Configuración fiscal

1. Introducción

En Cashflow, facilitamos la adaptación y gestión de regulaciones fiscales específicas, poniendo un especial enfoque en la República Dominicana.

El primer paso crucial es la activación de los Comprobantes Fiscales (NCF). Es importante subrayar que, sin esta activación, las demás opciones, incluida la gestión de Secuencias NCF, permanecerán inaccesibles. Una vez activada esta funcionalidad, se despliega un abanico de opciones predefinidas, desde habilitar la carta de retención hasta definir tipos de anulación y categorías de ingresos, gastos y retenciones.

Aunque Cashflow ofrece un conjunto robusto de configuraciones pre-definidas, entendemos que cada región presenta sus particularidades fiscales. Por ello, brindamos la flexibilidad de modificar y personalizar estas configuraciones según las especificidades de la región donde opera tu negocio.

2. Activar comprobante fiscales (NCF)

Para configurar tus secuencias de NCF y otras funcionalidades fiscales, es esencial activar primero los comprobantes fiscales. Al hacerlo, el módulo fiscal se habilitará en tu sistema. Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso:

1. Dirígete al menú principal y selecciona Configuración > Impuestos > Configuración Fiscal.
2. Marca la casilla "Habilitar Comprobantes Fiscales". Esto desbloqueará otras funcionalidades relacionadas.
3. Decide si deseas gestionar las secuencias de NCF de manera global (la opción predeterminada) o por localidades. Si prefieres la gestión por localidades, marca esa opción.
4. A continuación, observarás una lista con los Tipos de Comprobantes que ya vienen configurados en el sistema. Es infrecuente que necesites modificarlos.
5. Todos los ajustes se guardan de forma automática.

3. Activar carta de retención

Cada vez que hagas una retención a un proveedor, debes proporcionarle una carta detallando dicha retención. Para que Cashflow cree automáticamente esta carta, sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú principal y selecciona Configuración > Impuestos > Configuración Fiscal.
2. Marca la casilla "Habilitar generación de carta de retención".
3. Luego, en el campo Plantilla de carta, selecciona la plantilla desde el listado. Esta plantilla es el formato que llevara la carta.
4. Haz clic en el botón Guardar, para guardar los cambios.

4. Activar la opción de editar el monto de retención (Recibo).

En Cashflow, los montos de retenciones se calculan automáticamente según el porcentaje establecido. No obstante, si un cliente aplica una retención que difiere de este cálculo, es crucial poder ingresar manualmente el monto retenido al registrar el pago. Para habilitar esta capacidad de modificar manualmente el monto de retención, sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú principal y selecciona Configuración > Impuestos > Configuración Fiscal.
2. Marcar la casilla "Modificar Monto de Retención en Recibo de Ingresos".
3. Haz clic en 'Guardar'.

5. Definir categorías de ingresos, gastos y retenciones

Cashflow incluye por defecto las categorías de ingresos, gastos y retenciones según la normativa fiscal. No obstante, si necesitas añadir nuevas categorías o adaptarte a una región que Cashflow no cubre específicamente, puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

5.1 Categorías de Gastos

1. Dirígete al menú principal y selecciona Configuración > Impuestos > Cat. de Gastos.
2. En el listado de categorías, haz clic en el botón (+).
3. Completa la información requerida en el formulario
4. Haz clic en 'Guardar'.

5.2 Categorías de Ingresos

1. Dirígete al menú principal y selecciona Configuración > Impuestos > Cat. de Ingresos.
2. En el listado de categorías, haz clic en el botón (+).
3. Completa la información requerida en el formulario
4. Haz clic en 'Guardar'.

5.3 Categorías de Retenciones

1. Dirígete al menú principal y selecciona Configuración > Impuestos > Cat. de Retenciones.
2. En el listado de categorías, haz clic en el botón (+).
3. Completa la información requerida en el formulario
4. Haz clic en 'Guardar'.

Tips & Mejores Prácticas

La configuración fiscal adecuada es esencial para asegurar que tu empresa opere de acuerdo a las regulaciones vigentes y optimice su eficiencia tributaria. En el entorno de Cashflow, esta tarea puede ser simplificada y maximizada al seguir ciertas recomendaciones. A continuación, te presentamos algunos tips y consejos esenciales para una óptima configuración fiscal de tu empresa en Cashflow:

1. Activa Comprobantes Fiscales.
   ‍No pases por alto la activación de los Comprobantes Fiscales. Sin esta activación inicial, no podrás acceder a otras funcionalidades vitales del sistema.
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2. Uso de las Opciones Predefinidas
   ‍Aprovecha las configuraciones pre-definidas que ofrece Cashflow. Estas opciones están diseñadas para simplificar y agilizar tu configuración fiscal. Sin embargo, no dudes en personalizarlas si es necesario para adaptarte a tu región específica.
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3. Secuencias de NCF por Localidad
   ‍Evalúa cuidadosamente si tu negocio requiere una gestión de secuencias por localidad. Si tienes múltiples puntos de venta o operaciones en diferentes regiones, este enfoque puede ser más adecuado para ti.
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4. Documentación Adecuada
   ‍Asegúrate de proporcionar a tus proveedores toda la documentación necesaria, como las cartas de retención. Mantener una comunicación clara y transparente con tus proveedores puede evitar confusiones y disputas en el futuro.
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5. Revisión de Montos de Retención
   ‍Aunque Cashflow calcula automáticamente los montos de retenciones, siempre es bueno hacer una revisión manual, especialmente si el cliente aplica una retención diferente.
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6. Adaptabilidad a Regiones Específicas
   ‍Si operas en una región que Cashflow no cubre específicamente con sus categorías predefinidas, no dudes en personalizar y adaptar las categorías según tus necesidades.
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7. Actualización Regular
   ‍Las normativas fiscales pueden cambiar con el tiempo. Asegúrate de revisar y actualizar regularmente tus configuraciones en Cashflow para mantener la conformidad con las regulaciones actuales.
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8. Capacitación del Equipo
   ‍Capacita a tu equipo en el uso de Cashflow y sus características fiscales. Un equipo bien informado y capacitado puede optimizar la gestión fiscal y evitar errores comunes.
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9. Consulta a Expertos
   ‍Si alguna vez tienes dudas sobre las configuraciones fiscales, considera consultar con un experto o contador familiarizado con las regulaciones de tu región.
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Siguiendo estos consejos y mejores prácticas, puedes maximizar la eficiencia de tu gestión fiscal en Cashflow y asegurarte de cumplir con todas las regulaciones pertinentes.

Problemas comunes

Al abordar la configuración fiscal, es posible encontrar desafíos, incluso cuando se siguen las recomendaciones adecuadas. A continuación, te mostramos algunos de los obstáculos más comunes al ajustar la configuración fiscal en Cashflow y algunas formas de anticiparlos o manejarlos.

1. No puedo encontrar la opción para definir las secuencias de NCF
   Es común que algunos usuarios olviden activar los NCF, lo que impide el acceso a otras configuraciones relacionadas. Asegúrate de seguir los pasos adecuados para activar los NCF antes de proceder con otras configuraciones fiscales.
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2. Secuencias de NCF Global o Por Localidad
   Los usuarios a veces se confunden al decidir entre la gestión global y por localidad. Infórmate bien sobre la estructura de tu negocio y las necesidades específicas antes de tomar una decisión, y consulta con tu equipo administrativo y fiscal.
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3. Uso Incorrecto de Tipos de Comprobantes
   Seleccionar el tipo de comprobante incorrecto puede llevar a problemas fiscales y confusiones al categorizar las operaciones. Revisa la descripción y criterios de cada tipo de comprobante antes de aplicarlo y capacita al personal sobre su uso adecuado.
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4. Plantillas de Carta no Alineadas con Regulaciones
   Las plantillas predefinidas no siempre cumplen con todos los requisitos de las regulaciones locales. Siempre revisa y modifica las plantillas para asegurarte de que se alineen con las normas fiscales vigentes de tu región.
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5. Modificación Manual de Montos de Retención
   Si es común que tengas que hacer ajustes manuales a las retenciones y no activas esta opción, puede causar discrepancias en los cálculos. Si necesitas hacer ajustes manuales frecuentemente, activa esta opción y capacita a tu equipo sobre su correcto uso.
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6. Categorías Fiscales Incorrectas o Duplicadas
   A veces se añaden categorías innecesarias o se duplican, causando desorden y complicaciones al categorizar transacciones. Revisa regularmente las categorías fiscales y elimina o fusiona aquellas que estén duplicadas o sean irrelevantes.
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7. Desconocimiento de Actualizaciones o Cambios en la Normativa
   No estar al tanto de los cambios en la normativa fiscal puede llevar a sanciones o inconsistencias en la gestión. Mantente informado sobre las actualizaciones fiscales en tu región y ajusta la configuración de Cashflow en consecuencia.

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Identificar estos problemas comunes y saber cómo abordarlos te permitirá mantener una gestión fiscal más limpia, eficiente y conforme a las regulaciones. Recuerda, la capacitación continua y la revisión periódica de tu configuración en Cashflow son claves para evitar estos obstáculos.