Importación masiva

1. Introducción

La herramienta de importación masiva en Cashflow proporciona una solución eficiente para importar maestros y transacciones en la plataforma. Esta funcionalidad es especialmente valiosa para usuarios que buscan migrar datos desde otros sistemas o registrar históricos al comenzar su experiencia con Cashflow.

Permite una importación ágil de clientes, proveedores, productos, servicios, registros de inventario y diversas transacciones, como ventas, compras, recibos de ingresos, entre otros. Si ya generas esta información en otras plataformas y buscas un método efectivo para importarlas a Cashflow, esta herramienta será de suma relevancia.

Plantillas de importación

En cada módulo de Cashflow, se ofrece una plantilla específica para la importación. Esta plantilla está disponible en la opción "Importar desde Excel (Usa ésta Plantilla de Importación)" , ubicada bajo el listado principal. Aunque es posible usar tu propio archivo de Excel, te recomendamos emplear nuestra plantilla, ya que está diseñada para cumplir con todos los requisitos del proceso de importación.

Proceso uniforme

En Cashflow, el proceso de importación masiva es sencillo y uniforme, independientemente del tipo de información que desees ingresar. A lo largo de esta sección, detallaremos cómo llevar a cabo importaciones masivas tanto de maestros (por ejemplo, Clientes) como de transacciones (como Facturas).

2. Importar Clientes (Maestros)

Para ilustrar cómo funciona, vamos a enfocarnos en la importación de clientes. Para llevar a cabo una importación masiva de clientes en Cashflow, sigue los siguientes pasos:

Paso#1: Importación

1. En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Clientes
2. En la lista de lista de Clientes, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo vía la opción Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Cliente y Crear en el campo Acción.

Paso#2: Cargar archivo y Igualar columnas

1. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Luego haz clic en Continuar.
2. En la ventana Igualar Columnas, enlaza cada columna de Cashflow (a la izquierda) con la columna correspondiente en tu archivo (a la derecha). Luego haz clic en Continuar.

Paso#3: Revisión, ajustes y cambios

1. Revisa tus datos y realiza los ajustes que sean necesarios. Si falta algún dato requerido, el número de fila estará marcado en rojo y una flecha roja señalará la columna que necesitas corregir.
2. Para facilitar la revisión y correcciones, puedes filtrar la lista para mostrar todas las filas; filas validadas o filas con errores.
3. Si necesitas, puedes añadir o eliminar una fila haciendo clic en el botón Añadir o Eliminar. También puedes descargar el archivo para usarlo más tarde haciendo clic en el botón Descargar.
4. Cuando termines de revisar tus datos, haz clic en Guardar y Subir.‍
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3. Importar Facturas (Transacciones)

Si estas migrando desde otro sistema, esta función permite subir una lista de facturas y sus pagos desde un archivo de hoja de cálculo en lugar de agregar cada transacción individualmente. A continuación, te mostramos cómo hacer una importación de facturas de ventas. Sigue estos pasos para realizar una importación masiva de facturas de ventas en Cashflow:

Paso#1: Importación

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En la lista de Facturas, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo por la vía de Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Facturas y Crear en el campo Acción.
5. Elige la Localidad donde se registraran estas transacciones y si deseas que el sistema agregue los clientes nuevos a Cashflow.
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Paso#2: Cargar archivo de excel‍

1. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Puedes descargar una plantilla de importación haciendo clic en la opción Plantilla de importación.
2. Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo de tu dispositivo.
3. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, haz clic en Continuar.
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Paso#3: Igualar columnas

1. Ahora necesitarás hacer coincidir los campos. En la ventana Igualar campos, para cada campo en la izquierda, elige la columna correspondiente de tu archivo en el menú desplegable.
2. Cuando hayas terminado de hacer coincidir los campos, haz clic en Continuar.
3. Los datos en tu archivo se visualizaran a la ventana de hoja de cálculo. Aquí puedes revisar y hacer los ajustes necesarios.
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Paso#4: Revisión, ajustes y cambios

1. En la sección principal de importación, tendrás la capacidad de llenar la información requerida en cada fila. Dentro de esta sección, encontrarás columnas correspondientes a cada campo de una factura, incluyendo también las destinadas para registrar los pagos relacionados con estas facturas.
2. Si tu archivo de excel no incluye toda la información requerida, completa la información necesaria que cada fila.
3. La columna "Es un Item" define si la fila debe procesarse como un articulo dentro de una factura.
4. La columna "Balance Inicial" define si la transacción debe ser procesada como un balance inicial.
5. Cuando hayas terminado de revisar tus datos, haz clic en Guardar y subir.
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Recuerda, siempre es importante revisar los datos después de la importación masiva para asegurarte de que todos se hayan importado correctamente.

4. Actualizar de forma masiva

Para actualizar registros de forma masiva, el proceso es similar al de importación, pero con una ligera diferencia:

1. Sigue el mismo proceso de importación previamente detallado, pero,
2. En el campo Tipo de Transacción, selecciona, por ejemplo, "Clientes".
3. En el campo Acción, elige "Actualizar".

Cabe mencionar que no todos los módulos ofrecen la opción de actualización masiva. Solo se pueden actualizar de manera masiva los registros maestros (Clientes, proveedores, productos y servicio e inventario).

Tips & Mejores Prácticas

Aquí te ofrecemos algunos consejos y prácticas recomendadas para optimizar el uso de la funcionalidad de importación masiva de registros.

1. Preparación del Archivo
   ‍Antes de realizar cualquier importación, revisa detenidamente tu archivo de Excel. Asegúrate de que esté bien estructurado, que no haya datos faltantes y que la información sea coherente.
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2. Usa la Plantilla
   ‍Siempre es recomendable utilizar la plantilla proporcionada por Cashflow. Esta plantilla está optimizada para que el proceso de importación sea fluido y sin errores.
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3. Usa la opción "Mostrar Filas"
   ‍Usa la opciones de filtros en "Mostrar Filas", esta te permiten ver todas las filas, solo las validadas o únicamente las que contienen errores. Esto te ayudará a encontrar rápidamente las filas que necesitas ajustar o corregir.
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4. Realiza Pruebas
   ‍Antes de importar grandes cantidades de datos, realiza una prueba con un número limitado de registros. Esto te ayudará a identificar posibles errores o incompatibilidades.
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5. Revisión Post-importación
   ‍Tras realizar la importación, dedica tiempo a revisar que todos los datos se hayan transferido correctamente. Si detectas errores, es más sencillo corregirlos de inmediato.
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6. Evita Importaciones Parciales
   ‍En vez de realizar muchas importaciones pequeñas, intenta consolidar toda la información en un solo archivo y realiza una única importación. Esto reduce la probabilidad de errores y duplicaciones. Pero toma en cuenta no crear un archivo con demasiadas transacciones.
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7. Limite de transacciones por importación
   A pesar de que el sistema procesa la información en lotes y gestiona colas de trabajo, es crucial no sobrecargar el archivo de importación con demasiadas líneas. Se recomienda que, para la importación de transacciones, el archivo no contenga más de 500 líneas y, en el caso de maestros, el límite sea de 1.000 líneas.
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8. Actualizaciones Cuidadosas
   ‍Cuando actualices registros de forma masiva, asegúrate de tener claridad sobre qué registros se están actualizando y cómo esto afectará tu base de datos actual.
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9. Entendimiento de Campos Especiales
   ‍Familiarízate con las columnas "Es un Item" y "Balance Inicial" y su significado. Esto te ayudará a evitar errores al marcar registros de forma incorrecta.
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10. Pide Ayuda Si Es Necesario
    ‍Si tienes dudas o encuentras complicaciones, no dudes en consultar el soporte de Cashflow o acceder a los recursos de ayuda disponibles.
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Estos tips y mejores prácticas te ayudarán a aprovechar al máximo la herramienta de importación masiva, garantizando una transición efectiva y sin problemas de tus datos a Cashflow.

Problemas comunes

A pesar de la versatilidad y facilidad de uso de Cashflow, es natural encontrarse con desafíos en el proceso de configuración y uso de la plataforma. Aquí presentamos una lista de los inconvenientes más frecuentes y sus soluciones:

1. Formatos Incorrectos
   A veces, el archivo importado tiene celdas con formatos no compatibles, especialmente en campos como fechas, números y monedas. Asegúrate de revisar y adaptar todos los formatos según las especificaciones del sistema antes de intentar la importación.
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2. Líneas Duplicadas
   En ocasiones, el sistema puede identificar registros repetidos en el archivo importado. Para prevenirlo, verifica y elimina cualquier línea duplicada en tu archivo antes de importar. Herramientas como Excel facilitan la identificación de estos duplicados.
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3. Falta de Información Obligatoria
   Si algunas celdas que contienen datos obligatorios están vacías, el sistema lo notificará. Para solucionarlo, revisa las columnas que requieren información y asegúrate de completar todos los campos obligatorios.
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4. Exceder el Límite de Líneas
   Si tu archivo supera el límite de 500 líneas para transacciones o 1.000 líneas para maestros, deberás dividir tus datos en varios archivos según los límites recomendados para asegurar una importación efectiva.
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5. Errores en la Coincidencia de Columnas
   Un problema común es que las columnas del archivo no coinciden con las especificadas en el sistema. La solución es usar la plantilla proporcionada por Cashflow o asegurarse de que las columnas de tu archivo se correspondan con las del sistema.‍
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6. Archivos Demasiado Grandes
   Si el tamaño del archivo supera la capacidad permitida por el sistema, es necesario comprimir el archivo o eliminar información no esencial para reducir su tamaño. También es una opción dividir el archivo en partes más pequeñas y manejables.
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7. ‍La importación masiva no funciona.
   Asegúrate de que tu archivo de importación esté en el formato correcto y que todos los campos obligatorios estén llenos. Si hay campos faltantes, la fila se marcará en rojo, y una flecha roja señalará la columna que debe corregirse. Consulta la plantilla de importación para asegurarte de que tu hoja de cálculo esté configurada correctamente. Si el archivo es demasiado grande, considera dividirlo en archivos más pequeños y subirlos por separado.
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8. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo de proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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9. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
   Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo.

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Esperamos que con esta guía, el proceso de importación en Cashflow sea más sencillo y eficiente. Si encuentras problemas no listados aquí, no dudes en contactar al soporte técnico.