Despachos (Inventario Saliente)

Los despachos de mercancía se refieren al proceso de entregar productos a tus clientes o enviarlos desde tu almacén hacia su destino final. Este proceso incluye la verificar de la cantidad y la calidad de los productos enviados, la comparación del despacho con la orden de venta o factura correspondiente y la actualización del inventario para reflejar las cantidades de productos enviados.

En Cashflow, después de realizar una venta o una orden de venta a un cliente, cuando estés listo para enviar la mercancía desde tu almacén, debes registrar un despacho de mercancía en el sistema. Esto disminuirá el nivel de inventario de los productos correspondientes.

1. Crear un Despacho

Para crear un despacho de mercancía:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Despacho.
2. En la lista de Despachos, haz clic en el botón (+).
3. En la ventana "Copiar Desde", elige la Factura u Orden de venta a despachar desde el listado y haz clic en Generar.
4. Elige la fecha de emisión, fecha de entrega, empleado y el Estado (Borrador o Despachada) de documento. Debido a que estamos despachando desde un factura u orden de venta los campos de cliente, y moneda vienen por defecto y no pueden ser modificados.
5. En la sección de contenido puedes ver los productos / items de inventario a despachar con la cantidad ordenada.
6. Si vas a despachar toda la mercancía, solo debes guardar el documento, sin embargo, si vas a despachar una orden de manera parcial, puedes modificar la cantidad a despachar en el campo cantidad o eliminar líneas de items que no están incluidas en la mercancía a despachar.
7. Finalmente puedes definir Notas Adicionales.
8. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar un Despacho

Pueden surgir ocaciones donde es necesario poder modificar un despacho. Esto puede ser por algún error o equivocación. Para modificar un despacho:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Despacho.‍
2. En el listado de Despachos, busca la despacho que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si el Despacho esta en estado Borrador, haz clic en Editar.
5. Si el Despacho esta en estado Despachado, no podrás modificarlo, deberás anularlo y volver a crear el documento.
6. Realiza los ajustes que sean necesarios.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular un Despacho

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una despacho. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una despacho:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Despacho.
2. En el listado de Despacho, busca la despacho que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si el Despacho esta en estado Borrador, haz clic en Borrar.
5. Si el Despacho esta en estado Despachado, no podrás borrarlo, deberás anularlo.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Listado de despachos y opciones

Las opciones en el menú de acciones de cada despacho son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el despacho en formato de impresión. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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2. Editar
   Si necesitas editar un despacho, esta opción te permite realizar cambios siempre y cuando este en estado Borrador. Solo si el despacho esta en estado Borrador, podrás ver esta opción.
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3. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a este despacho.
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4. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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5. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con el despacho, como documentos de respaldo, archivos adjuntos, entre otros.
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6. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar un despacho, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar despachos en estado Borrador.
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7. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular un despacho después de emitido, puedes utilizar esta opción. Un despacho anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Tips & Mejores Prácticas

1. Usa la funcionalidad de 'Copiar Desde':
   Al crear un despacho de mercancía, siempre te recomendamos que uses la funcionalidad de 'Copiar Desde'. Esto te permite seleccionar la factura o la orden de venta correspondiente a la mercancía que estás recibiendo, lo que ahorra tiempo y reduce los posibles errores.
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2. Revisa el estado del documento antes de hacer cambios
   Antes de hacer cualquier cambio en un despacho, siempre asegúrate de comprobar su estado. Recuerda que los despachos en estado 'Despachado' ya afectan el inventario y la contabilidad, y no pueden ser modificados. En este caso, tendrás que anular el despacho y crear uno nuevo.
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3. ‍Aprovecha las opciones del menú de acciones
   Las opciones del menú de acciones de cada recepción te ofrecen una variedad de funcionalidades. Por ejemplo, puedes usar 'Auditoría' para hacer un seguimiento detallado de las modificaciones de la recepción, o 'Cargar Archivo' para añadir documentos relacionados.
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4. Revisa la información antes de guardar
   Antes de guardar un despacho, siempre es una buena práctica revisar toda la información para asegurarte de que es correcta. Esto incluye la fecha de emisión, la fecha de entrega, el empleado, el estado del documento, la cantidad de los productos y las notas adicionales.
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5. Realiza un seguimiento detallado de las modificaciones
   La función de auditoría te permite hacer un seguimiento detallado de todas las modificaciones realizadas en un despacho. Utilízala para llevar un control de los cambios y mantener una buena gestión de tu inventario.
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6. Métodos de control de inventario (Simple y Complejo)
   Si tienes una empresa pequeña y no cuentas con personal dedicado a la gestión de tu inventario, el método Simple podría ser la mejor opción para ti. Este método te permite actualizar tu inventario directamente al registrar una venta, evitando el paso adicional de tener que crear un despacho de mercancía. De esta manera, el proceso de control de inventario se simplifica y se adapta a tus necesidades. Para configurar tu método de control ve a Configuración > Inventario > Ajuste General, luego activa o desactiva las opciones de procesos de inventario como Despacho y Recepción.

Problemas comunes

¿Tienes problemas con la función de recepciones? Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.
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1. No puedo ver la opción de despacho en el menú
   Si la opción de Despacho no aparece en el menú de Inventario, primero verifica si tu suscripción incluye esta característica. Luego, asegúrate de que cuentas con los permisos necesarios para acceder a esta sección. Finalmente, verifica que la opción de despacho esté habilitada en la configuración general de inventario. Para hacer esto, sigue la ruta Configuración > Inventario > Ajuste General en el sistema.

1. No puedo cambiar el cliente en el despacho
   No puedes cambiar el cliente en un despacho porque la información del cliente se hereda de la orden de venta o factura a la que está asociada el despacho.‍
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2. No puedo crear un despacho de mercancía
   Recuerda que los despachos de mercancía siempre deben ser el resultado de una orden de venta o factura. No puedes crear un despacho sin un documento previo que defina qué mercancía se va a despachar.‍
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3. No puedo modificar un despacho en estado Despachado
   Una vez que un despacho ha cambiado a estado Despachado, no puede ser modificado. Si necesitas hacer un cambio, tendrás que anularla y crear un nuevo despacho.
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4. No puedo borrar un despacho en estado Despachado
   Los despachos en estado Despachado afectan el inventario y la contabilidad, por lo que no pueden ser borrados, solo anulados.
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5. Algunas opciones del menú no están disponibles
   Dependiendo del estado del despacho (Borrador o Despachado), algunas opciones pueden no estar disponibles. Por ejemplo, no podrás editar ni borrar un despacho que esté en estado Despachado.
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6. No puedo ver el historial de un despacho
   El historial de un despacho te permite visualizar todas las transacciones asociadas al despacho. Si tienes problemas para acceder a esta opción, asegúrate de que el Despacho no esté en estado Borrador.
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7. Problemas al cargar archivos
   La opción de cargar archivos te permite añadir documentos relacionados con el despacho. Si encuentras problemas al cargar archivos, verifica que el formato del archivo sea compatible y que no exceda el tamaño máximo permitido.

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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.