Secuencias de NCF

1. Introducción

En Cashflow, entendemos la importancia del correcto manejo de las secuencias de NCF, esenciales para el cumplimiento fiscal en República Dominicana. Estos Números de Comprobante Fiscal respaldan cada transacción comercial y garantizan su validez ante la DGII. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que puedas agregar y gestionar fácilmente estas secuencias en nuestro sistema, asegurando una contabilidad precisa y conforme a las regulaciones locales.

2. Agregar Secuencia de NCF

Para agregar una nueva secuencia de NCF, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Configuración y luego haz clic en Secuencia NCF.
2. En la lista de Secuencias, haz clic en el botón (+).
3. En la ventana que aparece, selecciona el Tipo, secuencia Desde y Hasta, Resolución.
4. Si activaste la opción "Gestionar los comprobantes por Por Localidad" en el área de Configuración > Configuración Fiscal, deberás elegir la Localidad de esta secuencia.
5. Define si la secuencia vence activando el campo Vencimiento y elige la Fecha de vencimiento de esta secuencia.
6. Haz clic en el botón Guardar, para guardar los cambios.

3. Editar Secuencia de NCF

Para editar una secuencia de NCF, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Configuración y luego haz clic en Secuencia NCF.
2. En la pantalla de Secuencias NCF, encuentra la Secuencia que deseas editar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales) y luego en Editar.
4. Actualiza los campos necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar'.

4. Cerrar una Secuencia de NCF

Si tienes secuencias de NCF vencidas deberas cerrarlas para crear nuevas. Para cerrar una secuencia de NCF, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Configuración y luego haz clic en Secuencia NCF.
2. En la pantalla de Secuencias NCF, encuentra la Secuencia que deseas cerrar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales) y luego en Cerrar.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

Tips & Mejores Prácticas

Gestionar las secuencias de NCF puede parecer una tarea técnica y complicada, pero con las herramientas adecuadas y siguiendo algunas recomendaciones, este proceso puede ser mucho más sencillo y eficiente. Aquí te ofrecemos algunos consejos y mejores prácticas para que saques el máximo provecho del módulo de "Secuencia de NCF" en Cashflow:

1. Actualización Continua
   ‍Asegúrate de revisar y actualizar regularmente tus secuencias de NCF. Mantenerlas al día evitará posibles contratiempos al momento de realizar transacciones.
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2. Utiliza la Opción de Localidad
   ‍Si tu empresa opera en diferentes localidades, aprovecha la opción de gestionar secuencias por localidad. Esta funcionalidad garantiza que las transacciones se registren de acuerdo con las especificidades fiscales de cada sitio.
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3. Alertas Automáticas en Cashflow
   Cashflow cuenta con un sistema de alertas integrado que te notificará automáticamente cuando una secuencia esté cerca de agotarse o vencer. Así, siempre estarás informado y podrás actuar a tiempo, garantizando la continuidad de tus operaciones sin interrupciones.
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4. Verifica Antes de Cerrar
   ‍Antes de cerrar una secuencia de NCF, revisa que no haya comprobantes pendientes de emitir dentro de esa serie.
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5. Revisión Periódica
   ‍Es recomendable llevar a cabo revisiones o auditorías periódicas de las secuencias para garantizar que no haya errores o irregularidades en la emisión de los NCF.
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6. Capacita a Tu Equipo
   ‍Asegúrate de que todo tu equipo esté bien informado sobre la importancia de las secuencias de NCF y cómo gestionarlas en Cashflow. Una correcta formación minimizará errores y asegurará un manejo fluido de las transacciones.
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7. Mantente Informado
   ‍Las regulaciones fiscales pueden cambiar. Asegúrate de estar al tanto de las actualizaciones y adaptar tus secuencias de NCF según las nuevas disposiciones de la DGII.

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Recuerda que el manejo adecuado de las secuencias de NCF no solo garantiza el cumplimiento fiscal sino que también facilita la operatividad y trazabilidad de tus transacciones.

Problemas comunes

Incluso siguiendo las mejores prácticas, a veces pueden surgir complicaciones al gestionar tus Secuencias de NCF. A continuación, te presentamos algunos de los inconvenientes más frecuentes que podrías enfrentar y cómo puedes prevenirlos o solucionarlos.

1. Secuencias agotadas
   ‍Si no se renuevan las secuencias a tiempo, podrías encontrarte en una situación donde no puedas emitir nuevos comprobantes. Es fundamental mantener un ojo en las secuencias que estén por agotarse.
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2. Secuencias por Localidad desorganizadas
   ‍Si operas en diferentes localidades y no mantienes una correcta organización de las secuencias por cada localidad, podría surgir confusión y errores al emitir comprobantes.
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3. Falta de cierre de secuencias vencidas
   ‍Las secuencias vencidas que no se cierran pueden complicar la administración de nuevas secuencias y el cumplimiento fiscal.
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4. Selección incorrecta de Tipo de Comprobante
   ‍Emitir un comprobante con un tipo incorrecto puede generar inconformidades fiscales y confusiones en la contabilidad.
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5. Desconocimiento de Fecha de Vencimiento
   ‍No estar atento a las fechas de vencimiento de las secuencias puede llevar a usar secuencias expiradas, lo cual es un incumplimiento ante la DGII.
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6. Errores al definir secuencia Desde y Hasta
   ‍Si no se define correctamente el rango de la secuencia, se podrían saltar números.
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Es esencial familiarizarse con el módulo de Secuencia de NCF y revisarlo periódicamente. Las alertas automáticas que ofrece Cashflow son una herramienta valiosa, pero una buena gestión y revisión constante garantizarán un funcionamiento sin inconvenientes.