Cotizaciones

Publicado el
Published on
July 12, 2023
Actualizado en
Updated on
November 6, 2023

Las cotizaciones son una promesa de precio que le das al cliente antes de que compre algo de tu negocio. Usualmente este es el primer paso, de una serie de pasos, en el proceso de concretizar una venta.

1. Crear una Cotización

Para crear una nueva cotización:

  1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
  2. En la lista de Cotizaciones, haz clic en el botón (+).
  3. Elige el cliente, moneda, fecha de emisión y vencimiento, vendedor y el Estado (Borrador o Abierta) de documento.
  4. Si eliges una moneda extranjera (USD$) para una cotización, se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
  5. En la sección de contenido es donde puedes elegir los productos y servicios que llevara esta cotización. En cada línea puedes elegir un producto, servicio o paquete y definir la cantidad.
  6. En cada nueva cotización viene un línea por defecto, sin embargo, si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
  7. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por porciento (%) de la venta o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
  8. Para aplicar cargos adicionales a una cotización, debajo de los totales, elige una opción desde el campo de lista y define el monto en el campo del lado. Si requieres agregar más cargos, solo haz clic en el botón (+) al lado de campo de lista.
  9. Finalmente puedes definir los términos y condiciones de la cotización completando los respectivos campos.
  10. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.
[4] Elegir el cliente
Antes de poder agregar artículos a una cotización primero debes elegir el cliente. Esto es, por que el sistema trabaja con listas de precios y estas son aplicadas según el cliente. Aunque no utilices la funcionalidad de listas de precio, el sistema siempre utiliza una lista base con los precios que hayas definido al crear tus productos y servicios.
[4] Multi-Moneda
En Cashflow puedes crear cotizaciones en diferentes monedas si haz habilidado la opcion Multi-moneda. Al momento de elegir la moneda para el documento este mostrara un campo con la tasa del día. Esta puede venir automática o ser definida de forma manual.

Si requires transaccionar en otras monedas, puedes configurar otras monedas yendo a Configuración > Contabilidad > Multi-moneda.
[4] Estado de Documento
Al momento de crear una nueva cotización esta puede estar en uno de dos estados, Borrador o Abierta. Toman encuenta que hay opciones que solo estan disponibles si la cotización esta en estado Abierta, como: "Historial", "Copiar a Factura" o "Copiar a Orden de Venta". Para poder utilizar estas funciones debes de tener la cotización en estado Abierto.

2. Editar una Cotización

Para modificar una cotización:

  1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
  2. En el listado de Cotizaciones, busca la cotización que deseas modificar en la lista.
  3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
  4. Haz clic en Editar.
  5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
  6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.
Modificar Cotización
Puedes modificar una cotización cuantas veces sea necesario si aun esta en estado Borrador o Abierto. A diferencia de las facturas, las cotizaciones no son documentos de transacciones, por lo tanto no afectan la contabilidad.

Toma en cuenta que una vez hayas convertido una cotización en una Orden de Venta o Factura, esta quedara en estado Cerrado y ya no podrás modificarla.

3. Eliminar una Cotización

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar una cotización. Esto puede ser por algún error o equivocación, para eliminar una cotización:

  1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
  2. En el listado de Cotizaciones, busca la cotización que deseas eliminar en la lista.
  3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
  4. Si la cotización esta en estado Borrador o Abierto tendrás la opción de Borrar.
  5. Si la cotización esta en estado Cerrado no se puede eliminar.
  6. Se te pedirá que confirmes la acción.
[4] Anular o Eliminar
Cashflow permite eliminar una cotización dependiendo del estado en que se encuentre (Borrador, Abierta o Cerrada). Mientras la cotización esté en estado Borrador o Abierta, aún puede ser borrada. Sin embargo, las cotizaciones en estado Cerrado no pueden ser eliminadas, ya que están vinculadas a una transacción de Orden de Venta o Factura.

4. Enviar Cotización por email

Con "Enviar por Correo" puedes enviar cotizaciones en formato PDF por email a tus clientes. Para enviar una cotización por email:

  1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
  2. En el listado de Cotizaciones, busca la cotización que deseas enviar por email en la lista.
  3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
  4. Completa los campos Para (email de tu cliente), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
  5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
  6. Haz clic en 'Enviar' para enviar la cotización.
Historico de Envío
Cada vez que envías una cotización vía correo electrónico a un cliente desde Cashflow podrás ver un historico del estado de envío. Podrás ver cuando el correo entra En Cola, es Enviado, es Recibido y es Abirto por el cliente. Para acceder a esta funcionalidad haz clic en el icono de envío (Avión de papel) en el listado de cotizaciones.

5. Listado de cotización y opciones

El módulo de cotizaciones provee un listado de todas las cotizaciones generadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada cotización que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera fácil. Las opciones en este menú son:

  1. Preview
    Esta opción te permite visualizar la cotización tal como se vería una vez impresa o enviada al cliente. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
  2. Duplicar Documento
    Si necesitas generar una cotización con información similar a una ya existente, esta opción te permite duplicarla para evitar tener que ingresar los mismos datos nuevamente.
  3. Editar
    Si necesitas editar una cotización, esta opción te permite realizar cambios a una cotización. Toman en cuenta que puedes editar una cotización siempre y cuando no este en estado Cerrado.
  4. Copiar a Factura
    Si necesitas generar una factura a partir de una cotización, esta opción te permite crear la factura tomando todas las informaciones de la cotización. Toma en cuenta que esto cambia el estado de la cotización a Cerrada.
  5. Copiar a Orden de Venta
    Si necesitas generar una orden de venta a partir una cotización, esta opción te permite crear la orden tomando todas las informaciones de la cotización. Toma en cuenta que esto cambia el estado de la cotización a Cerrada.
  6. Historial
    Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta cotización, esto es, facturas u ordenes de ventas, etc.
  7. Cargar Archivo
    Permite añadir archivos relacionados con la cotización, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados por el cliente, entre otros.
  8. Auditoría
    La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
  9. Enviar por Correo
    Esta opción te permite enviar directamente la cotización al cliente vía correo electrónico.
  10. Borrar
    Si por alguna razón necesitas eliminar una cotización, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar cotizaciones en estado Borrador.
  11. Anular Documento
    Cuando la cotización esta en estado Abierto y necesitas anularla, puedes utilizar esta opción. Una cotización anulada no puede ser borrada.


Estas opciones de menú son diseñadas para facilitar la gestión de tus cotizaciones y proveer una mayor flexibilidad y control en el manejo de tu proceso de venta.

Toma en cuenta que algunas de estas opciones pueden no estar incluidas en tu suscripción. También la visibilidad de estas opciones van a depender del estado (Borrador, Abierta, Cerrada) del documento, algunas opciones en el menu pueden no estar disponibles en algunos estados de documentos.

7. Configuraciones

Cashflow provee opciones de personalización de ventas para adaptar la plataforma a las necesidades específicas de cada negocio, permitiendo optimizar el trabajo operativo. En estas opciones son:

  1. Lista de Precio
    Esta opción permite la creación de listas de precios específicas para diferentes productos en tu inventario.
  2. Grupos de Descuentos
    Esta opción permite definir y aplicar descuentos a grupos de productos en una lista de precios.
  3. Modificar Precio de Venta
    Otorga al usuario la facultad de cambiar el precio de venta de los productos.
  4. Descuento por Ítems
    Da al usuario la capacidad de aplicar descuentos específicos a cada artículo individualmente.
  5. Descuento Global
    Permite al usuario definir un descuento global que se aplica a todo el documento de venta.
  6. Comisión por Ítem
    Habilita la posibilidad de establecer comisiones basadas en cada producto vendido.
  7. Tasa Cambiaria
    Permite ocultar la visualización de la tasa de cambio en la interfaz de usuario.
Puedes encontrar estas opciones en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Una vez actives o desactives algunas de estas opciones, recuerda de salir y volver a entrar al documento para ver los cambios.

Tips & Mejores Prácticas

  • Utiliza las opciones disponibles para los módulos de venta, como las listas de precio, descuento por artículos, calculo de comisiones, entre otras, para adaptarlo a las necesidades específicas de tu negocio.
  • Asegúrate de seleccionar correctamente el cliente y la moneda antes de comenzar a agregar artículos a una cotización. Esto es esencial para aplicar las listas de precios correctas y evitar errores posteriores.
  • Antes de guardar una cotización en estado Abierto, verifica todos los detalles para así evitar tener que modificar el documento más adelante.
  • Utiliza el estado Borrador de las cotizaciones mientras estes creando la cotización o necesites hacer cambios. Una vez que la cotización esté lista para ser enviada al cliente, cambia el estado a Abierta.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes con los módulos de ventas y sus soluciones.

  1. No puedo aplicar descuentos a productos específicos
    Debes habilitar la opción "Descuento por Ítems" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
  2. No puedo modificar el precio de venta de un producto
    Debes activar "Modificar Precio de Venta" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar el cambio.
  3. No puedo aplicar un descuento global a la cotización
    Debes habilitar "Descuento Global" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
  4. No puedo definir comisiones por ítem
    Debes activar la opción "Comisión por Ítem" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para confirmar el cambio.
  5. No se muestra la tasa de cambio en la cotización
    Debes habilitar "Tasa Cambiaria" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar la visualización de la tasa de cambio.
  6. Hay campos que no se muestran en la cotización
    Debes habilitar estos campos en Configuraciones > Documentos > Ajustes de Documentos. En la lista de documentos ve a Ventas y en la línea de Cotizaciones y haz clic en el icono de configuración. En la opciones Visualización de Columnas activa las columnas que quieras que se visualicen en la vista del documento y en la vista de impresión. Luego haz clic en Guardar. Recuerda salir y volver a entrar al documento de cotización para ver los cambios.


Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.