Items de Inventario

En este artículo, te presentamos cómo gestionar eficientemente los items de inventario en tu negocio utilizando Cashflow. Los items de inventario son bienes tangibles que tu empresa compra para revender o utilizar en la producción de bienes y servicios. Aprenderás cómo agregar, editar, eliminar items, administrar opciones de inventario e importar items de manera masiva.

Estas mismas opciones de agregar, editar, eliminar e importar i que veremos a continuación, también la podrás encontrar en Maestros > Productos y Servicios.

1. Agregar un Artículo

Para agregar un producto / item de inventario:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Items de Inventario.
2. En la lista de Items de Inventario, haz clic en el botón (+).
3. Define el nombre, categoría y descripción del producto.
4. Define si el producto se compra y se vende, y su información fiscal
5. Si el producto llevará comisión individual, define porcentaje de comisión por la venta de este ítem.‍
6. Define si está activo y disponible para transacciones.‍
7. En la sección de Item de Inventario, define el tipo de producto, la unidad de medida, SKU, precios, costos y la cantidad de unidades en existencia.‍
8. En la sección de Unidades de Medida (UoM) puedes definir si este producto puede dividirse en unidades menores.‍
9. En la sección de Dimensiones, puede definir las dimensiones, el volumen y el peso del producto.‍
10. Puedes subir imágenes del producto. Estas se visualizan tanto en el Punto de Ventas como en los módulos de ventas si configura la opción de mostrar imágenes.‍
11. En la sección de Contabilidad puedes definir las cuentas contables para cada tipo de transacción.
12. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

2. Editar un Artículo

Para editar un producto / item de inventario:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Items de Inventario.
2. En el listado de Items de Inventario, busca el item que deseas editar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) al lado del item que deseas editar.
4. Haz clic en 'Editar'.
5. Ahora puedes cambiar la información del item.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar un Artículo

Para eliminar un producto / item de inventario:

1. En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Productos y Servicios.
2. En el listado de productos, busca el producto que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) al lado del item que desea eliminar.
4. Haz clic en 'Eliminar'.
5. Se te pedirá que confirmes la eliminación.

4. Cambiar de Almacén

Si tienes varios almacenes, puedes asignar a cada usuario un acceso específico. Con Cashflow, un usuario puede cambiar su almacén asignado y gestionar los items correspondientes desde el listado de inventario.

1. En el listado de productos, haz clic en Inventario (Título).
2. Elige el almacén desde la lista desplegable.
3. El sistema mostrara el listado de items en el nuevo almacén.

5. Listado de inventario y opciones

El listado de productos / item de Inventario muestra la lista de items en inventario, junto con una serie de opciones disponibles en el menú de acciones (representado por tres puntos horizontales) para cada item. Las opciones disponibles en este menú incluyen:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la información general del producto, la cantidad de stock en cada almacén, el histórico de transacciones y ordenes.
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2. Editar
   En esta opción puedes editar un producto / item de inventario. Podrás modificar el nombre, descripción, precio e informaciones como impuestos, unidad de medida, dimensiones, imágenes, entre otros.
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3. Ordenar
   ‍Si necesitas ordenar mas unidades de este producto, esta opción te permite generar una orden de compra a tu suplidor con los detalles de este producto.
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4. Ajustar
   ‍Si necesitas hacer un ajuste en la cantidad en existencia de este producto / item de inventario, puedes hacerlo con esta opción.
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5. Transferir
   Esta opción te permite transferir unidades de un producto de un almacén a otro.
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6. ‍Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar un producto o item de inventario, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes eliminar un producto que no este vinculado a una transacción.‍

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6. Importar Artículos

Si tienes una gran cantidad de productos / items de inventario para agregar, puedes usar la función de importación masiva para ahorrar tiempo. Esta función permite subir una lista de productos desde un archivo de hoja de cálculo en lugar de agregar cada producto individualmente.

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Items de Inventario.
2. En la lista de lista de Items de inventario, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo vía la opción Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Productos y Servicios y Crear en el campo Acción.
5. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Puedes descargar una plantilla de importación haciendo clic en la opción Plantilla de importación.
6. Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo de tu dispositivo.
7. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, haz clic en Continuar.‍
8. Ahora necesitarás hacer coincidir los campos. En la ventana Machar campos, para cada campo en la izquierda, elige la columna correspondiente de tu archivo en el menú desplegable.
9. Cuando hayas terminado de hacer coincidir los campos, haz clic en Continuar.
10. Tus datos se importarán a la ventana de hoja de cálculo. Aquí puedes revisar y hacer los ajustes necesarios.
11. Cuando hayas terminado de revisar tus datos, haz clic en Guardar y subir.

Recuerda, siempre es importante revisar la precisión de los datos después de la importación masiva para asegurarte de que todos los productos se hayan importado correctamente.

Tips & Mejores Practicas

1. Categorización adecuada
   Cuando agregues un nuevo item de inventario, asegúrate de asignarle la categoría correcta. Esto facilita la búsqueda y seguimiento de los productos.
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2. SKU Únicos
   Define SKUs únicos para cada producto para evitar confusiones durante las transacciones de venta o compra.
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3. Uso de Imágenes
   Subir imágenes para tus productos puede ser muy útil tanto para tu personal como para tus clientes, ya que facilita la identificación de los productos.
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4. Gestión de almacenes
   Utiliza la funcionalidad de cambio de almacén si operas en múltiples ubicaciones. Esta función permite simplificar el proceso de gestión de varios almacenes.
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5. Comprender la contabilidad
   Antes de configurar las cuentas contables para cada tipo de transacción, asegúrate de entender cómo funciona la contabilidad de tu empresa o consulta a tu contador.
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6. Actualización regular del inventario
   Es esencial mantener la información de tu inventario actualizada. Realiza revisiones regulares y ajusta la cantidad en existencia cuando sea necesario.
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7. Importación masiva
   Si tienes muchos productos para agregar, utiliza la función de importación masiva. Esto te ahorrará tiempo en lugar de tener que agregar cada producto individualmente.
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8. Eliminación de productos
   Antes de eliminar un producto, asegúrate de que no esté vinculado a ninguna transacción. Es más seguro desactivar un producto que eliminarlo completamente.
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9. Configuración de permisos de almacén
   Para permitir que los usuarios operen en un almacén específico, debes configurar los permisos de almacén. Asegúrate de asignar los permisos a los usuarios correctos.
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10. Seguimiento de los costos de importación
    Si importas productos, utiliza la función de dimensiones para calcular los costos de importación. Esto te ayudará a mantener un control sobre tus costos.

Solución de problemas comunes

Si encuentras problemas, aquí hay algunos pasos de solución de problemas que puedes seguir:

1. ¿Dónde defino el stock inicial de un producto?
   Cuando estás creando un nuevo producto / item de inventario en Cashflow, puedes definir el stock inicial en la sección de "Item de Inventario". Aquí encontrarás un campo para ingresar la cantidad inicial de unidades en existencia para cada almacén. También puedes crear una entrada de inventario con el stock inicial de cada producto por almacén, esta opción es la mas viable si posees muchos items de inventario o si quien va a cargar la información es el personal de almacén.‍
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2. No puedo cambiar de almacén
   Si no puedes cambiar de almacén, puede ser debido a los permisos de usuario. Asegúrate de que tu perfil de usuario tiene los permisos adecuados para acceder y operar en el almacén que estás intentando seleccionar. Si el problema persiste, contacta al soporte técnico.‍
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3. No puedo actualizar el costo del producto
   Una vez hayas definido el costo inicial del producto, este costo se actualizará dependiendo del método de costo de inventario elegido en la configuración de tu inventario. Estos pueden ser FIFO (PEPS) , LIFO (UEPS) o AVCO (Promedio), cada uno tiene aplicación según el tipo de inventario.‍
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4. Mi información de inventario en el sistema difiere de mi conteo físico
   Cuando notes una discrepancia entre tu inventario en Cashflow y tu conteo físico, puedes usar la opción de "Ajustar" en el menú de acciones de cada producto para corregir la cantidad en existencia en el sistema.‍
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5. No puedo ver el histórico de transacciones de un producto
   Para ver el historial de transacciones de un producto, selecciona la opción "Preview" en el menú de acciones del producto. Si aún no puedes ver el historial de transacciones, puede ser un problema técnico y deberías contactar al soporte técnico.‍
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6. ¿Dónde defino el método de costo?
   Para definir el método de costo de tu inventario, en el menu principal ve a Maestros > Grupos de Productos, En el listado de grupos, busca "Grupo de productos" y haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y elige Editar. Ve a la pestaña de "Inventario" y elige la opción desde el campo Valuación, haz clic en guardar.
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7. ¿Qué cuentas contables debo elegir?
   Las cuentas contables a elegir para cada transacción dependen de la estructura de contabilidad de tu empresa y las regulaciones fiscales en tu región. Si no estás seguro de qué cuentas contables seleccionar, te recomendamos que consultes con un contador o un experto en finanzas.‍
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8. Errores al importar datos
   Al importar datos desde una hoja de cálculo, puedes encontrar errores si los datos no coinciden con los formatos y campos requeridos por el sistema. Asegúrate de que estás utilizando el formato correcto para cada campo y que todos los campos requeridos estén presentes en tu archivo de importación. Utiliza la plantilla de importación proporcionada para garantizar el formato correcto.
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9. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo de proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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10. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
    Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo

Si sigues enfrentando problemas, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.