Gastos y Compras

Los gastos y las compras nos permiten registrar los costos de las operaciones en que nuestra empresa incurre para generar ingresos, así como la adquisición de activos o bienes de inventario que luego podemos vender a los clientes.

1. Registrar un Gasto o Compra

Para registrar un nuevo gasto / compra:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gastos / Compras.
2. En la lista de Gastos y Compras, haz clic en el botón (+) y luego Nuevo Documento.
3. Elige el proveedor, moneda, fecha de emisión y vencimiento, estado (Borrador o Abierta) y el empleado.
4. Si esta compra es parte de una importación, puedes cotejar la opción Crear Liquidación.‍
5. Si eliges una moneda extranjera (USD$) para un gasto / compra, se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
6. En la sección de contenido verás dos pestañas, Items y Cuentas. En la pestaña de Items podemos elegir productos o servicios que previamente hemos agregado al sistema en el área de maestros. En la pestaña de Cuentas podemos elegir afectar cuentas contables.
7. En la pestaña de Items elige un producto o servicio y define la descripción, tipo de impuesto, cantidad, costo y descuento.
8. En la pestaña de Cuentas puedes elegir una cuenta contable, tipo de impuesto, costo y descuento.
9. En cada gasto / compra viene un línea por defecto, tanto en la pestaña de Items y la de Cuentas, sin embargo, si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
10. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por el porciento (%) de la compra o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en la palabra DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
11. Para aplicar cargos adicionales a un gasto / compra, debajo de los totales, elige una opción desde el campo de lista y define el monto en el campo del lado. Si requieres agregar más cargos, solo haz clic en el botón (+) al lado de campo de lista.
12. Finalmente puedes registrar Notas Adicionales.
13. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar un Gasto o Compra

Pueden surgir ocaciones donde es necesario poder modificar una compra. Esto puede ser por algún error o equivocación, para modificar una compra:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gastos / Compras.
2. En el listado de Gastos / Compras, busca la compra que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego en Editar.
4. Realiza los ajustes que sean necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular una Compra

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una compra. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una compra:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gastos / Compras.
2. En el listado de Gastos / Compras, busca la compra que deseas anular o eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la compra esta en estado Borrador tendrás la opción de Borrar.
5. Si la compra esta en estado Abierta no se pueden eliminar ya que poseen un registro contable. En este caso tendrás la opción de Anular Documento. ‍
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Enviar Compra por email

Para enviar una gasto / compra por email:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gastos / Compras.‍
2. En el listado de Gastos / Compras, busca la compra que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (Email), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar la factura.

5. Listado de Gastos / Compras y opciones

El módulo de gastos y compras proporciona un listado de todas las transacciones de gastos y compras realizadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
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2. Editar
   Si necesitas editar un gasto o compra, esta opción te permite realizar cambios a un documento en estado Borrador.
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3. Duplicar Documento
   ‍Si necesitas registrar un documento con información similar a uno ya existente, esta opción te permite duplicarla para evitar tener que ingresar los mismos datos nuevamente.
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4. Pagar
   ‍Si necesitas registra un pago realizado a un gasto o compra, puedes hacerlo con esta opción. Esta opción llevará al módulo de cheques y pagos registrar la transacción.
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5. Aplicar Avance
   ‍Si has realizado un pago anticipado o avance al proveedor, puedes usar esta opción para aplicarlo al documento correspondiente.
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6. Crear Liquidación
   ‍Si la compra es parte de una importación de mercancía, puedes usar esta opción para crear un documento de liquidación asociado.
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7. Crear Nota de Crédito
   ‍Si necesitas ajustar la compra por devoluciones o descuentos posteriores a la compra, puedes registrar una nota de crédito a partir de la compra original.
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8. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la compra, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados, entre otros.
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9. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta compra, esto es, avances, pagos, notas de crédito aplicadas, etc.
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10. Auditoría
    ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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11. Enviar por Correo
    ‍Esta opción te permite enviar directamente la compra a un tercero mediante correo electrónico.
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12. ‍Borrar
    ‍Si por alguna razón necesitas eliminar un gasto o compra, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar un documento en estado Borrador.
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13. Anular Documento
    ‍Si necesitas anular un gastos o compra registrada, puedes utilizar esta opción. Un documento anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

6. Importar Gastos y Compras

Si estas migrando desde otro sistema, esta función permite subir una lista de gastos y compras desde un archivo de hoja de cálculo en lugar de agregar cada transacción individualmente.

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Gastos / Compras.
2. En la lista, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo por la vía de Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Gastos / Compras y Crear en el campo Acción.
5. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Puedes descargar una plantilla de importación haciendo clic en la opción Plantilla de importación.
6. Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo de tu dispositivo.
7. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, haz clic en Continuar.‍
8. Ahora necesitarás hacer coincidir los campos. En la ventana Machar campos, para cada campo en la izquierda, elige la columna correspondiente de tu archivo en el menú desplegable.
9. Cuando hayas terminado de hacer coincidir los campos, haz clic en Continuar.
10. Tus datos se importarán a la ventana de hoja de cálculo. Aquí puedes revisar y hacer los ajustes necesarios.
11. Cuando hayas terminado de revisar tus datos, haz clic en Guardar y subir.

Recuerda, siempre es importante revisar  los datos después de la importación masiva para asegurarte de que todos se hayan importado correctamente.

Tips & Mejores Prácticas

• ‍Organización
  Mantén un registro detallado de tus gastos y compras, incluyendo la fecha de la transacción, el proveedor, los productos o servicios adquiridos y el monto total. Esta información es crucial para el seguimiento y la planificación financiera.
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• Uso adecuado de los estados de los documentos
  Utiliza el estado 'Borrador' para las transacciones que aún no están completas o requieren revisión. Una vez que estés seguro de que la información es correcta, cambia el estado a 'Abierto'. Recuerda que una vez que un documento está en estado 'Abierto', ya no puede ser modificado.‍
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• Moneda y Tasa de Cambio
  Al realizar una transacción en una moneda extranjera, asegúrate de verificar y ajustar la tasa de cambio según sea necesario para reflejar la tasa de cambio actual.‍
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• Revisión periódica
  Revisa tus gastos y compras de forma regular para detectar posibles errores o incoherencias. Esto te ayudará a mantener tus registros financieros precisos y actualizados.‍
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• Usa la función de duplicación
  Si realizas transacciones similares con frecuencia, utiliza la función de duplicar para ahorrar tiempo. Esto te permite copiar todos los detalles de una transacción existente, que luego puedes editar según sea necesario.‍
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• Aplicar Avances
  Si realizaste un pago anticipado a un proveedor, recuerda aplicarlo a la factura correspondiente para mantener un seguimiento preciso de tus pagos y saldos.
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• ‍Importación de datos
  Si estás migrando desde otro sistema, utiliza la función de importación para cargar tus transacciones de forma masiva. Esto te puede ahorrar tiempo y asegurar que tus registros estén completos.
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• Documentos de soporte
  Siempre que sea posible, adjunta documentos de soporte a tus gastos y compras. Esto puede incluir recibos, facturas, contratos, etc. Esta práctica te ayudará a mantener un registro completo de cada transacción y puede ser útil en caso de una auditoría.
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• Anular o Borrar transacciones incorrectas
  Si te das cuenta de que has registrado un gasto o compra incorrectamente, asegúrate de anularlo o borrarlo, según sea apropiado. Esto asegurará que tus registros financieros sean precisos y reflejen correctamente la situación financiera de tu negocio.‍
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• Realizar auditorías
  Utiliza la función de auditoría para rastrear los cambios realizados en tus transacciones. Esta herramienta puede ser útil para detectar errores, irregularidades o actividades fraudulentas.‍‍

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Estas mejores prácticas pueden ayudarte a gestionar de manera más eficaz tus gastos y compras, mejorando la precisión de tus registros financieros y simplificando tus operaciones comerciales.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.

1. No logro ver un Item que deseo incluir
   Si no logras ver un producto o servicio dentro del listado de Items, si ya ha sido creado en el area de productos y servicios, es posible que no este disponible para la compra. Para activarlo ve a Maestros > Productos y Servicio, busca el producto o servicio y en el menu de acciones haz clic en Editar. Activa la opción Se compra y haz clic en Guardar para guardar los cambios. Recuerda salir del documento y volver a entrar para ver los cambios.
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2. Error en la moneda de la transacción
   Si encuentras discrepancias en los valores después de registrar la transacción, podría deberse a un error en la tasa de cambio. Asegúrate de verificar la tasa de cambio si estás utilizando una moneda extranjera en la transacción. Revisa y ajusta la tasa de cambio para asegurarte de que es correcta. Si es necesario, anula y rehaz la transacción.
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3. No puedo ver la opción de Liquidación
   Si no logras ver las opciones de Crear Liquidación tanto en el documento como en el menu de acciones, asegúrate de tener el módulo de Liquidación incluido en tu suscripción y que tengas los permisos para el módulo activados. Si el módulo no esta incluido en tu suscripción puede hacer un cambio de plan en el area de Configuración > Suscripción y Pagos. Si necesitas activar el permiso puedes ir a Configuración > Plataforma > Grupo de Permisos.
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4. El documento no puede ser editado o eliminado
   Una vez que un gasto / compra está en estado "Abierto" o "Cerrado", no puede ser modificado ni eliminado ya que genera una transacción que afecta la contabilidad. Para modificar una compra, primero necesitarás anular el documento y luego volverlo a crear.‍
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5. Documentos duplicados
   Puedes encontrar entradas duplicadas si un gasto o compra se ha registrado más de una vez por error. Revisa y verifica todas las transacciones regularmente. Si encuentras un documento duplicado, puedes eliminarlo si aún está en estado "Borrador". Si ya está en estado "Abierto", tendrás que anularlo.‍
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6. Problemas con el correo electrónico
   Al enviar un documento por correo electrónico, puedes encontrar problemas como el correo no entregado o no recibido. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico esté correctamente escrita. Además, comprueba el historial de envío para verificar el estado del correo.‍
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7. Aplicar avances a los gastos / compras
   Si has realizado un pago anticipado o avance al proveedor, puedes encontrar problemas si no se aplica correctamente al documento correspondiente. Asegúrate de utilizar la opción "Aplicar Avance" en el menú de acciones para aplicar correctamente cualquier pago anticipado al documento de compra.
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8. Errores al importar datos
   Al importar datos desde una hoja de cálculo, puedes encontrar errores si los datos no coinciden con los formatos y campos requeridos por el sistema. Asegúrate de que estás utilizando el formato correcto para cada campo y que todos los campos requeridos estén presentes en tu archivo de importación. Utiliza la plantilla de importación proporcionada para garantizar el formato correcto.
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9. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo de proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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10. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
    Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo

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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.