principal, haz clic en "Cerrar Caja'".
• En la sección Resumen de Pago, introduce el monto contado en cada método de pago.
• En la sección Resumen de Cierre, puedes escribir cualquier nota adicional relevante al cierre.
• Haz clic en "Cerrar Caja" para completar el proceso.

Tips & Mejores Prácticas

El éxito en el manejo de un Sistema de Punto de Venta (POS) radica en la habilidad de utilizarlo de manera eficiente. Aquí te proporcionamos algunos consejos y mejores prácticas para sacar el máximo provecho de tu sistema POS en Cashflow:

1. Familiarízate con los Modos de Pantalla
   Practica en cada modo de pantalla (Kiosko, Galería de Productos, Listado de Productos, Artículos Favoritos) para entender cuál se ajusta mejor a tu negocio. Usa los artículos favoritos para acceso rápido a los productos más vendidos.‍
   ‍
2. Gestión de Clientes
   Agrega clientes de forma proactiva para mantener una base de datos completa. Esto te ayudará en la gestión de relaciones y promociones futuras. Utiliza la opción de pausar una orden para brindar flexibilidad a tus clientes sin demorar otras transacciones.‍
   ‍
3. Checkout mas rápido
   Entrena a tu personal regularmente en la pantalla de caja para asegurar transacciones rápidas y precisas. Utiliza la opción de imprimir una pre-factura en restaurantes o negocios que lo requieran para mejorar la experiencia del cliente.‍
   ‍
4. Seguridad en el Punto de Venta
   Implementa el uso del "Modo Supervisor" solo para empleados de confianza para proteger las funciones administrativas. Bloquea la pantalla cuando la caja no está en uso para garantizar la seguridad de la información.‍
   ‍
5. Cierre de caja y reconciliación
   Verifica las transacciones y realiza un recuento preciso durante el cierre de caja. Documenta cualquier discrepancia en las notas del cierre para un seguimiento adecuado.‍
   ‍
6. Solicita asistencia
   Busca soporte si encuentras algún problema o tienes preguntas. La ayuda y el soporte técnico están disponibles para asegurar una operación fluida.

‍

Problemas comunes

¿Tienes problemas con la función de recepciones? Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.
‍‍

1. No puedo ver la opción de recepción en el menú
   Si la opción de Recepción no aparece en el menú de Inventario, primero verifica si tu suscripción incluye esta característica. Luego, asegúrate de que cuentas con los permisos necesarios para acceder a esta sección. Finalmente, verifica que la opción de recepción esté habilitada en la configuración general de inventario. Para hacer esto, sigue la ruta Configuración > Inventario > Ajuste General en el sistema.

1. No puedo cambiar el proveedor en la recepción
   No puedes cambiar el proveedor en una recepción porque la información del proveedor se hereda de la orden de compra o compra a la que está asociada la recepción.‍
   ‍
2. No puedo crear una recepción de mercancía
   Recuerda que las recepciones de mercancía siempre deben ser el resultado de una orden de compra o compra. No puedes crear una recepción sin un documento previo que defina qué mercancía se va a recibir.‍
   ‍
3. No puedo modificar una recepción en estado Recibida
   Una vez que una recepción ha cambiado a estado Recibida, no puede ser modificada. Si necesitas hacer un cambio, tendrás que anularla y crear una nueva recepción.
   ‍‍
4. No puedo borrar una recepción en estado Recibida
   Las recepciones en estado Recibida afectan el inventario y la contabilidad, por lo que no pueden ser borradas, solo anuladas.
   ‍‍
5. Algunas opciones del menú no están disponibles
   Dependiendo del estado de la recepción (Borrador o Recibida), algunas opciones pueden no estar disponibles. Por ejemplo, no podrás editar ni borrar una recepción que esté en estado Recibida.
   ‍‍
6. No puedo ver el historial de una recepción
   El historial de una recepción te permite visualizar todas las transacciones asociadas a la recepción. Si tienes problemas para acceder a esta opción, asegúrate de que la recepción no esté en estado Borrador.
   ‍‍
7. Problemas al cargar archivos
   La opción de cargar archivos te permite añadir documentos relacionados con la recepción. Si encuentras problemas al cargar archivos, verifica que el formato del archivo sea compatible y que no exceda el tamaño máximo permitido.

‍
Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.

‍