Entradas de Inventario

Las entradas de ajustes de inventario son cambios que se hacen en el sistema para corregir la cantidad de productos que se tienen. Estos cambios pueden ocurrir por varios motivos, como errores al contar, productos perdidos o dañados, entre otros.

Los ajustes pueden aumentar o disminuir la cantidad de productos registrada en el sistema, según lo que se necesite.

Por ejemplo, si al contar los productos en el almacén ves que tienes más de lo que dice el sistema, entonces haces un ajuste para añadir más al sistema.

Es importante hacer estos ajustes de manera regular para asegurar que la información del sistema sea correcta. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones sobre qué productos necesitas comprar, cuánto puedes vender, y más.

1. Crear una Entrada de Ajuste

Para crear una entrada de ajuste de inventario:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Entradas de Inventario.
2. En la lista de Entradas, haz clic en el botón (+) y luego haz clic en Nueva Entrada.
3. En el formulario de entrada de ajuste, elige Almacén, lista de precio, fecha, estado (borrado o cerrada), empleado.
4. En la sección de contenido, para cada línea debes seleccionar un producto/artículo e indicar la cantidad contada o la variación. Según sea el caso, si estableces la cantidad contada o la variación, el sistema realizará automáticamente el cálculo correspondiente.
5. Si necesitas agregar más líneas de productos/artículos, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
6. Finalmente puedes definir Memo.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Entrada de Ajuste

Para modificar una entrada de ajuste en estado Borrador:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Entradas de Inventario.‍
2. En el listado de Entradas, busca la entrada que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la Entrada de Ajuste esta en estado Borrador, haz clic en Editar.
5. Si la Entrada de Ajuste esta en estado Cerrada, no podrás modificarla, deberás anularlo y volver a crear el documento.
6. Realiza los ajustes que sean necesarios.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una Entrada de Ajuste

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una entrada de ajuste. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una entrada de ajuste:

1. En el menú principal, ve a Inventario y luego haz clic en Entradas de Inventario‍
2. En el listado de Entradas, busca la entrada que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la Entrada de Ajuste esta en estado Borrador, haz clic en Borrar.
5. Si la Entrada de Ajuste esta en estado Cerrada, no podrás borrarla, deberás anularla.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Listado de entradas y opciones

Las opciones en el menú de acciones de cada entrada de ajuste son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la entrada de ajuste en formato de impresión. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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2. Editar
   Si necesitas editar una entrada de ajuste, esta opción te permite realizar cambios siempre y cuando este en estado Borrador. Solo si la transferencia esta en estado Borrador, podrás ver esta opción.
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3. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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4. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la entrada de ajuste, como documentos de respaldo, archivos adjuntos, entre otros.
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5. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una entrada de ajuste, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar entradas de ajuste en estado Borrador.
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6. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular una entrada de ajuste después de emitida, puedes utilizar esta opción. Una entrada de ajuste anulada no puede ser borrada y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Tips & Mejores Prácticas

1. Revisión Regular de Inventario
   Los ajustes de inventario son esenciales para mantener la precisión del inventario. Haz revisiones periódicas de tu inventario y realiza ajustes según sea necesario.
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2. Uso correcto de Cantidad Contada y Variación
   ‍Asegúrate de comprender la diferencia entre 'Cantidad Contada' y 'Variación'. Ambos son útiles, pero debes usar el que mejor se ajuste a tus necesidades en cada ajuste.
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3. Definir la Lista de Precios
   ‍No olvides definir la Lista de Precios al realizar un ajuste. Este paso es crucial para calcular el valor monetario de los cambios en el stock.
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4. Estado de Documento
   ‍Ten en cuenta el estado de tu documento. Los documentos en estado 'Borrador' se pueden modificar, mientras que aquellos en estado 'Cerrado' ya impactan en el inventario y la contabilidad, por lo que no pueden ser modificados, solo anulados.
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5. Modificar y Anular Documentos
   ‍Si necesitas modificar un documento ya cerrado, deberás anularlo y volver a crearlo. Esta es la única manera de revertir una transacción que ya afecta a la contabilidad.
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6. Eliminar documentos cuidadosamente
   ‍Solo deberías eliminar un documento si está en estado 'Borrador'. Si está 'Cerrado', debes anularlo. Recuerda que la anulación deja una huella de auditoría, lo cual es útil para rastrear las transacciones.
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7. Archivos y Auditoría
   Utiliza las opciones de 'Cargar Archivo' y 'Auditoría' para mantener un registro detallado de tus ajustes de inventario. Estas opciones te ayudarán a tener un mejor control y seguimiento de tus transacciones.

Estos consejos y mejores prácticas pueden ayudarte a manejar de manera efectiva y eficiente tus ajustes de inventario. Recuerda siempre revisar tu inventario regularmente y hacer los ajustes necesarios para mantener la precisión en tu sistema.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.
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1. Diferencias entre el conteo físico y el inventario registrado
   Uno de los problemas más comunes que pueden surgir durante el ajuste de inventario es la discrepancia entre el conteo físico y el registro en el sistema. Este problema puede surgir debido a errores de conteo, pérdida o daño de productos, o incluso robos. Para corregir estas discrepancias, es importante realizar ajustes de inventario de manera regular y asegurarse de que la cantidad contada y la variación estén correctamente registradas.
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2. Errores al ingresar la cantidad contada o la variación
   Es común cometer errores al ingresar la cantidad contada o la variación, especialmente si se manejan grandes cantidades de inventario. Un error de este tipo puede llevar a discrepancias significativas entre el inventario físico y el registrado. Para evitar estos errores, es recomendable verificar los datos ingresados y hacer uso de la función de cálculo automático del sistema.
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3. Cambio de estado del documento sin revisión
   Un error común es cambiar el estado del documento de Borrador a Cerrado sin realizar una revisión adecuada de los datos. Una vez que el documento está en estado Cerrado, ya no puede ser modificado y afecta directamente al inventario y la contabilidad. Por lo tanto, es crucial revisar detenidamente todos los datos antes de cambiar el estado del documento.
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4. Falta de actualización de la lista de precios
   La lista de precios es crucial para calcular el valor monetario de los cambios en el stock. Si la lista de precios no está actualizada, puede conducir a una valoración inexacta del inventario. Por lo tanto, es importante mantener actualizada la lista de precios en todo momento.
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5. Eliminación o anulación incorrecta de entradas de ajuste
   Puede ser necesario eliminar o anular una entrada de ajuste debido a un error o equivocación. Sin embargo, hay que recordar que solo se pueden eliminar las entradas de ajuste en estado Borrador, y las que están en estado Cerrado solo pueden ser anuladas. Además, cualquier eliminación o anulación de una entrada de ajuste genera una transacción que afecta la contabilidad.
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6. No cargar archivos relacionados con la entrada de ajuste
   Otra cuestión que puede surgir es olvidarse de cargar archivos relacionados con la entrada de ajuste, como documentos de respaldo o archivos adjuntos. Estos archivos pueden ser útiles para futuras referencias y para la auditoría.
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7. Falta de seguimiento de los cambios realizados en las entradas
   Si no se realiza un seguimiento adecuado de los cambios realizados en las entradas de ajuste, puede ser difícil determinar qué modificaciones se hicieron y por qué. La opción de auditoría del sistema permite seguir detalladamente los cambios realizados en el documento, por lo que es importante utilizarla.

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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.