Facturación

El objetivo principal de un negocio es ganar dinero, para ello, necesitas facturar a tus clientes. El módulo de facturación es una herramienta vital en el proceso de venta de cualquier empresa.

1. Crear una Factura

La creación de facturas es vital en los negocios para registrar ventas y facilitar los cobros. Para crear una nueva factura:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En la lista de Facturas, haz clic en el botón (+).
3. En el menú contextual, elige agregar Nuevo Documento.
4. Elige el cliente, moneda, fecha de emisión y vencimiento, vendedor y el Estado (Borrador o Abierta) de documento.
5. Si eliges una moneda extranjera (USD$) para una factura, se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
6. En la sección de contenido es donde puedes elegir los productos y servicios que llevara esta factura. En cada línea puedes elegir un producto, servicio o paquete y definir la cantidad.
7. En cada nueva factura viene un línea por defecto, sin embargo, si necesitas agregar más líneas a la factura, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
8. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por porciento (%) de la venta o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en la palabra DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
9. Para aplicar cargos adicionales a una factura, debajo de los totales, elige una opción desde el campo de lista y define el monto en el campo del lado. Si requieres agregar más cargos, solo haz clic en el botón (+) al lado de campo de lista.
10. Finalmente puedes definir los términos y condiciones de la factura completando los respectivos campos.
11. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Factura

Pueden surgir ocaciones donde es necesario poder modificar una factura. Esto puede ser por algún error o equivocación, para modificar una factura:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En el listado de Facturas, busca la factura que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la factura esta en estado Borrador, haz clic en Editar.
5. Si la factura esta en estado Abierto, haz clic en Modificar.
6. Realiza los ajustes que sean necesarios.
7. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular una Factura

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una factura. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una factura:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En el listado de facturas, busca la factura que deseas anular o eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) al lado de la factura que desea anular o eliminar.
4. Si la factura esta en estado Borrador tendrás la opción de Borrar.
5. Si la factura esta en estado Abierta no se pueden eliminar ya que poseen un registro contable. En este caso tendrás la opción de Anular Documento.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Enviar Factura por email

Con "Enviar por Correo" puedes enviar facturas en PDF por email a tus clientes. Para enviar una factura por email:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En el listado de Facturas, busca la factura que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (email de tu cliente), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar la factura.

5. Listado de facturas y opciones

El módulo de facturas provee un listado de todas las facturas generadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada factura que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Editar
   Si necesitas editar una factura, esta opción te permite realizar cambios a una factura en estado Borrador. Solo si la factura esta en estado Borrador, podrás ver esta opción. Si necesitas modificar una factura en estado Abierto, usa la opción Modificar descrita más abajo.
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2. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la factura tal como se vería una vez impresa o enviada al cliente. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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3. Duplicar Documento
   ‍Si necesitas emitir una factura con información similar a una ya existente, esta opción te permite duplicarla para evitar tener que ingresar los mismos datos nuevamente.
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4. Aplicar Avance
   ‍Si has recibido un pago anticipado o avance del cliente, puedes usar esta opción para aplicarlo a la factura correspondiente.
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5. Crear Nota de Crédito
   ‍Si necesitas ajustar la factura por devoluciones o descuentos posteriores a la venta, puedes generar una nota de crédito a partir de la factura original.
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6. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la factura, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados por el cliente, entre otros.
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7. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta factura, esto es, recibos de ingresos, avances, notas de crédito aplicadas, etc.
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8. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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9. Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente la factura al cliente mediante correo electrónico, lo que facilita y acelera el proceso de comunicación.
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10. Recibir Pago
    ‍Cuando recibes un pago para esta factura, puedes registrar la transacción utilizando esta opción, que te llevará a la pantalla de registro de pagos.
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11. Modificar
    ‍Si por alguna razón necesitas modificar una factura, puedes hacerlo utilizando esta opción. Toma en cuenta que esto no solo modifica la factura, sino que reversa la transaccion original y vuelve a crear una nueva transacción preservando el comprobante fiscal.
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12. Borrar
    ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una factura, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar facturas en estado Borrador.
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13. Anular Documento
    ‍Si necesitas anular una factura emitida, puedes utilizar esta opción. Una factura anulada no puede ser borrada y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Estas opciones de menú son diseñadas para facilitar la gestión eficiente de tus facturas y proporcionar una mayor flexibilidad y control en el manejo de tu proceso de facturación.

6. Importar Facturas

Si estas migrando desde otro sistema, esta función permite subir una lista de facturas y sus pagos desde un archivo de hoja de cálculo en lugar de agregar cada transacción individualmente.

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas.
2. En la lista de Facturas, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo por la vía de Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Facturas y Crear en el campo Acción.
5. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora. Puedes descargar una plantilla de importación haciendo clic en la opción Plantilla de importación.
6. Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo de tu dispositivo.
7. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, haz clic en Continuar.‍
8. Ahora necesitarás hacer coincidir los campos. En la ventana Machar campos, para cada campo en la izquierda, elige la columna correspondiente de tu archivo en el menú desplegable.
9. Cuando hayas terminado de hacer coincidir los campos, haz clic en Continuar.
10. Tus datos se importarán a la ventana de hoja de cálculo. Aquí puedes revisar y hacer los ajustes necesarios.
11. Cuando hayas terminado de revisar tus datos, haz clic en Guardar y subir.

Recuerda, siempre es importante revisar los datos después de la importación masiva para asegurarte de que todos se hayan importado correctamente.

7. Configuraciones

Cashflow provee opciones de personalización de ventas para adaptar la plataforma a las necesidades específicas de cada negocio, permitiendo optimizar el trabajo operativo. En estas opciones son:

1. Lista de Precio
   Esta opción permite la creación de listas de precios específicas para diferentes productos en tu inventario.
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2. Grupos de Descuentos
   Esta opción permite definir y aplicar descuentos a grupos de productos en una lista de precios.
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3. Modificar Precio de Venta
   ‍Otorga al usuario la facultad de cambiar el precio de venta de los productos.
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4. ‍Descuento por Ítems
   ‍Da al usuario la capacidad de aplicar descuentos específicos a cada artículo individualmente.
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5. ‍Descuento Global
   ‍Permite al usuario definir un descuento global que se aplica a toda la factura de venta.
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6. ‍Comisión por Ítem
   ‍Habilita la posibilidad de establecer comisiones basadas en cada producto vendido.
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7. ‍Tasa Cambiaria
   ‍Permite ocultar la visualización de la tasa de cambio en la interfaz de usuario.

Tips & Mejores Prácticas

Optimizar tus procesos de facturación es crucial para la gestión eficiente de tu negocio. A continuación, te presentamos una serie de consejos y mejores prácticas que te guiarán para minimizar errores y garantizar transacciones fluidas. ¡Presta atención a estos tips y aplica cada uno de ellos para obtener resultados óptimos!
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1. Siempre elige el cliente y la moneda
   Antes de agregar productos y servicios, el primer paso siempre debe ser seleccionar el cliente y la moneda. Esto garantizará que se apliquen los precios, tasas, impuestos y condiciones correctas.
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2. Uso de Multi-Moneda
   ‍Si operas con múltiples monedas, revisa y actualiza regularmente las tasas de cambio para reflejar los valores actuales del mercado o usar la opción de generación automática.
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3. Utiliza el estado Borrador
   ‍Utiliza el estado "Borrador" en tus facturas para revisar y asegurarte de que todo está correcto antes de cambiarlo a "Abierto", lo que afectaría tu contabilidad.
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4. Modificar con cuidado
   ‍Al modificar una factura, recuerda que esta acción reversará la transacción original. Asegúrate de hacerlo solo cuando sea absolutamente necesario.
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5. Revisión antes de guardar
   Antes de guardar una factura en estado Abierto, verifica todos los detalles para así evitar tener que modificar la transacción más adelante.
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6. Permisos para modificar
   Asegúrate de tener el permiso activado para modificar una factura en caso de ser necesario. Si se necesita hacer cambios en una factura ya emitida, recuerda que se registrará en el diario general para fines de control y auditoría.
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7. Envía tus facturas por correo
   ‍Utiliza la función de "Enviar por Correo" para mantener a tus clientes informados y reducir el tiempo de espera en los pagos.
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8. Historial y Auditoría
   ‍Consulta regularmente el historial y la auditoría para realizar seguimientos detallados y garantizar la transparencia en tus transacciones.
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9. Importación de Datos
   ‍Antes de importar facturas masivamente, asegúrate de revisar y limpiar tu hoja de cálculo. Posteriormente, después de la importación, revisa nuevamente para asegurarte de que los datos se han cargado correctamente.
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10. Configuraciones
    ‍Personaliza Cashflow según las necesidades de tu negocio. Configura listas de precios, grupos de descuentos y comisiones para maximizar tus operaciones de venta.
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Recuerda siempre mantener una comunicación fluida con tus clientes y ofrecerles múltiples métodos de pago. Una facturación eficiente puede acelerar los pagos y mejorar la liquidez de tu negocio.

Problemas comunes

¿Tienes problemas con la función de Facturación? Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.

1. Modificar una factura ya emitida.
   Si necesitas hacer cambios en una factura que ya está en estado Abierta, recuerda que esto no solo modifica la factura, sino que también revierte la transacción original y crea una nueva, preservando el comprobante fiscal. Si la opción de modificar no está disponible en el menú de acciones, asegúrate de tener el permiso activado.
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2. ‍No puedo aplicar descuentos a productos específicos
   Debes habilitar la opción "Descuento por Ítems" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
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3. No puedo modificar el precio de venta de un producto
   Debes activar "Modificar Precio de Venta" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar el cambio.
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4. No puedo aplicar un descuento global a la factura
   Debes habilitar "Descuento Global" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
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5. No puedo definir comisiones por ítem
   Debes activar la opción "Comisión por Ítem" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para confirmar el cambio.
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6. No se muestra la tasa de cambio en la factura
   Debes habilitar "Tasa Cambiaria" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar la visualización de la tasa de cambio.
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7. ‍Hay campos que no se muestran en la factura‍‍
   Debes habilitar estos campos en Configuraciones > Documentos > Ajustes de Documentos. En la lista de documentos ve a Ventas y en la línea de Facturas y haz clic en el icono de configuración. En la opciones Visualización de Columnas activa las columnas que quieras que se visualicen en la vista del documento y en la vista de impresión. Luego haz clic en Guardar. Recuerda salir y volver a entrar al documento de factura para ver los cambios.
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8. ‍La importación masiva no funciona.
   Asegúrate de que tu archivo de importación esté en el formato correcto y que todos los campos obligatorios estén llenos. Si hay campos faltantes, la fila se marcará en rojo, y una flecha roja señalará la columna que debe corregirse. Consulta la plantilla de importación para asegurarte de que tu hoja de cálculo esté configurada correctamente. Si el archivo es demasiado grande, considera dividirlo en archivos más pequeños y subirlos por separado.
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9. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo de proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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10. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
    Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo.

Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.