Gestión de Clientes

Para comenzar a vender, primero debemos agregar nuestros clientes a Cashflow. El área de Clientes te permite gestionar la información de estos. Esto implica agregar, editar, ver transacciones e importar datos de los clientes en masa. A continuación, te mostraremos paso a paso cómo usar cada parte de la función "Clientes".

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1. Añadir un Cliente

La plataforma Cashflow permite agregar nuevos clientes y mantener sus registros actualizados. Los pasos para agregar un nuevo cliente son los siguientes:

1. En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Clientes.
2. En la lista de Clientes, haz clic en el botón (+).
3. En el menú contextual, haz clic en Nuevo Cliente.
4. Define el Tipo (Empresa o Persona), grupo, nombre, nombre a mostrar (razón social), tipo de documento y número.
5. En la sección de términos puedes definir los Términos de venta y el límite de Crédito asignado para este cliente.
6. En la sección de despacho puedes definir la Prioridad de despacho y si el cliente permite aceptar despachos Parciales.
7. Para añadir una dirección del cliente, haz clic en el botón (+) bajo la sección de dirección e ingresa los detalles.
8. Para añadir un contacto para el cliente, haz clic en el botón (+) la sección de contacto e ingresa los detalles.
9. Una vez que hayas completado toda la información, haz clic en el botón 'Guardar' en la parte inferior de la página.

Tip: Mantén la información del cliente lo más actualizada posible para asegurar una comunicación precisa y efectiva.

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2. Editando un Cliente

La información de un cliente puede cambiar con el tiempo, por lo que Cashflow permite realizar actualizar fácilmente. Para editar un cliente, sigue los siguientes pasos:

1. En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Clientes.
2. En la pantalla de lista de clientes, encuentra al cliente que quieres editar.
3. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales) asociado a ese cliente.
4. En el menú contextual, haz clic en Editar.
5. Actualiza los campos necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar'.

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3. Eliminando un Cliente

En algunas ocasiones, podrías necesitar eliminar a un cliente de tu sistema, por ejemplo, si lo creaste por equivocación o si esta duplicado. Los pasos para eliminar un cliente son:

1. En la pantalla de la lista de clientes, encuentra al cliente que deseas eliminar.
2. Haz clic en el menú acción (tres puntos horizontales) junto a ese cliente.
3. Haz clic en 'Eliminar'.
4. Se te pedirá que confirmes la eliminación.

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4. Transacciones de Clientes

Es útil poder ver todas las transacciones de un cliente en un solo lugar, ya sea que quieras comprobar un pago o simplemente ver su historial de compras. Con Cashflow, puedes hacerlo de la siguiente manera:

1. En la pantalla de lista de clientes, encuentra al cliente cuyas transacciones quieres ver.
2. Haz clic en el enlace del nombre del cliente.
3. Aparecerá una ventana con cuatro pestañas principales: Transacciones, Direcciones, Contactos y Términos.
4. Haz clic en la pestaña Transacciones. En esta pestaña encontrarás las siguientes pestañas: Cotizaciones, Órdenes, Despachos, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar que contienen las transacciones correspondientes.
5. Para salir de esta ventana, haz clic en el icono "X" en la esquina superior derecha de la ventana.

5. Importación masiva

Si tienes muchos clientes para agregar, puedes ahorrar tiempo utilizando la función de importación en Cashflow. Esta función te permite cargar un archivo con todos tus clientes, en vez de tener que agregar a cada uno manualmente. Aquí te explicamos cómo usar esta útil función:

1. En el menú principal, ve a Maestros y luego haz clic en Clientes
2. En la lista de lista de Clientes, puedes hacer clic en el botón (+) y luego en Importar.
3. También puedes hacerlo vía la opción Importar desde Excel que se encuentra debajo del listado.
4. Una vez estes en la pantalla de importación, en el campo Tipo de Transacción elige Cliente y Crear en el campo Acción.
5. Haz clic en Cargar Archivo, y en la ventana, haz clic en Buscar Archivo para elegir tu archivo de importación desde tu computadora.
6. Luego haz clic en Continuar.
7. En la ventana Machar Columnas, enlaza cada columna de Cashflow (a la izquierda) con la columna correspondiente en tu archivo (a la derecha).
8. Luego haz clic en Continuar.
9. Revisa tus datos y realiza los ajustes que sean necesarios. Si falta algún dato requerido, el número de fila estará marcado en rojo y una flecha roja señalará la columna que necesitas corregir.
10. Para facilitar la revision y correcciones, puedes filtrar la lista para mostrar todas las filas; filas validadas o filas con errores.
11. Si necesitas, puedes añadir o eliminar una fila haciendo clic en el botón Añadir o Eliminar. También puedes descargar el archivo para usarlo más tarde haciendo clic en el botón Descargar.
12. Cuando termines de revisar tus datos, haz clic en Guardar y Subir.

Nota: El proceso de importación se pone en cola y normalmente tarda menos de un minuto. Para archivos más grandes, podría tardar horas.

Problemas comunes

¿Tienes problemas con la función de Clientes? Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.

1. No puedo guardar un nuevo cliente.
   Asegúrate de que todos los campos requeridos en la sección general estén llenos. Los campos obligatorios suelen estar marcados con un asterisco (*). Si algunos campos se dejan vacíos, el sistema no te permitirá guardar el cliente.
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2. No puedo eliminar un cliente.
   La opción de eliminar no aparecerá para los clientes que estén vinculados a transacciones. Para mantener registros precisos, no puedes eliminar clientes que tengan transacciones asociadas. Si quieres dejar de hacer negocios con un cliente, podrías considerar desactivarlo en lugar de eliminarlo.
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3. ‍La importación masiva no funciona.
   Asegúrate de que tu archivo de importación esté en el formato correcto y que todos los campos obligatorios estén llenos. Si hay campos faltantes, la fila se marcará en rojo, y una flecha roja señalará la columna que debe corregirse. Consulta la plantilla de importación para asegurarte de que tu hoja de cálculo esté configurada correctamente. Si el archivo es demasiado grande, considera dividirlo en archivos más pequeños y subirlos por separado.
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4. ‍La importación está tardando demasiado.
   El tiempo del proceso de importación depende del tamaño del archivo. Si el archivo es grande, puede tomar varias horas importar todos los datos. Sé paciente y espera a que se complete la importación. Si han pasado varias horas y aún no se ha completado, considera contactar al servicio al cliente.
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5. ‍Subí un archivo para la importación masiva, pero faltan algunos datos o son incorrectos.
   Cuando subes un archivo, el sistema machar las columnas de tu archivo a los campos en el sistema Cashflow. Si los datos no aparecen correctamente, revisa el mapeo de campos para asegurarte de que cada campo en Cashflow corresponde a la columna correcta en tu archivo.

Recuerda, si alguna vez estás atascado o algo no parece correcto, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener más ayuda.