Cheques y Pagos

Los pagos son la transferencia de dinero de una parte a otra con la intención de saldar una deuda o realizar una compra. Los pagos pueden realizarse de muchas formas, incluyendo, efectivo, cheques, transferencias electrónicas, tarjetas de crédito y débito, y sistemas de pago móviles o digitales.

Este artículo de ayuda te guiará a través de los procesos esenciales de cómo manejar cheques y pagos en nuestra plataforma. Desde cómo registrar un nuevo cheque o pago, aplicar retenciones, anular un cheque o pago, hasta importar cheques y pagos desde otro sistema, te proporcionaremos instrucciones paso a paso.

1. Registrar un Cheque o Pago

Para registrar un nuevo cheque o pago, sigue estos pasos:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Cheques & Pagos.
2. En la lista de Pagos, haz clic en el botón (+) y luego en Nuevo Pago.
3. Selecciona la cuenta, beneficiario, la forma de pago, la fecha y añade una Nota. Dependiendo de la forma de pago que elijas, el sistema mostrará campos adicionales como Número (No.) e Institución Bancaria.
4. En la sección Cuentas por Pagar, encontrarás dos pestañas: Por Pagar (CxP) y Cuentas. En la pestaña Por Pagar (CxP), puedes seleccionar documentos de cuentas por pagar, como compras previamente registradas en el sistema. En la pestaña Cuentas, puedes seleccionar directamente cuentas contables para afectarlas.
5. Si vas a saldar una cuenta por pagar, selecciona la pestaña Por Pagar (CxP) y haz clic en el botón + Por Pagar (CxP). En la ventana que se abre, selecciona los documentos que vas a saldar con este pago. Luego, cierra la ventana para regresar al Cheque o Pago.
6. En la lista de cuentas por pagar, que elegiste en el paso anterior, puedes definir el monto a pagar y descuento.
7. ‍Para definir Retenciones, haz clic en el icono de configuración al final de la línea y luego en Adicionales. En la ventana que aparece, selecciona el Tipo de Retención y Monto. Si vas a aplicar varias retenciones, puedes agregar más línea usando la opción + Aplicar Retención y repetir el paso anterior.
8. Si vas a saldar una cuenta por pagar en una moneda extranjera (USD o EUR), en la pestaña Cuentas por Pagar, selecciona la moneda en el campo Mostrar En y define o actualiza la Tasa de Cambio si es necesario.
9. Si planeas hacer un gasto o cargo a cuenta, como un anticipo de un proveedor, selecciona la pestaña Cuentas. Aquí, elige la cuenta contable, descripción (Memo), tipo de impuesto, cantidad y precio, con esta información el sistema completara monto de impuesto y monto total.
10. Si necesitas definir la información fiscal a cada línea en la pestaña cuentas. Haz clic en el icono de configuración al final de la línea y haz clic en "Tipo de Gastos (606)". En la ventana que se abre, define el RNC, NCF, fecha, clasificación y tipo.
11. Para añadir más líneas de cuentas, haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
12. Finalmente, haz clic en Guardar para guardar el documento.

2. Aplicando Retenciones

Para aplicar retenciones a un pago saliente, sigue estos paso:

1. Sigue los mismos pasos (1-6) para registrar un cheque o pago definidos en la sección anterior.
2. Luego de seleccionar un documento de cuentas por pagar en la pestaña de Cuentas por Pagar. Para definir Retenciones, haz clic en el icono de configuración al final de la línea y luego en Adicionales.
3. En la ventana que aparece, selecciona el Tipo de Retención y Monto. Si vas a aplicar varias retenciones, puedes agregar más línea usando la opción + Aplicar Retención y repetir el paso anterior.
4. Para añadir más líneas de cuentas, haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
5. Completa cualquier otro paso necesario al registrar el cheque o pago.
6. Finalmente, haz clic en Guardar para guardar el documento.

3. Anular un Cheque o Pago

Hay ocaciones donde es necesario anular un cheque o pago. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular un pago:

1. Navega al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Cheques & Pagos.
2. En el listado de Pagos, busca el pago que deseas anular en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y haz clic en Anular.
4. Si esta anulando un cheque y deseas reutilizar su numero, activa la opción de Reutilizar número de cheque en la ventana de confirmación.
5. Confirma la acción haciendo clic en Continuar.

4. Listado de Recibos y opciones

El módulo de Cheques & Pagos provee un listado de todas las transacciones de pagos registradas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
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2. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a este cheque o pago, como facturas de compras saldadas, entre otros.
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3. Carta de retención
   Esta opción permite visualizar e imprimir un documento con las retenciones aplicadas a un pago. Esto solo esta disponible si haz realizado una retención a tu proveedor en dicho pago.
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4. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con al pago, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados, entre otros.
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5. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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6. Anular Recibo
   ‍Si necesitas anular pago, puedes utilizar esta opción. Un documento anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.
   

5. Importar Cheques y Pagos

Si estas migrando desde otro sistema, esta función permite subir una lista de cheques y pagos desde un archivo de hoja de cálculo en lugar de agregar cada transacción individualmente.

1. Ve al menú principal, selecciona Bancos y luego haz clic en Cheques & Pagos.
2. En la lista, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo por la vía de Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Cheques & Pagos y Crear en el campo Acción.
5. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Puedes descargar una plantilla de importación haciendo clic en la opción Plantilla de importación.
6. Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo de tu dispositivo.
7. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, haz clic en Continuar.‍
8. Ahora necesitarás hacer coincidir los campos. En la ventana Machar campos, para cada campo en la izquierda, elige la columna correspondiente de tu archivo en el menú desplegable.
9. Cuando hayas terminado de hacer coincidir los campos, haz clic en Continuar.
10. Tus datos se importarán a la ventana de hoja de cálculo. Aquí puedes revisar y hacer los ajustes necesarios.
11. Cuando hayas terminado de revisar tus datos, haz clic en Guardar y subir.

Recuerda, siempre es importante revisar  los datos después de la importación masiva para asegurarte de que todos se hayan importado correctamente.

Tips & Mejores Prácticas

Aquí algunos consejos y mejores prácticas para gestionar tus cheques y pagos.

• Verifica bien las informaciones
  Siempre verifica los datos ingresados en un cheque o pago antes de guardar. Esto ayudará a evitar posibles errores y la necesidad de anular pagos.
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• Registro de Retenciones
  Si estás aplicando retenciones a un pago, asegúrate de hacerlo correctamente siguiendo cada paso. Llevar un registro preciso de las retenciones es crucial para la correcta contabilización y cumplimiento fiscal.

• Historial de transacciones
  Utiliza la función de "Historial" en el menú de opciones de cada recibo para rastrear todas las transacciones asociadas. Esto puede ser útil para el seguimiento de auditoría y la resolución de problemas.
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• Uso de la Multi-Moneda
  Si trabajas con múltiples monedas, asegúrate de seleccionar la moneda correcta al crear un pago. Recuerda que el cambio de moneda define las cuentas por pagar a mostrar.
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• Anulación de Cheques o Pagos:
  Solo anula un cheque o pago cuando sea absolutamente necesario. Anular una transacción deja un rastro en tus registros contables y puede complicar tus libros si se hace frecuentemente. Sin embargo, si se registra un cheque o pago incorrectamente, anular la transacción asegura la precisión de tus registros financieros.‍‍

• ‍Importación de datos
  Si estás migrando desde otro sistema, utiliza la función de importación para cargar tus transacciones de forma masiva. Esto te puede ahorrar tiempo y asegurar que tus registros estén completos.
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• Documentos de soporte
  Siempre que sea posible, adjunta documentos de soporte. Esto puede incluir cheques físicos, facturas de compra, contratos, etc. Esta práctica te ayudará a mantener un registro completo de cada transacción y puede ser útil en caso de una auditoría.‍

• Realizar auditorías
  Utiliza la función de auditoría para rastrear los cambios realizados en tus transacciones. Esta herramienta puede ser útil para detectar errores, irregularidades o actividades fraudulentas.‍‍

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Al seguir estas mejores prácticas, podrás garantizar la eficiencia y precisión de tus operaciones de cheques y pagos, haciendo que tu contabilidad sea más fácil y menos propensa a errores.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.

1. Quiero anular un cheque pero no quiero perder el numero
   Puedes anular un cheque y mantener su número para que puedas volver a registrarlo en caso de que se haya cometido un error durante el registro inicial. Para pasos de como hacerlo, ve la sección de anulación de cheques en este articulo.
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2. Errores de ingreso de datos
   Los errores al ingresar datos son un problema común al registrar cheques y pagos. Asegúrate de verificar tus entradas para evitar cualquier error potencial.
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3. No veo la opción de editar un pago
   Los cheques y pagos no se editan. Si debes corregir algún dato de un pago, deberas anularlo y crearlo nuevamente.
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4. Seleccionar la moneda incorrecta
   Si estás trabajando con múltiples monedas, asegúrate de seleccionar la correcta al crear un pago. La moneda seleccionada definirá las documentos de cuentas por pagar a mostrar en el listado.
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5. Error en la moneda de la transacción
   Si encuentras discrepancias en los valores después de registrar la transacción, podría deberse a un error en la tasa de cambio. Asegúrate de verificar la tasa de cambio si estás utilizando una moneda extranjera en la transacción. Revisa y ajusta la tasa de cambio para asegurarte de que es correcta. Si es necesario, anula y rehaz la transacción.
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6. ‍Anulé un pago por error
   Si un cheque o pago se anula por error, no puede ser recuperado. Asegúrate de que realmente necesitas anular un pago antes de hacerlo. En caso de error, tendrás que crear un nuevo cheque o pago para reemplazar el que fue anulado.
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7. Problemas de importación de datos
   Si tienes problemas para importar datos de pagos, verifica que tu archivo esté en el formato correcto y que todas las columnas estén correctamente asignadas durante el proceso de importación.
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8. Errores al importar datos
   Al importar datos desde una hoja de cálculo, puedes encontrar errores si los datos no coinciden con los formatos y campos requeridos por el sistema. Asegúrate de que estás utilizando el formato correcto para cada campo y que todos los campos requeridos estén presentes en tu archivo de importación. Utiliza la plantilla de importación proporcionada para garantizar el formato correcto.
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9. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo de proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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10. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
    Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo

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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.

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