Conciliación Bancaria

Una conciliación bancaria es un proceso que se realiza para asegurar que los registros financieros de una empresa (o individuo) concuerden con los registros del banco. Es decir, es una forma de verificar que la cantidad de dinero que la empresa piensa que tiene en su cuenta bancaria coincide con la cantidad de dinero que el banco informa que hay en la cuenta.

Para realizar una conciliación bancaria efectiva, es recomendable tener a mano el estado de cuenta bancario del periodo que vas a conciliar y haber registrado todas las transacciones de ese periodo en Cashflow.

1. Conciliar una cuenta de banco

Para conciliar una cuenta de banco, sigue estos pasos:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Conciliaciones.
2. En la lista de Recibos, haz clic en el Crear (conciliar).
3. En la ventana que aparece, selecciona la cuenta, introduce el saldo final, fecha de este saldo y escribe notas si es necesario.
4. Haz clic en Iniciar Conciliación para comenzar el proceso
5. En la pantalla de Conciliación Bancaria, revisa y marca las transacciones que coinciden con las de tu estado de cuenta bancario.
6. Tip: Puedes utilizar el campo de búsqueda para encontrar transacciones de manera más fácil o usar los filtros (Todos, Pagos, Depósitos) para organizar las transacciones.
7. A medida que vayas marcando las transacciones, la diferencia debería disminuir hasta llegar a cero ($0.00), indicando que la conciliación ha sido realizada correctamente.
8. Si necesitas cambiar el saldo final o la fecha, puedes hacerlo al hacer clic en Editar Info.
9. Si aún existen diferencias después de revisar las transacciones, puedes optar por Guardar y continuar luego.
10. Si no existen diferencias, tendrás la opción de Guardar y Concluir, lo que indica que la conciliación se ha realizado correctamente

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Nota: Recuerda que también tienes la opción de iniciar una conciliación bancaria desde la sección Bancos > Cuentas de Banco. Dentro de esta sección, al visualizar el listado de cuentas, puedes iniciar el proceso de conciliación haciendo clic en "Conciliar" en la columna de estado correspondiente a la cuenta que deseas conciliar.

2. Editar una Conciliación

Puedes continuar trabajando una conciliación bancaria (editar) siguiendo estos paso:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Conciliaciones.
2. En el listado de Conciliaciones, busca la conciliación que deseas editar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y haz clic en Editar.
4. Realiza los cambios que sean necesarios.
5. Si aún existen diferencias después de revisar las transacciones, puedes optar por Guardar y continuar luego.
6. Si no existen diferencias, tendrás la opción de Guardar y Concluir, lo que indica que la conciliación se ha realizado correctamente

3. Anular una Conciliación

Si deseas anular una conciliación para hacerla de nuevo:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Conciliaciones.
2. En el listado de Conciliaciones, busca la conciliación que deseas editar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y haz clic en Anular.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Listado de Conciliaciones y opciones

El módulo de depósitos proporciona un listado de todos los depósitos registrados y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
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2. Editar
   ‍Esta opción te permite editar para seguir trabajando una conciliación bancaria (editar) abierta.
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3. ‍Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la conciliación, como el estado de cuenta de banco.
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4. Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente la conciliación a un tercero mediante correo electrónico.
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5. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.‍
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6. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular una conciliación, puedes utilizar esta opción.
   

Tips & Mejores Prácticas

La conciliación bancaria es un proceso fundamental para mantener una salud financiera adecuada. Es un chequeo que garantiza que los registros financieros de tu empresa coinciden con los del banco. De esta forma, aseguras que la cantidad de dinero que piensas que tienes en la cuenta es la misma que informa el banco.

Para hacer una conciliación efectiva, estos son algunos consejos y mejores prácticas:

• Prepárate antes de conciliar
  Asegúrate de tener a la mano el estado de cuenta bancario del periodo que vas a conciliar y registra todas las transacciones de ese periodo en Cashflow antes de empezar.
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• Controla tus transacciones
  Una vez que hayas conciliado una cuenta en un periodo determinado, las transacciones no podrán ser editadas o anuladas sin que esto reabra la conciliación. Esto garantiza la integridad de tus datos y evita discrepancias.
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• Aprovecha las herramientas de búsqueda y filtrado
  Usa el campo de búsqueda y los filtros disponibles (Todos, Pagos, Depósitos) para localizar transacciones de forma más fácil y eficiente.
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• Edita cuando sea necesario
  Si encuentras discrepancias o necesitas ajustar el saldo final o la fecha, puedes editar la información en cualquier momento.
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• Guarda y concluye solo cuando estés seguro
  Cuando la diferencia entre el saldo del banco y el saldo de tu registro sea cero, podrás guardar y concluir la conciliación. Si aún existen diferencias, es mejor optar por guardar y continuar luego.
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• Anula e inicia de nuevo si es necesario
  Si cometiste un error durante la conciliación, no te preocupes. Puedes anular la conciliación y todas las transacciones asociadas quedarán disponibles para ser seleccionadas en una nueva conciliación.
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• Da seguimientos a las conciliaciones desde el listado
  En el listado de conciliaciones, tienes opciones para visualizar, editar, cargar archivos, enviar por correo, auditar y anular documentos.
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• Asegúrate de que las transacciones estén asociadas correctamente
  Recuerda que las transacciones asociadas a una conciliación bancaria no estarán disponibles para ser seleccionadas en otras conciliaciones futuras. Asegúrate de asociar correctamente las transacciones antes de finalizar.

Siguiendo estos consejos y buenas prácticas, puedes garantizar que tu conciliación bancaria se realice de manera efectiva y eficiente, ayudándote a mantener un registro financiero preciso y actualizado.

Problemas comunes

Realizar una conciliación bancaria puede presentar ciertos desafíos comunes. Aquí te dejamos una lista de problemas que podrías encontrar y sugerencias sobre cómo manejarlos:

1. Tengo diferencias en mi conciliación
   Es común que al principio existan diferencias entre tus registros y el estado de cuenta del banco. Esto puede deberse a errores en la entrada de datos, transacciones olvidadas o no registradas, o pagos pendientes de procesar. Revisa cuidadosamente todas tus transacciones y asegúrate de que todas estén registradas correctamente.
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2. Las conciliaciones se reabren automáticamente
   Si editas o anulas una transacción que ya está asociada a una conciliación bancaria, la conciliación se abrirá automáticamente. Esto es para asegurar la exactitud de tus registros. Si haces cambios en una transacción conciliada, asegúrate de revisar y actualizar la conciliación correspondiente.
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3. Tengo transacciones duplicadas
   A veces, una transacción puede ingresarse más de una vez por error. Esto puede causar discrepancias en la conciliación. Si detectas una transacción duplicada, elimina el duplicado y vuelve a conciliar.
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4. Errores de fechas
   Algunas discrepancias pueden deberse a errores en la fecha de una transacción. Verifica las fechas de tus transacciones y corrige cualquier error que encuentres.
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5. Transacciones pendientes
   Es posible que algunas transacciones aparezcan en tus registros, pero no en el estado de cuenta del banco porque aún no se han procesado. Asegúrate de tener en cuenta las transacciones pendientes al conciliar.
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6. Anulaciones de conciliaciones
   Al anular una conciliación, todas las transacciones asociadas quedan disponibles nuevamente. Asegúrate de volver a marcar estas transacciones en la nueva conciliación.
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7. No guardar cambios antes de salir
   Es importante recordar guardar tus avances si decides pausar y continuar más tarde. Si sales sin guardar, podrías perder tus cambios.
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8. Errores al editar una conciliación
   Al editar una conciliación, podrías cometer un error que afecte el saldo final. Asegúrate de revisar cuidadosamente tus cambios antes de guardar.

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Recuerda que, aunque estos problemas son comunes, pueden evitarse fácilmente con un poco de cuidado y atención a los detalles. Si sigues encontrando problemas, considera buscar asesoramiento profesional.