1. Proceso de control de inventario
La gestión del inventario es una parte vital de cualquier negocio que vende productos físicos. Es crucial tener un sistema eficiente que permita un seguimiento preciso de las entradas y salidas de tu inventario. Cashflow ofrece dos métodos de control de inventario: el proceso simple y el proceso complejo. Aquí te explicamos cómo configurar cada uno de ellos y en qué escenarios son más adecuados.
a) Proceso Simple
El proceso simple actualiza tu inventario automáticamente cuando se hace una venta (disminuyendo el stock) o cuando se registra una compra (aumentando el stock). Este método es ideal para pequeñas empresas o startups que pueden no tener el personal necesario para gestionar un sistema de inventario más complejo. Este método simplificado permite a los propietarios de negocios mantener un control básico del inventario con mínimo esfuerzo y tiempo invertido.
Para configurar el proceso simple:
- Ve al menú principal y selecciona Configuración > Inventario > Ajustes Generales.
- En la sección de Procesos de Inventario, Desactivar las opciones Despacho y Recepción.
- Haz clic en 'Guardar' para confirmar tu elección.
Una vez configurado el proceso simple, cada vez que registres una venta o una compra, Cashflow actualizará automáticamente los niveles de inventario.
b) Proceso Complejo
El proceso complejo, por otro lado, ofrece un control más detallado de tu inventario. Este proceso actualiza los artículos de inventario entrantes y salientes solo cuando estos se reciben o se despachan desde tu almacén. Esto permite un mayor control sobre el inventario y es ideal para negocios de mayor tamaño que cuenten con un equipo de gestión de inventario y que necesiten seguir de cerca los movimientos de sus productos.
Para configurar el proceso complejo:
- Ve al menú principal y selecciona Configuración > Inventario > Ajustes Generales.
- En la sección de Procesos de Inventario, Activar las opciones Despacho y Recepción.
- Haz clic en 'Guardar' para confirmar tu elección.
Una vez que hayas configurado el proceso complejo, tendrás que registrar manualmente cuando los productos entran o salen de tu almacén. Por ejemplo, si has hecho una venta, el stock no se reducirá hasta que registres el despacho del producto desde tu almacén.
Ambos métodos tienen sus ventajas y deberías elegir el que mejor se adapte a las necesidades y capacidades de tu negocio. Recuerda que una gestión adecuada del inventario puede mejorar la eficiencia de tu negocio, minimizar las posibilidades de pérdida de productos o de falta de stock y permitir una planificación de ventas más precisa.
2. Facturación sin existencia
En el proceso complejo, que habilita la opción de despacho, tienes la opción de permitir la facturación de productos incluso cuando no existen en inventario. Esto es posible porque el proceso de inventario se separa de la facturación.
Para activar la opción de facturar sin existencia, sigue estos pasos:
- Ve al menú principal y selecciona Configuración > Inventario > Ajustes Generales.
- En la sección de Procesos de Inventario, Activa la opción Despacho y haz clic en el botón (+) junto al interruptor.
- En el submenu "Facturar sin existencia", habilita la opción activando el interruptor.
- Haz clic en 'Guardar' para confirmar tu elección.
Con esto, podrás facturar productos incluso si su existencia en el inventario es cero.
3. Valuación de inventario
En la gestión de inventario, es crucial saber cómo se valora el stock. La valoración del inventario implica determinar el costo de los productos almacenados en tu inventario al final de un período contable. Esto es vital para calcular el costo de los bienes vendidos (COGS), lo que a su vez afecta la rentabilidad y el balance general de tu empresa.
Hay varios métodos comunes de valuación de inventario que puedes utilizar en Cashflow. Cada método tiene sus propias ventajas y puede ser más adecuado para diferentes tipos de negocios. Aquí presentamos una descripción de los métodos más comunes.
- Costo promedio (Promedio Ponderado)
El método de costo promedio calcula el costo promedio de todos los productos similares en el inventario, independientemente de cuándo se compraron o a qué precio. Cada vez que compras más stock, calculas un nuevo costo promedio.
- Primeras en entrar, primeras en salir (FIFO)
El método FIFO (First In, First Out) asume que los primeros productos que entraron en el inventario son los primeros que se venden. En otras palabras, los costos de los productos más antiguos se registran primero.
- Últimas en entrar, primeras en salir (LIFO)
El método LIFO (Last In, First Out) asume que los últimos productos que entraron en el inventario son los primeros que se venden. En otras palabras, los costos de los productos más recientes se registran primero.
Definir Método de Valuación
Para definir el método de valuación de inventario en Cashflow:
- Ve al menú principal y selecciona Maestros > Grupos de Productos
- También puede acceder a través de Configuración > Inventario > Grupos de Productos.
- En el listado busca el grupo "Grupo de productos" y haz clic en el Menu de Acciones (Tres puntos).
- Haz clic en Editar.
- En la pestaña de Inventario, en el campo Valuación eligen el método deseado (FIFO, LIFO, Promedio).
- Haz clic en 'Guardar' para confirmar tu elección.
Cada uno de estos métodos de valuación tiene implicaciones diferentes para tus estados financieros y tus obligaciones fiscales. Por lo tanto, es importante elegir el método que mejor se adapte a las necesidades y circunstancias de tu negocio. Te recomendamos consultar con un asesor contable antes de hacer tu elección.
4. Punto de Reorden
El punto de reorden, también conocido como nivel de reorden, es un concepto clave en la gestión de inventario. Este es el nivel mínimo de inventario que debe tener un negocio antes de que necesite hacer un nuevo pedido de stock a sus proveedores. En Cashflow puedes definir el punto de re-orden de los producto por cada almacen o tienda que aloja inventario.
a) Definir Punto de Reorden
Para definir el punto de reorden en un producto:
- En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Productos y Servicios.
- En el listado de items, busca el Producto / Item de Inventario desde la lista.
- Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
- Haz clic en 'Editar'.
- Baja a la sección Existencia, y define el punto de reorden por cada almacén.
- Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.
b) Alerta de Punto de Re-orden
También puedes activar la alerta de Punto Re-orden la cual te indicara cuando un producto llegue a su punto de re-orden al momento de facturar.
Para activar la opción de Alerta de Punto de Reorden:
- En el menú principal, ve a Configuración > Inventario > Ajustes Generales.
- Busca la opción Alerta de Punto Reorden y activa el interruptor de la izquierda.
- Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.
Ahora si un producto / Item de inventario llega a su punto de reorden, recibirás una alerta al momento de facturar.
5. Variantes de Productos
Las variantes de productos son versiones de un mismo producto que tienen diferentes características o atributos, como el tamaño, el color, el sabor, la capacidad, entre otros. Por ejemplo, una camiseta puede tener variantes en diferentes tallas (pequeña, mediana, grande) y colores (blanco, azul, rojo).
a) Activar variantes de productos
Para activar la opción de variantes de productos:
- En el menú principal, ve a Configuración > Inventario > Ajustes Generales.
- Busca la opción Productos con Variantes y activa el interruptor de la izquierda.
- Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.
b) Crear variantes de productos
Al activar la opción de variantes de productos, ahora se habilita la opción de poder definir estas variantes al crear tus productos. Para crear un producto con variantes sigue estos pasos:
- En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Productos y Servicios.
- En la lista de Productos y Servicios, haz clic en el botón (+).
- En el menú contextual, elige agregar Item de inventario.
- Completa toda las demás información del producto según los pasos definidos en crear productos.
- En la sección de Artículo de Inventario, en el campo Tipo de Item elige Artículo con Variantes.
- En la ventana de Variantes de Productos, define las variantes (Color, Tamaño o Tipo).
- En la campo Tipo elige el atributo (Color, Tamaño, Tipo) y en el campo Variante define sus variantes (Color: Azul, Rojo, Blanco).
- Si necesitas agregar varios Tipos y sus variantes, haz clic en el botón (+) para agregar otra fila.
- Si deseas generar todas las variantes para este producto coteja la opción "Genera matrix de combinaciones".
- Haz clic a Guardar para guardar variantes y volver a la pantalla de productos.
- Por cada variante define el tipo de producto, la unidad de medida, SKU, precios, costos y la cantidad de unidades en existencia.
- Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.
Al guardar el producto con sus variantes, Cashflow creará un producto por cada variación, permitiéndote gestionar el stock de cada variante en cualquier almacén.
Otras opciones
Dentro de los Ajustes Generales, también puedes configurar las siguientes opciones:
- Código de Barra
Permite el uso de códigos de barra en items de inventario, ubicaciones y empaques.
- Números de Seriales
Permite usar números de seriales en los artículos de inventario.
- Visualizar Imagen
Permite ver las imágenes de los productos en los documentos de venta.
- Alerta de Punto Re-orden
Habilita una alerta cuando un producto llegue a su punto de re-orden.
- Requerir Lotes y Seriales
Exige el registro de números de lotes y/o seriales al comprar items.
- Productos con Variantes
Permite la creación de diferentes versiones de un producto.
- Atributos
Habilita la opción de añadir atributos a items y ubicaciones.
Con todas estas opciones y ajustes, puedes personalizar la manera en que tu empresa maneja su inventario. De esta manera, puedes asegurarte de que tu sistema de gestión de inventario se adapta a las necesidades y operaciones específicas de tu negocio.
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