Transferencias de Inventario

Las transferencias de inventario son operaciones donde se mueven artículos de un almacén a otro. Esto implica registrar la salida de los productos del almacén original y la entrada al almacén destino, lo que ayuda a mantener actualizados los niveles de existencias en cada almacén. En Cashflow, puedes realizar estas transferencias fácilmente para asegurar la exactitud en la ubicación y cantidad de tus productos.

1. Crear una Transferencia

Para crear una transferencia de inventario:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Transferencias.
2. En la lista de Transferencias, haz clic en el botón (+).
3. En el formulario de transferencia, elige Almacén destino (Al), fecha, estado (borrado o en tránsito), solicitado por y despacho por. El almacén origen viene por defecto, este almacén es donde esta actualmente el usuario.
4. En la sección de contenido puedes agregar los productos / items de inventario que vas a transferir con sus respectivas cantidades. En cada línea puedes elegir un producto / Item y definir la cantidad.
5. En cada transferencia viene un línea por defecto, sin embargo, si necesitas agregar más líneas de productos a la transferencia, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
6. Finalmente puedes definir Notas Adicionales.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una transferencia

Pueden surgir ocaciones donde es necesario poder modificar una transferencia. Esto puede ser por algún error o equivocación. Para modificar una transferencia:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Transferencias.‍
2. En el listado de Transferencias, busca la la transferencia que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la Transferencia esta en estado Borrador, haz clic en Editar.
5. Si el Transferencia esta en estado En Transito o Recibida, no podrás modificarlo, deberás anularlo y volver a crear el documento.
6. Realiza los ajustes que sean necesarios.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular una transferencia

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una transferencia. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una transferencia:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Transferencias.
2. En el listado de Transferencias, busca la transferencia que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la Transferencia esta en estado Borrador, haz clic en Borrar.
5. Si la Transferencia esta en estado En Transito o Recibida, no podrás borrarla, deberás anularla.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Recibir una transferencia

Para recibir una transferencia de inventario que has registrado en Cashflow, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Transferencias.
2. En la lista de Transferencias, busca la transferencia que quieres recibir.
3. Haz clic en el menú de acciones (representado por tres puntos horizontales).
4. Selecciona la opción "Recibir inventario". Esta opción solo estará disponible si la transferencia se encuentra en estado "En Tránsito" y si estás actualmente en el almacén de destino.

Por favor recuerda que debes estar en el almacén destino para poder recibir la transferencia. Si no estás en el almacén destino, debes cambiarte de almacén dentro de la plataforma Cashflow para poder recibir la transferencia.

5. Cambiar de Almacén

Si tienes varios almacenes, puedes cambiar tu almacén asignado y gestionar las transferencias correspondientes desde el listado de transferencias.

1. En el listado de transferencias, haz clic en Transferencias de Inventario (Título).
2. Elige el almacén desde la lista desplegable.
3. El sistema mostrara el listado de las transferencias en el nuevo almacén.

6. Listado de transferencias y opciones

Las opciones en el menú de acciones de cada transferencia son:

1. Recibir inventario
   ‍Esta opción te permite recibir la transferencia cuando estas en el almacén destino. Esta opción solo esta visible en transferencias que vienen desde otros almacenes.
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2. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la transferencia en formato de impresión. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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3. Editar
   Si necesitas editar una transferencia, esta opción te permite realizar cambios siempre y cuando este en estado Borrador. Solo si la transferencia esta en estado Borrador, podrás ver esta opción.
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4. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta transferencia.
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5. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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6. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la transferencia, como documentos de respaldo, archivos adjuntos, entre otros.
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7. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una transferencia, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar transferencias en estado Borrador.
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8. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular una transferencia después de emitida, puedes utilizar esta opción. Una transferencia anulada no puede ser borrada y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Tips & Mejores Prácticas

1. Registro de transferencias en almacenes de Origen y Destino
   Si estás llevando a cabo el proceso de registrar tanto el envío como la recepción de la transferencia en ambos almacenes, puedes hacerlo de la siguiente manera: Primero, crea la transferencia en el almacén de origen. Luego, cambia al almacén destino para recibir la transferencia. Así, estarás registrando ambas partes del proceso en sus respectivos almacenes.
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2. Planificación de las Transferencias
   ‍Antes de realizar una transferencia, es útil hacer una revisión general del inventario. Esto te permite tener un mejor conocimiento del inventario disponible en cada almacén y así decidir qué productos necesitan ser transferidos.
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3. Verificar antes de recibir
   ‍Asegúrate de verificar los detalles de cada transferencia antes de cambiar su estado a "En Tránsito" o "Recibida". Una vez que se cambia el estado de la transferencia, no se puede modificar ni eliminar, sólo anular.
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4. Usa el estado Borrador
   ‍Utiliza el estado "Borrador" para preparar tus transferencias de inventario. Mientras una transferencia esté en estado de Borrador, podrás hacer los cambios que sean necesarios sin afectar tu inventario ni tu contabilidad.
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5. Control de Errores
   ‍Si cometiste un error en una transferencia ya recibida, puedes anularla y volver a crearla. Recuerda que anular una transferencia revierte la transacción original y permite crear una nueva.
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6. Opciones según el estado
   ‍Ten en cuenta que las opciones disponibles para cada transferencia dependen de su estado actual. Por ejemplo, la opción "Recibir Inventario" solo será visible para las transferencias en estado "En Tránsito" que provienen de otros almacenes.
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7. Documentación
   Usa la opción "Cargar Archivo" para añadir documentos relacionados. Esto te ayudará a llevar un seguimiento más detallado y a tener una referencia rápida en caso de auditorías o revisiones.
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8. Auditoría
   ‍Aprovecha la opción de auditoría para rastrear los cambios hechos en cada transferencia. Esto puede ser especialmente útil para identificar errores o para comprobar cambios en caso de discrepancias.
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9. Usa las Notas Adicionales
   Utiliza la sección de Notas Adicionales para añadir cualquier información relevante que pueda ser útil para otras personas en tu organización o para tu referencia futura. Puedes añadir detalles sobre el motivo de la transferencia, condiciones particulares, entre otros.

Problemas comunes

¿Tienes problemas con la función de recepciones? Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.
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1. ‍‍Registre una transferencia pero no se donde recibirla
   Para recibir una transferencia debes de cambiarte al almacén destino. Ahi podrás ver las transferencias "En Transito" hacia este almacén. En el menú de acciones de la transferencia, haz clic en "Recibir Inventario".
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2. No puedo cambiar el Almacén Origen (Desde) en la transferencia
   no puedes cambiar el almacén origen directamente en la transferencia porque este campo se establece por defecto según el almacén en el que te encuentres actualmente. Para cambiarlo, primero deberás cambiar de almacén en el sistema.
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3. Tengo discrepancias en el inventario
   Esto puede suceder si las transferencias de inventario no se registran o actualizan correctamente en el sistema. Para prevenir esto, es vital verificar los datos de cada transferencia antes de cambiar su estado a "En Tránsito" o "Recibida".
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4. No puedo modificar o borrar una transferencia
   ‍Una vez que una transferencia ha cambiado a estado En Transito o Recibida, no puede ser modificado. Si necesitas hacer un cambio, tendrás que anularla y crear una nueva transferencia.
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5. La transferencia me aparecen "En Transito"
   ‍Si una transferencia en estado "En Tránsito" es por que aun no se ha recibido en el almacén destino. Es importante que la recepción de las transferencias se registre en el sistema tan pronto como se realice físicamente.
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6. Problemas al cargar archivos
   La opción de cargar archivos te permite añadir documentos relacionados con la transferencia. Si encuentras problemas al cargar archivos, verifica que el formato del archivo sea compatible y que no exceda el tamaño máximo permitido.
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7. ‍Errores al anular transferencias
   A veces, las transferencias son anuladas sin entender completamente su impacto. Una transferencia anulada no puede ser borrada y permanece en el sistema para fines de registro y auditoría. Es esencial comprender esto antes de anular una transferencia.

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Para evitar estos problemas, es vital entender cómo funcionan las transferencias de inventario en Cashflow y seguir las mejores prácticas recomendadas. Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.

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