Recibos de Ingresos

Un recibo de ingresos es un documento que confirma que se ha recibido un pago o un avance de dinero. Este documento es crucial para mantener un registro exacto de las transacciones en un negocio. Provee al vendedor una prueba de los ingresos obtenidos y al comprador, una confirmación de su pago. En esta guía, aprenderás cómo gestionar los recibos de ingresos en Cashflow, cubriendo cómo crear, editar y eliminar estos recibos de manera eficiente.

1. Registrar un Recibo de Ingreso

Para registrar un nuevo Recibo de Ingreso, sigue estos pasos:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Recibos de Ingreso.
2. En la lista de Recibos, haz clic en el botón (+) y luego en Nuevo Recibo.
3. Selecciona la cuenta, quien pagó, la forma de pago, la fecha y añade una Nota. Dependiendo de la forma de pago que elijas, el sistema mostrará campos adicionales como Número (No.) e Institución Bancaria.
4. En la sección Cuentas por Cobrar, encontrarás dos pestañas: Por Cobrar (CxC) y Cuentas. En la pestaña Por Cobrar (CxC), puedes seleccionar documentos de cuentas por cobrar, como facturas previamente registradas en el sistema. En la pestaña Cuentas, puedes seleccionar directamente cuentas contables para afectarlas.
5. Si vas a saldar una cuenta por cobrar, selecciona la pestaña Por Cobrar (CxC) y haz clic en el botón + Por Cobrar (CxC). En la ventana que se abre, selecciona los documentos que vas a saldar con este recibo. Luego, cierra la ventana para regresar al recibo de ingreso.
6. Si vas a saldar una cuenta por cobrar en una moneda extranjera (USD o EUR), en la pestaña Cuenta por Cobrar, selecciona la moneda en el campo Mostrar En y define o actualiza la Tasa de Cambio si es necesario.
7. Si planeas hacer un ingreso a cuenta, como un anticipo de un cliente, selecciona la pestaña Cuentas. Aquí, elige la cuenta contable correspondiente, define una descripción (Memo) y el monto a ingresar.
8. Si necesitas añadir más líneas, haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
9. Finalmente, haz clic en Guardar para guardar el documento.

2. Aplicando Retenciones

Para aplicar retenciones a un ingreso, sigue estos paso:

1. Sigue los mismos pasos (1-6) para registrar un recibo de ingreso definidos en la sección anterior.
2. Luego de seleccionar un documento de cuentas por cobrar en la pestaña de Cuentas por Cobrar.
3. ‍Para definir Retenciones, haz clic en el icono de configuración al final de la línea y luego en Adicionales.
4. En la ventana que aparece, selecciona el Tipo de Retención y Monto. Si vas a aplicar varias retenciones, puedes agregar más línea usando la opción + Aplicar Retención y repetir el paso anterior.
5. Para añadir más líneas de cuentas, haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
6. Completa cualquier otro paso necesario al registrar el recibo de ingreso.
7. Finalmente, haz clic en Guardar para guardar el documento.

3. Asignar Comisión por Cobro

Si en tu empresa asigna comisión por cobro a tu equipo de cobranzas, para asignar la comisión a tu empleado, sigue estos paso:

1. Sigue los mismos pasos (1-6) para registrar un recibo de ingreso definidos en la sección anterior.
2. Luego de seleccionar un documento de cuentas por cobrar en la pestaña de Cuentas por Cobrar.
3. ‍Para Asignar una Comisión, haz clic en el icono de configuración al final de la línea y luego en Adicionales.
4. En la ventana que aparece, ve a la sección de Comisión por Cobro y selecciona el empleado desde la lista.
5. Completa cualquier otro paso necesario al registrar el recibo de ingreso.
6. Finalmente, haz clic en Guardar para guardar el documento.

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4. Anular un Recibo de Ingreso

Hay ocaciones donde es necesario anular un recibo de ingreso. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular un recibo:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Recibos de Ingreso.
2. En el listado de Recibos, busca el recibo que deseas anular en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y haz clic en Anular.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Enviar Recibo por email

Para enviar un Recibo por correo electrónico:

1. Ve al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Recibos de Ingreso.
2. En el listado de Recibos, busca el recibo que deseas enviar.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en "Enviar por Correo".
4. Completa los campos "Para (Email)", "Asunto" y "Mensaje". Estos campos se llenarán por defecto, pero puedes hacer los ajustos que consideres necesarios. Si necesitas incluir un BCC o CC, haz clic en el enlace al lado del campo "Para".
5. Haz clic en 'Enviar' para enviar el recibo.

6. Listado de Recibos y opciones

El módulo de Recibos de Ingresos proporciona un listado de todas las transacciones de ingresos registradas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
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2. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a este recibo.
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3. Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente el recibo a un tercero mediante correo electrónico.
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4. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con al recibo de ingreso, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados, entre otros.
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5. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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6. Anular Recibo
   ‍Si necesitas anular recibo de ingreso, puedes utilizar esta opción. Un documento anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.
   

7. Importar Pagos y Recibo de Ingreso

Si estas migrando desde otro sistema, esta función permite subir una lista de pagos de clientes o recibos de ingreso desde un archivo de hoja de cálculo en lugar de agregar cada transacción individualmente.

1. Ve al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Recibos de Ingreso.
2. En la lista, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo por la vía de Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Recibos de Ingreso y Crear en el campo Acción.
5. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Puedes descargar una plantilla de importación haciendo clic en la opción Plantilla de importación.
6. Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo de tu dispositivo.
7. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, haz clic en Continuar.‍
8. Ahora necesitarás hacer coincidir los campos. En la ventana Machar campos, para cada campo en la izquierda, elige la columna correspondiente de tu archivo en el menú desplegable.
9. Cuando hayas terminado de hacer coincidir los campos, haz clic en Continuar.
10. Tus datos se importarán a la ventana de hoja de cálculo. Aquí puedes revisar y hacer los ajustes necesarios.
11. Cuando hayas terminado de revisar tus datos, haz clic en Guardar y subir.

Recuerda, siempre es importante revisar  los datos después de la importación masiva para asegurarte de que todos se hayan importado correctamente.

Tips & Mejores Prácticas

Aquí te presentamos varios consejos y mejores prácticas para gestionar eficazmente tus recibos de ingresos.

• Verifica bien las informaciones
  Siempre verifica los datos ingresados en un recibo de ingreso antes de guardar. Esto ayudará a evitar posibles errores y la necesidad de anular recibos.
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• Historial de transacciones
  Utiliza la función de "Historial" en el menú de opciones de cada recibo para rastrear todas las transacciones asociadas. Esto puede ser útil para el seguimiento de auditoría y la resolución de problemas.
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• Uso de la Multi-Moneda
  Si trabajas con múltiples monedas, asegúrate de seleccionar la moneda correcta al crear un recibo de ingreso. Recuerda que el cambio de moneda define las cuentas por cobrar a mostrar.
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• Guardar y envía los recibos
  Guarda y envía tus recibos de ingresos tan pronto como se hayan completado las transacciones. Esto asegura que los clientes reciben sus recibos a tiempo y que los datos de ingresos se registren en tu sistema de contabilidad lo antes posible.
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• Anula con precaución
  Anula los recibos de ingreso solo cuando sea absolutamente necesario, ya que este proceso deja un rastro en la contabilidad y puede complicar tus registros si se hace frecuentemente.
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• ‍Importación de datos
  Si estás migrando desde otro sistema, utiliza la función de importación para cargar tus transacciones de forma masiva. Esto te puede ahorrar tiempo y asegurar que tus registros estén completos.
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• Documentos de soporte
  Siempre que sea posible, adjunta documentos de soporte. Esto puede incluir recibos, facturas, contratos, etc. Esta práctica te ayudará a mantener un registro completo de cada transacción y puede ser útil en caso de una auditoría.
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• Anular transacciones incorrectas
  Si te das cuenta de que has registrado un recibo de ingreso con información incorrecta, asegúrate de anularlo, según sea apropiado. Esto asegurará que tus registros financieros sean precisos y reflejen correctamente la situación financiera de tu negocio.‍
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• Realizar auditorías
  Utiliza la función de auditoría para rastrear los cambios realizados en tus transacciones. Esta herramienta puede ser útil para detectar errores, irregularidades o actividades fraudulentas.‍‍

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Estos consejos te pueden facilitar el manejo de tus recibos de ingreso, hacer más exactos tus datos financieros y simplificar tus tareas de negocio.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.

1. Errores de ingreso de datos
   Los errores al ingresar datos son un problema común al crear recibos de ingresos. Asegúrate de verificar tus entradas para evitar cualquier error potencial.
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2. No veo la opción de editar un recibo de ingreso
   Los recibos de ingresos no se editan. Si debes corregir algún dato de un recibo de ingreso, deberas anularlo y crearlo nuevamente.
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3. Seleccionar la moneda incorrecta
   Si estás trabajando con múltiples monedas, asegúrate de seleccionar la correcta al crear un recibo de ingreso. La moneda seleccionada definirá las documentos de cuentas por cobrar a mostrar en el listado.
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4. Error en la moneda de la transacción
   Si encuentras discrepancias en los valores después de registrar la transacción, podría deberse a un error en la tasa de cambio. Asegúrate de verificar la tasa de cambio si estás utilizando una moneda extranjera en la transacción. Revisa y ajusta la tasa de cambio para asegurarte de que es correcta. Si es necesario, anula y rehaz la transacción.
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5. Problemas de importación de datos
   Si tienes problemas para importar datos de pagos o recibos de ingreso, verifica que tu archivo esté en el formato correcto y que todas las columnas estén correctamente asignadas durante el proceso de importación.
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6. Anulé un recibo por error
   Si un recibo de ingreso se anula por error, no puede ser recuperado. Asegúrate de que realmente necesitas anular un recibo antes de hacerlo. En caso de error, tendrás que crear un nuevo recibo para reemplazar el que fue anulado.
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7. Problemas con el correo electrónico
   Al enviar un documento por correo electrónico, puedes encontrar problemas como el correo no entregado o no recibido. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico esté correctamente escrita. Además, comprueba el historial de envío para verificar el estado del correo.‍
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8. Errores al importar datos
   Al importar datos desde una hoja de cálculo, puedes encontrar errores si los datos no coinciden con los formatos y campos requeridos por el sistema. Asegúrate de que estás utilizando el formato correcto para cada campo y que todos los campos requeridos estén presentes en tu archivo de importación. Utiliza la plantilla de importación proporcionada para garantizar el formato correcto.
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9. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo de proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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10. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
    Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo

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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.