Ejecución de la Nómina

1. Introducción

La ejecución de nómina es el proceso mediante el cual se calculan y pagan los salarios a los empleados. Incluye la consideración de los contratos laborales, las horas trabajadas, las bonificaciones, las deducciones y otros componentes salariales. Este proceso se lleva a cabo en tres pasos clave:

1. Ingresar la nómina: En este paso, agregamos los empleados y las novedades, considerando todos los componentes aplicables.
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2. Revisar y Aprobar: Aquí, hacemos una revisión minuciosa para asegurarnos de que los datos estén correctos. Una vez aprobada, la nómina es registrada en la contabilidad y genera la cuenta por pagar.
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3. Confirmación: En esta fase final, la nómina está completa y muestra los comprobantes de cada empleado. La nómina no puede ser modificada después de este punto.
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Antes de ejecutar una nómina, es necesario:

• Registrar tus empleados en el área de empleados.
• Configurar los contratos de trabajo de cada empleado.
• Haber creado y aplicado los componentes adicionales, si aplica.

Este artículo te guiará a través de estos pasos esenciales para realizar este proceso de manera eficiente y precisa, asegurando que los empleados reciban su pago correcto y a tiempo.

2. Ejecutar una nueva Nómina

2.1 (a) Ingresar Nómina

Para crear una nueva nómina, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Nómina y luego haz clic en Nómina.
2. En el listado de Nóminas, haz clic en el botón (+).
3. En la ventana que aparece, elige el tipo de nómina (Regular, Temporal), descripción, frecuencia, período, moneda, fecha, elaborada por y haz clic en Generar & Continuar.
4. En la pantalla de Ejecución de Nomina, haz clic en el botón "+ Empleado" o "Agregar Empleados".
5. en la ventana que aparece, Activa los empleados que vas a incluir en la nómina y haz clic en + Agregar. Puedes utilizar el campo de búsqueda para buscar empleados.
6. Si vas a agregar novedades a tus empleados, salta al próximo paso "2) Agregar Novedades".
7. También puedes agregar Notas y Comentarios haciendo clic en la opción "Abrir" bajo los botones Guardar y Guardar y Continuar.
8. Haz clic en Guardar y Continuar para guardar e ir al próximo paso.
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2.1 (b) Agregar Novedades

1. Si necesitas agregar novedades a un empleado, haz clic en el botón "+ Novedades", en el empleado.
2. En la ventana que aparece, tienes las pestañas Beneficio, Deducción, Por Cobrar, elige pestaña según la novedad.
3. Para aplicar una novedad de tipo Beneficios o Deducciones, haz clic en "+ Agregar", elige el Componente y entra el Monto.
4. Para aplicar una novedad Por Cobrar, elige las cuentas por cobrar empleados que quieres descontar en esta nomina.
5. Luego haz clic en "Guardar & Continuar", para guardar y volver a la nomina.
6. Puedes repetir estos pasos por cada empleado que se le aplicara una novedad.
7. Haz Guardar y Continuar para guardar e ir al próximo paso.

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2.2 Revisar y Aprobar

1. En este paso, revisa la nómina y asegúrate de que todo los datos estén correctos.
2. Puedes ver los detalles de las novedades Adicionales y la distribución de Deducciones haciendo clic en sus respectivos montos.
3. Puedes ver el comprobante de distribución de cada empleado haciendo clic en "Vista Previa" en cada empleado.
4. Si necesitas volver atrás y realizar algún cambio haz clic en "Volver".
5. Para aprobar la nómina, haz clic en Aprobar Nomina.

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2.3 Confirmación

1. En el paso de confirmación ya la nómina ha sido registrada en la contabilidad y esta lista para ejecutar pago.
2. Puedes visualizar el volante de pago o enviarlo via correo electrónico al empleado.
3. Para registrar el pago de nómina, haz clic en "Pagar Nomina".
4. Esto te llevara al módulo de cheques y pagos, donde podrás registrar el pago.

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3. Modificar una Nómina

Puedes hacer cambios a una nómina mientras aun no se hayan aprobado (Estado Cerrada). Para hacer cambios a una nómina:

1. En el menú principal, ve a Nómina y luego haz clic en Nómina.
2. En la lista de Nóminas, busca la que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Editar. Realiza los ajustes que sean necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios o en  Guardar y Continuar para guardar e ir al próximo paso.

4. Anular o Borrar una Nómina

Para anular o eliminar una Nómina:

1. En el menú principal, ve a Nómina y luego haz clic en Nómina.
2. En la lista de Nóminas, busca la que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la nomina esta en estado Borrador, haz clic en Borrar.
5. Si la nomina esta en estado Abierto o Cerrada, haz clic en Anular Documento.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Listado de nómina y opciones

El módulo de Ejecución de Nómina provee un listado de todas las nóminas creadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada nómina que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada etapa del proceso de pago de salarios de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la Nómina con el listado de empleados y pagos en formato listo para imprimir.
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2. Editar
   Esta opción permite hacer cambios a una nomina que aun no ha sido aprobada.
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3. Duplicar
   Con esta opción podrás duplicar la nómina con todos los empleados y sus cálculos.
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4. Pagar
   ‍Esta opción te lleva al modulo de cheques y pagos para completar el pago de la nómina.‍
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5. Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una nómina, puedes hacerlo utilizando esta opción. Solo podrás ver esta opción si la nómina esta en estado Borrador.
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6. Anular documento
   ‍Si por alguna razón necesitas anular una nómina, puedes hacerlo utilizando esta opción. Solo podrás ver esta opción si la nómina esta en estado Cerrada.
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Estas opciones de menú están diseñadas para facilitar la gestión de tus nóminas y proveer una mayor flexibilidad y control en el manejo de todo tu proceso de cálculo y pago de salarios.

Tips & Mejores Prácticas

Para aprovechar al máximo el módulo de nómina en Cashflow y garantizar un proceso de cálculo y pago de salarios eficiente y sin contratiempos, considera los siguientes consejos y mejores prácticas:

1. Mantener la Información actualizada
   Asegúrate de mantener la información de los empleados y los componentes salariales actualizados. Esto garantiza un cálculo preciso de los salarios.
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2. Revisa la nómina antes de aprobar
   Antes de aprobar la nómina, realiza una revisión detallada de todos los datos para evitar errores. Recuerda que una vez confirmada, la nómina no puede ser modificada.
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3. Utilizar la función de duplicar
   Si tienes nóminas que son similares en estructura, puedes utilizar la opción de duplicar para ahorrar tiempo y esfuerzo.
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4. Considerar componentes salariales
   Si estás aplicando componentes salariales adicionales como bonificaciones o deducciones, asegúrate de entender cómo funcionan y cómo afectan el cálculo total de la nómina. Aquí puedes revisar los tips relacionados con los componentes salariales.
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5. Cumple con las normativas legales
   Familiarízate con las leyes y regulaciones locales en cuanto a salarios, deducciones y otros componentes salariales para garantizar el cumplimiento.
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6. Realiza pruebas y simulaciones
   Si es posible, realiza pruebas y simulaciones de la nómina antes de la ejecución final. Esto te permitirá identificar y corregir posibles inconsistencias.
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7. Documenta procesos
   Documenta y sigue un procedimiento estandarizado para la ejecución de la nómina. Esto garantiza una mayor coherencia y eficiencia en el proceso.
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8. Comunicación con los empleados
   Asegúrate de comunicar de manera clara y oportuna con los empleados sobre cualquier cambio o actualización en su nómina.

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Estos consejos están diseñados para ayudarte a manejar el proceso de nómina de una manera eficiente y efectiva. Siguiendo estas mejores prácticas, podrás asegurar que el proceso se realice sin inconvenientes y que tus empleados reciban su pago correcto y a tiempo.

Problemas comunes

La gestión de nóminas puede presentar ciertos desafíos y problemas comunes que podrían surgir durante el proceso. A continuación, se describen algunos de estos problemas y se proporcionan orientaciones para solucionarlos o evitarlos.
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1. Errores en la Entrada de Datos
   Ingresar información incorrecta sobre las horas trabajadas, salarios, deducciones o bonificaciones puede llevar a cálculos erróneos. Asegúrate de revisar y validar los datos antes de procesar la nómina y utiliza controles y validaciones donde sea posible.
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2. Errores en el calculo de nómina
   Asegúrate de que todas las fórmulas de los componentes, incluyendo los personalizados, estén actualizadas y correctas. Una revisión precisa de estas fórmulas ayudará a evitar cálculos incorrectos en la nómina.
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3. Inconsistencias en los contratos de trabajo
   La falta de actualización de los contratos puede causar discrepancias en los cálculos salariales. Mantén los contratos de trabajo actualizados y revisa regularmente para garantizar que reflejen las condiciones actuales de empleo.
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4. Problemas con componentes adicionales
   La omisión o el error en la aplicación de componentes salariales adicionales (como bonificaciones o deducciones) pueden afectar el monto final. Verifica que todos los componentes adicionales estén creados y aplicados correctamente según las necesidades individuales de cada empleado.
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5. Retrasos en la aprobación de la nómina
   La falta de una revisión y aprobación oportuna puede causar retrasos en el pago. Establece un cronograma claro y sigue un proceso de revisión y aprobación estructurado.
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6. Dificultades en la confirmación de pago
   Problemas en la fase final de confirmación pueden llevar a demoras en los pagos o incluso pagos incorrectos. Asegúrate de revisar todos los comprobantes y detalles de pago antes de confirmar y, en caso de dudas, no dudes en consultar la documentación o buscar ayuda.
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7. Problemas en la anulación o edición de una nómina
   Modificar o anular una nómina en ciertos estados puede ser problemático. Comprende los estados de la nómina y las restricciones asociadas para editar o anular, y sigue los procedimientos adecuados según se describe en la guía.

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Al tener en cuenta estos problemas comunes y sus soluciones correspondientes, podrás optimizar tu proceso de ejecución de nómina y evitar muchos de los obstáculos y desafíos que podrían surgir. La atención a los detalles, la revisión regular y la comunicación clara son esenciales para un proceso de cálculo y pago de salarios exitoso en el módulo de nómina.