Gastos Menores (Caja Chica)

Un gasto menor o de caja chica es un monto disponible para cubrir gastos pequeños sin emitir un cheque. Cada vez que hacemos un gasto así, se paga de este fondo y se registra la factura en un control de efectivo. Para mantener el fondo, se puede establecer un periodo o un mínimo de dinero para su reposición. Cuando se llega a ese punto, se emite un cheque para reponer lo utilizado.

1. Registrar Gastos Menores

Para registrar gastos menores:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gastos Menores.
2. En la lista de Gastos menores, haz clic en el botón (+).
3. Define la descripción, fecha, estado (Borrador o Abierta) y el empleado. ‍
4. En la sección de contenido elige la cuenta del catálogo (cuenta de gastos), descripción y monto.
5. Si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
6. Finalmente puedes registrar Notas Adicionales.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar un Gasto Menor

Pueden surgir ocaciones donde es necesario editar un gasto menor. Esto puede ser por algún error o equivocación, para editar o modificar un gasto menor:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gasto Menor.
2. En el listado de gastos menores, busca la el gasto menor que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego en Editar. Recuerda que solo puedes editar gastos menores en estado Borrador.
4. Realiza los ajustes que sean necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular un Gasto Menor

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular un gasto menor. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar un gasto menor:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gasto Menor.
2. En el listado de Gastos Menores, busca el gasto menor que deseas anular o eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si el gasto menor esta en estado Borrador tendrás la opción de Borrar.
5. Si el gasto menor esta en estado Abierto o Cerrada no se pueden eliminar. En este caso tendrás la opción de Anular Documento. ‍
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Opciones de Gastos Menores

El módulo de Gastos Menores provee un listado de todos los gastos menores registrados y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
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2. Editar
   Si necesitas editar un gasto menor, esta opción te permite realizar cambios a un documento en estado Borrador.
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3. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a este gasto menor.
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4. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados al gasto menor, como archivos adjuntos, comprobantes y sustentos.
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5. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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6. ‍Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar un gasto menor, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar un documento en estado Borrador.
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7. ‍Anular Documento
   ‍Si necesitas anular un gasto menor registrado, puedes utilizar esta opción. Un documento anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Tips & Mejores Prácticas

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• Agrupa gastos menores por día o semana
  Puedes agregar varios gastos menores en un mismo documento así solo utilizas un comprobante fiscal por bloque. Puedes optar por agregar todos los gastos menores de un día o semana en un mismo documento y luego saldar o reponer estos montos desde el módulo de cheques y pagos.
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• Utiliza descripciones claras:
  Al registrar un gasto menor, asegúrate de utilizar descripciones claras y detalladas. Esto ayudará a entender mejor en qué se ha gastado el dinero y facilitará la contabilidad y auditoría futura.
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• Asigna Gastos a empleados correctos:
  Asegúrate de asignar el gasto menor al empleado correcto. Esto facilitará el seguimiento y permitirá tener un control más preciso de los gastos por empleado.
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• Fondo de Caja Chica:
  Revisa y repone regularmente el fondo de caja chica para asegurar que siempre haya efectivo disponible para gastos menores.
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• Guarda los comprobantes:
  Asegúrate de guardar los comprobantes de cada gasto menor. Esto te permitirá tener un control más riguroso de los gastos y te facilitará la contabilidad y auditoría.
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• Usa la opción de auditoría:
  La opción de auditoría te permitirá ver todos los cambios realizados en un gasto menor, lo que te facilitará el seguimiento y control de las modificaciones.
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• Entiende la diferencia entre Borrar y Anular:
  Borrar un gasto menor implica que se elimina por completo de la base de datos. Anular un gasto menor significa que se deja un rastro contable del mismo para fines de control y auditoría.
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• Revisa con regularidad:
  Asegúrate de revisar regularmente los gastos menores para asegurar que se estén gestionando adecuadamente y para evitar cualquier posible error o fraude.
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• Capacita a tus empleados:
  Capacita a tus empleados sobre cómo usar correctamente el sistema de gastos menores. Esto ayudará a evitar errores y garantizará que todos estén en la misma página.

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Esperamos que estos tips te sean de ayuda para llevar a cabo una gestión efectiva de los gastos menores en tu empresa.

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Problemas comunes

Aquí se describen algunos de los problemas más comunes que puedes enfrentar al gestionar gastos menores y cómo solucionarlos:

1. No puedo registrar un gasto menor:
   Asegúrate de estar siguiendo los pasos correctos y de haber completado todos los campos requeridos. Si el problema persiste, podría ser un problema técnico, en cuyo caso deberías ponerte en contacto con el soporte técnico.
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2. No Encuentro un gasto menor específico:
   Si tienes problemas para localizar un gasto menor en particular, puedes utilizar la función de búsqueda en el listado de gastos menores. Si el gasto menor no aparece, verifica que no haya sido eliminado o anulado.
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3. No puedo editar un gasto menor:
   Recuerda que solo puedes editar un gasto menor que esté en estado Borrador. Una vez que el gasto menor está en estado Abierto o Cerrado, no podrás editarlo, debido a que ya ha afectado la contabilidad.
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4. No veo la opción de borrar un gasto menor:
   Solo puedes eliminar un gasto menor que esté en estado Borrador. Si el gasto menor está en estado Abierto o Cerrado, no podrás eliminarlo, pero sí anularlo. Anular un gasto menor deja un rastro contable para fines de control y auditoría.
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5. No veo la opción de anular un gasto menor:
   Asegúrate de que el gasto menor esté en estado Abierto o Cerrado. Solo puedes anular un gasto menor que esté en estos estados.
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6. El gasto menor no aparece los reportes:
   Si has anulado un gasto menor, este aún aparecerá en los reportes, aunque se mostrará como anulado. Si has eliminado un gasto menor, este no aparecerá en los reportes.
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7. El fondo de caja chica se agota muy rápido:
   Esto puede ser señal de que se están utilizando gastos menores para gastos que deberían ser pagados por otros medios. Revisa las políticas de uso de caja chica en tu empresa y asegúrate de que todos los empleados estén informados.
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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.