Órdenes de Venta

Una orden de venta es un documento que confirma los términos de una transacción entre tú y tu cliente. Este documento se genera generalmente en respuesta a una orden de compra del cliente y detalla la cantidad, el precio, el plazo de entrega, entre otra información del pedido. Puedes enviar este documento al cliente o utilizarlo únicamente para fines internos de procesamiento de pedidos.

1. Crear una Orden de Venta

Para crear una nueva orden de venta:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Ordenes de venta.
2. En la lista de Ordenes, haz clic en el botón (+).
3. En el menú contextual, puedes elegir Nuevo Documento o Copiar desde (permite generar una orden a partir de una cotización).
4. Elige el cliente, moneda, fecha de emisión y vencimiento, vendedor y el Estado (Borrador o Abierta) de documento.
5. Si eliges una moneda extranjera (USD$) para una orden, se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
6. En la sección de contenido es donde puedes elegir los productos y servicios que llevara esta orden. En cada línea puedes elegir un producto, servicio o paquete y definir la cantidad.
7. En cada nueva orden viene un línea por defecto, sin embargo, si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
8. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por porciento (%) de la venta o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
9. Para aplicar cargos adicionales a una orden, debajo de los totales, elige una opción desde el campo de lista y define el monto en el campo del lado. Si requieres agregar más cargos, solo haz clic en el botón (+) al lado de campo de lista.
10. Finalmente puedes definir los términos y condiciones de la cotización completando los respectivos campos.
11. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Orden de Venta

Para modificar una orden de venta:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Ordenes de venta.
2. En el listado de Órdenes, busca la orden que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Editar.
5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una Orden de Venta

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar una cotización. Esto puede ser por algún error o equivocación, para eliminar una cotización:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Órdenes de venta.
2. En el listado de Ordenes, busca la orden que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la orden esta en estado Borrador o Abierto tendrás la opción de Borrar.
5. Si la orden esta en estado Cerrado no se puede eliminar.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Enviar Orden por email

Con "Enviar por Correo" puedes enviar cotizaciones en formato PDF por email a tus clientes. Para enviar una cotización por email:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Órdenes de Venta.
2. En el listado de Ordenes, busca la orden que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (email de tu cliente), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar la orden.

5. Listado de ordenes y opciones

El módulo de ordenes de venta provee un listado de todas las ordenes generadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada orden que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Editar
   Si necesitas editar una orden de venta, esta opción te permite realizar cambios a una orden. Toman en cuenta que puedes editar una orden siempre y cuando no este en estado Cerrado.
   ‍
   
2. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta orden.‍
   ‍
3. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la orden tal como se vería una vez impresa o enviada al cliente.
   ‍‍
4. Duplicar Documento
   ‍Si necesitas generar una nueva orden con información similar a una ya existente, esta opción te permite duplicarla para evitar tener que ingresar los mismos datos nuevamente.
   ‍‍
5. Copiar a Factura
   ‍Si necesitas generar una factura a partir de una orden de venta, esta opción te permite crear la factura tomando todas las informaciones de la orden. Toma en cuenta que esto cambia el estado de la orden a Cerrada.
   ‍‍
6. Copiar a Despacho
   ‍Si necesitas generar un despacho a partir una orden de venta, esta opción te permite generar el despacho tomando todas las informaciones de la orden. Toma en cuenta que esto cambia el estado de la orden a Cerrada.‍
   ‍‍
7. ‍Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la orden, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados por el cliente, entre otros.
   ‍
8. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
   ‍
9. ‍Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente la orden al cliente vía correo electrónico.
   ‍‍
10. Borrar
    ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una orden, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar ordenes en estado Borrador.
    ‍‍
11. Anular Documento
    Cuando la orden esta en estado Abierto y necesitas anularla, puedes utilizar esta opción. Una orden anulada no puede ser borrada.

Estas opciones de menú son diseñadas para facilitar la gestión de tus órdenes y proveer una mayor flexibilidad y control en el manejo de tu proceso de ventas.

7. Configuraciones

Cashflow provee opciones de personalización de ventas para adaptar la plataforma a las necesidades específicas de cada negocio, permitiendo optimizar el trabajo operativo. En estas opciones son:

1. Lista de Precio
   Esta opción permite la creación de listas de precios específicas para diferentes productos en tu inventario.
   ‍
2. Grupos de Descuentos
   Esta opción permite definir y aplicar descuentos a grupos de productos en una lista de precios.
   ‍‍
3. Modificar Precio de Venta
   ‍Otorga al usuario la facultad de cambiar el precio de venta de los productos.
   ‍
4. ‍Descuento por Ítems
   ‍Da al usuario la capacidad de aplicar descuentos específicos a cada artículo individualmente.
   ‍
5. ‍Descuento Global
   ‍Permite al usuario definir un descuento global que se aplica a todo el documento de venta.
   ‍
6. ‍Comisión por Ítem
   ‍Habilita la posibilidad de establecer comisiones basadas en cada producto vendido.
   ‍
7. ‍Tasa Cambiaria
   ‍Permite ocultar la visualización de la tasa de cambio en la interfaz de usuario.

Tips & Mejores Practicas

• Utiliza las opciones disponibles para los módulos de venta, como las listas de precio, descuento por artículos, cálculo de comisiones, entre otras, para adaptarlo a las necesidades específicas de tu negocio.
• Asegúrate de seleccionar correctamente el cliente y la moneda antes de comenzar a agregar artículos a una cotización. Esto es esencial para aplicar las listas de precios correctas y evitar errores posteriores.
• Antes de guardar una orden en estado Abierto, verifica todos los detalles para así evitar tener que modificar el documento más adelante.
• Utiliza el estado Borrador de las órdenes mientras estes creando la órdenes o necesites hacer cambios. Una vez que la orden esté lista para ser enviada al cliente, cambia el estado a Abierta.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes con los módulos de ventas y sus soluciones.
‍

1. No veo la opción de Copiar a Factura
   Si no ves la opción de Copiar a Factura en el menu de acción de una orden, puede ser por varias razones 1) No tienes permisos para realizar esta acción, 2) el documento ya fue copiado a una factura o despacho o 3) la orden no esta en estado Abierto. Solo los ordenes en estado Abierto pueden ser copiados a una factura.
   ‍
2. No veo la opción de Copiar a Despacho
   Si no ves la opción de Copiar a Despacho en el menú de acción de una orden, puede ser por varias razones 1) No tienes permisos para realizar esta acción, 2) el documento ya fue copiado a una factura o despacho o 3) la orden no esta en estado Abierto. Solo los órdenes en estado Abierto pueden ser copiados a un despacho.‍‍
   ‍
3. ‍No puedo aplicar descuentos a productos específicos
   Debes habilitar la opción "Descuento por Ítems" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.‍
   ‍
4. No puedo modificar el precio de venta de un producto
   Debes activar "Modificar Precio de Venta" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar el cambio.
   ‍
5. ‍No puedo aplicar un descuento global a la cotización
   Debes habilitar "Descuento Global" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
   ‍
6. ‍No puedo definir comisiones por ítem
   Debes activar la opción "Comisión por Ítem" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para confirmar el cambio.
   ‍
7. ‍No se muestra la tasa de cambio en la cotización
   Debes habilitar "Tasa Cambiaria" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar la visualización de la tasa de cambio.
   ‍
8. ‍Hay campos que no se muestran en la cotización
   Debes habilitar estos campos en Configuraciones > Documentos > Ajustes de Documentos. En la lista de documentos ve a Ventas y en la línea de Cotizaciones y haz clic en el icono de configuración. En la opciones Visualización de Columnas activa las columnas que quieras que se visualicen en la vista del documento y en la vista de impresión. Luego haz clic en Guardar. Recuerda salir y volver a entrar al documento de cotización para ver los cambios.

Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.