Entradas de Diario

Las entradas de diario se organizan en un libro llamado el diario, y luego se resumen en el libro mayor de la empresa, que muestra los saldos de cada cuenta. Este proceso se conoce como el sistema de doble entrada y es la base de la contabilidad. Estas entradas luego sirven como base para preparar los estados financieros de la empresa.

1. Diario General

En Cashflow, la opción de Diario y Entradas (Diario General) te permite ver y gestionar todas las entradas de diario. Aquí, podrás acceder a todas las transacciones, con sus detalles, y usar herramientas de filtrado y búsqueda para encontrar transacciones específicas.

En diario podrás encontrar tres estado de entradas:

1. Automáticas (Auto):
   Son las que se generan automáticamente cuando realizas operaciones en los diferentes módulos del sistema.
   ‍
2. Manuales:
   Son las entradas que se realizan manualmente, normalmente por un contador, para registrar ajustes en la contabilidad.
   ‍
3. Reversos:
   Son las entradas que se han revertido.

Para acceder al diario general, en el menú principal, ve a Contabilidad y luego haz clic en Diario y Entradas.

2. Registrar una Entrada al Diario

Para registrar una entrada de diario manual:

1. En el menú principal, ve a Contabilidad y luego haz clic en Diario y Entradas.
2. En la lista de Entradas, haz clic en el botón (+).
3. ‍En el formulario de entrada, define la descripción, moneda y fecha.
4. En la sección de cuentas, en cada línea, selecciona la cuenta a afectar y su monto en débito o crédito según la entrada.
5. Si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
6. Finalmente puedes definir notas adicionales en el campo Notas.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

3. Duplicar una Entrada de Diario

Si necesitas repetir una misma entrada puedes duplicarla, para duplicar una entrada sigue estos pasos:

1. En el menú principal, selecciona Contabilidad y después haz clic en Diario y Entradas.
2. Encuentra en la lista la entrada que deseas duplicar.
3. Haz clic en el menú de acciones (los tres puntos horizontales) junto a esa entrada.
4. Elige la opción Duplicar Entrada.
5. Se te pedirá que confirmes la acción. Una vez que lo hagas, se abrirá el formulario de la entrada.
6. Realiza cualquier ajuste necesario a la entrada duplicada.
7. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

4. Anular una Entrada de Diario

En ocasiones, puede que necesites anular una entrada de diario por diversos motivos, como errores o ajustes contables, para anular una entrada sigue estos pasos:

1. En el menú principal, selecciona Contabilidad y después haz clic en Diario y Entradas.
2. Encuentra en la lista la entrada que deseas anular.
3. Haz clic en el menú de acciones (los tres puntos horizontales) junto a esa entrada.
4. Elige la opción Anular.
5. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Listado de entradas y opciones

Las opciones en el menú de acciones de cada entrada de ajuste son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la entrada en formato de impresión. Es útil para guardar las entradas en físico.
   ‍
2. Duplicar
   Esta opción te permite duplicar una entrada manual. Util para cuando debes ingresa la misma entrada de manera periódica.
   ‍‍
3. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la entrada, como documentos de respaldo, archivos adjuntos, entre otros.
   ‍‍
4. Anular
   ‍Si necesitas anular una entrada, puedes utilizar esta opción. Al anular la entrada se registrara una entrada de reverso contrarrestando la original.

Tips & Mejores Prácticas

Manejar las entradas de diario en Cashflow puede ser simple y efectivo si sigues estos consejos básicos:

1. Asegúrate de que los datos son precisos
   Antes de registrar, duplicar o anular cualquier entrada de diario, verifica que todos los detalles sean correctos. Esto incluye el monto, las cuentas implicadas y la descripción de la transacción.
   ‍
2. Utiliza las funciones de búsqueda y filtrado
   Estas herramientas son particularmente útiles cuando necesitas encontrar una entrada de diario específica de entre una gran cantidad de transacciones. Puedes buscar entradas por fecha, monto, descripción y más.
   ‍
3. Usa la función de duplicación
   Si encuentras que estás registrando la misma transacción de forma periódica, considera utilizar la función de duplicar entradas. Esto puede ahorrarte tiempo y esfuerzo.
   ‍
4. Recuerda las restricciones al anular entradas
   Solo se pueden anular las entradas manuales. Al anular una entrada, se genera automáticamente una entrada de reverso. Si una entrada automática necesita ser ajustada, deberás hacerlo a través de la transacción auxiliar correspondiente.
   ‍
5. Utiliza la función de carga de archivos
   Esta función es muy útil para mantener un registro digital de los documentos físicos relacionados con tus entradas de diario. Puedes cargar facturas, recibos y otros documentos importantes para mantenerlos al alcance en un solo lugar.
   ‍
6. Recuerda que la partida doble es esencial
   Cada entrada de diario debe seguir el principio de la partida doble, lo que significa que cada transacción debe afectar al menos a dos cuentas, y los débitos deben ser iguales a los créditos. Este equilibrio es vital para mantener la exactitud de tus registros contables.
   ‍

Siguiendo estos consejos, podrás manejar tus entradas de diario en Cashflow de manera eficaz y eficiente, asegurando la precisión y la integridad de tu contabilidad.

Problemas comunes

Aquí te presentamos algunos problemas comunes y cómo solucionarlos:
‍‍

1. Errores en los montos de débito o crédito
   Un error común es no equilibrar correctamente los montos de débito y crédito en una entrada. Recuerda que en Cashflow, cada entrada debe seguir el principio de partida doble, lo que significa que los montos de débito y crédito deben ser iguales.
   ‍
2. Mala categorización en las entradas
   ‍Es posible que, al registrar una entrada de diario, se seleccione equivocadamente la cuenta a la que se le asignará el débito o el crédito. Esto puede llevar a errores en los saldos de las cuentas y, por ende, en los informes financieros. Asegúrate siempre de revisar las cuentas antes de guardar la entrada.
   ‍‍
3. Ingresar datos incorrectos
   Un error común es ingresar montos, fechas o descripciones incorrectas. Estos errores pueden generar confusiones al revisar las entradas y pueden distorsionar la representación de la situación financiera de la empresa. Siempre es una buena práctica revisar los datos antes de finalizar la entrada.
   ‍
4. No registrar entradas de ajuste necesarias
   Muchas veces, se pasan por alto las entradas de ajuste necesarias para corregir errores contables o reflejar transacciones que no se han registrado automáticamente. Ignorar estas entradas puede resultar en estados financieros inexactos.
   ‍
5. ‍Anulación inadecuada de entradas
   Algunos usuarios pueden intentar anular entradas sin comprender completamente el proceso o las implicaciones. Por ejemplo, anular una entrada manual en Cashflow crea automáticamente una entrada de reverso, que puede no ser lo que el usuario pretendía. Siempre es recomendable comprender cómo funcionan las anulaciones antes de llevarlas a cabo.
   ‍
6. Dependencia excesiva de las entradas automáticas
   Si bien las entradas automáticas pueden ahorrar tiempo, también es importante recordar que no todas las transacciones se capturan automáticamente. Es esencial estar al tanto de las transacciones que requieren entradas manuales y asegurarse de que se registren correctamente.
   ‍
7. Dificultad para encontrar una entrada específica
   Si tienes problemas para encontrar una entrada en particular, utiliza las herramientas de búsqueda y filtrado disponibles en Cashflow. Puedes filtrar las entradas por estado (automáticas, manuales, reversos) o buscar una entrada por su descripción, fecha u otros detalles.
   ‍
8. Imposibilidad para duplicar o anular ciertas entradas
   No todas las entradas pueden ser duplicadas o anuladas en Cashflow. Las entradas automáticas, que se generan a partir de transacciones en otros módulos del sistema, no pueden ser duplicadas ni anuladas directamente. Para modificar una entrada automática, deberás ir al módulo correspondiente y ajustar la transacción auxiliar.
   ‍
9. Falta de documentos de respaldo
   Es importante mantener un registro de los documentos de respaldo de cada entrada para futuras consultas o auditorías. Utiliza la opción de cargar archivos para adjuntar estos documentos a cada entrada.

‍

Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.