Recepción (Inventario Entrante)

Las recepciones de mercancía se refieren al proceso de recibir productos que se han comprado o solicitado a un proveedor. Este procedimiento generalmente incluye la verificación de la cantidad y la calidad de los productos recibidos, la comparación de la entrega con la orden de compra correspondiente y la actualización del inventario para reflejar las nuevas cantidades de productos.

En Cashflow, después de realizar una orden de compra a un proveedor, cuando la mercancía llega a tu almacén, debes registrar una recepción de mercancía en el sistema. Esto aumentará el nivel de inventario de los productos correspondientes y, dependiendo de la configuración del sistema, puede desencadenar eventos adicionales, como la actualización de los costos promedio de los productos.

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1. Crear una Recepción

Para crear una nueva recepción de mercancía:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Recepción.
2. En la lista de Recepciones, haz clic en el botón (+).
3. En la ventana "Copiar Desde", elige la Compra u Orden de Compra a recibir desde el listado y haz clic en Generar.
4. Elige la fecha de emisión, fecha de recepcion, empleado y el Estado (Borrador o Abierta) de documento. Debido a que estamos recibiendo desde un compra u orden de compra los campos de proveedor, y moneda vienen por defecto y no pueden ser modificados.
5. En la sección de contenido puedes ver los productos / items de inventario a recibir con la cantidad ordenada.
6. Si vas a recibir toda la mercancía, solo debes guardar el documento, sin embargo, si vas a recibir una orden de manera parcial, puedes modificar la cantidad a recibir en el campo cantidad o eliminar líneas de items que no están incluidas en la mercancía a recibir.
7. Finalmente puedes definir Notas Adicionales.
8. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Recepción

Pueden surgir ocaciones donde es necesario poder modificar una recepción. Esto puede ser por algún error o equivocación. Para modificar una recepción:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Recepción.
2. En el listado de Recepciones, busca la recepción que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la Recepción esta en estado Borrador, haz clic en Editar.
5. Si la Recepción esta en estado Recibido, no podrás modificarla, deberás anular y volver a crear el documento.
6. Realiza los ajustes que sean necesarios.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular una Recepción

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una recepción. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una recepción:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Recepción.
2. En el listado de Recepciones, busca la recepción que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la Recepción esta en estado Borrador, haz clic en Borrar.
5. Si la Recepción esta en estado Recibido, no podrás borrarla, deberás anular.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Listado de recepciones y opciones

Las opciones en el menú de acciones de cada recepción son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la recepción en formato de impresión. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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2. Editar
   Si necesitas editar una recepción, esta opción te permite realizar cambios siempre y cuando este en estado Borrador. Solo si la recepción esta en estado Borrador, podrás ver esta opción.
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3. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta recepción.
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4. Crear Liquidación
   Esta opción permite crear un documento de liquidación (Costos de importación) a partir de la recepción y vincular sus artículos para fines de calcular costos de importación.
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5. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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6. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la recepción, como documentos de respaldo, archivos adjuntos, entre otros.
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7. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una recepción, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar recepciones en estado Borrador.
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8. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular una recepción emitida, puedes utilizar esta opción. Una recepción anulada no puede ser borrada y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Tips & Mejores Prácticas

1. Usa la funcionalidad de 'Copiar Desde':
   Al crear una recepción de mercancía, siempre te recomendamos que uses la funcionalidad de 'Copiar Desde'. Esto te permite seleccionar la compra o la orden de compra correspondiente a la mercancía que estás recibiendo, lo que ahorra tiempo y reduce los posibles errores.
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2. Revisa el estado del documento antes de hacer cambios:
   Antes de hacer cualquier cambio en una recepción, siempre asegúrate de comprobar su estado. Recuerda que las recepciones en estado 'Recibido' ya afectan el inventario y la contabilidad, y no pueden ser modificadas. En este caso, tendrás que anular la recepción y crear una nueva.
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3. ‍Aprovecha las opciones del menú de acciones:
   Las opciones del menú de acciones de cada recepción te ofrecen una variedad de funcionalidades. Por ejemplo, puedes usar 'Auditoría' para hacer un seguimiento detallado de las modificaciones de la recepción, o 'Cargar Archivo' para añadir documentos relacionados.
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4. Revisa la información antes de guardar:
   Antes de guardar una recepción, siempre es una buena práctica revisar toda la información para asegurarte de que es correcta. Esto incluye la fecha de emisión, la fecha de recepción, el empleado, el estado del documento, la cantidad de los productos y las notas adicionales.
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5. Realiza un seguimiento detallado de las modificaciones:
   La función de auditoría te permite hacer un seguimiento detallado de todas las modificaciones realizadas en una recepción. Utilízala para llevar un control de los cambios y mantener una buena gestión de tu inventario.
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6. Asociar costos de importación con las recepciones:
   Si tus compras incluyen costos de importación, puedes utilizar la opción 'Crear Liquidación' para crear un documento de liquidación y vincular sus artículos para calcular estos costos correctamente.
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7. Métodos de control de inventario (Simple y Complejo)
   Si tienes una empresa pequeña y no cuentas con personal dedicado a la gestión de tu inventario, el método Simple podría ser la mejor opción para ti. Este método te permite actualizar tu inventario directamente al registrar una compra, evitando el paso adicional de tener que crear una recepción de mercancía. De esta manera, el proceso de control de inventario se simplifica y se adapta a tus necesidades. Para configurar tu método de control ve a Configuración > Inventario > Ajuste General, luego activa o desactiva las opciones de procesos de inventario como Despacho y Recepción.

Problemas comunes

¿Tienes problemas con la función de recepciones? Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.
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1. No puedo ver la opción de recepción en el menú
   Si la opción de Recepción no aparece en el menú de Inventario, primero verifica si tu suscripción incluye esta característica. Luego, asegúrate de que cuentas con los permisos necesarios para acceder a esta sección. Finalmente, verifica que la opción de recepción esté habilitada en la configuración general de inventario. Para hacer esto, sigue la ruta Configuración > Inventario > Ajuste General en el sistema.

1. No puedo cambiar el proveedor en la recepción
   No puedes cambiar el proveedor en una recepción porque la información del proveedor se hereda de la orden de compra o compra a la que está asociada la recepción.‍
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2. No puedo crear una recepción de mercancía
   Recuerda que las recepciones de mercancía siempre deben ser el resultado de una orden de compra o compra. No puedes crear una recepción sin un documento previo que defina qué mercancía se va a recibir.‍
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3. No puedo modificar una recepción en estado Recibida
   Una vez que una recepción ha cambiado a estado Recibida, no puede ser modificada. Si necesitas hacer un cambio, tendrás que anularla y crear una nueva recepción.
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4. No puedo borrar una recepción en estado Recibida
   Las recepciones en estado Recibida afectan el inventario y la contabilidad, por lo que no pueden ser borradas, solo anuladas.
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5. Algunas opciones del menú no están disponibles
   Dependiendo del estado de la recepción (Borrador o Recibida), algunas opciones pueden no estar disponibles. Por ejemplo, no podrás editar ni borrar una recepción que esté en estado Recibida.
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6. No puedo ver el historial de una recepción
   El historial de una recepción te permite visualizar todas las transacciones asociadas a la recepción. Si tienes problemas para acceder a esta opción, asegúrate de que la recepción no esté en estado Borrador.
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7. Problemas al cargar archivos
   La opción de cargar archivos te permite añadir documentos relacionados con la recepción. Si encuentras problemas al cargar archivos, verifica que el formato del archivo sea compatible y que no exceda el tamaño máximo permitido.

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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.