Órdenes de Compra

Una orden de compra se utiliza para iniciar una transacción con un proveedor cuando una empresa desea adquirir algo. Este documento detalla los artículos que la empresa se compromete a comprar a un determinado precio, y especifica la fecha de entrega y las condiciones de pago. Cuando los artículos han sido entregados, el proveedor enviará la factura final.

1. Registrar una Orden de Compra

Para registrar una nueva orden de compra:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Ordenes de Compra.
2. En la lista de Ordenes de Compra, haz clic en el botón (+) y luego Nuevo Documento.
3. Elige el proveedor, moneda, fecha de emisión y vencimiento, estado (Borrador o Abierta) y el empleado. ‍
4. Si eliges una moneda extranjera (USD$), se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
5. En la sección de contenido verás dos pestañas, Items y Cuentas. En la pestaña de Items podemos elegir productos o servicios que previamente hemos agregado al sistema en el área de maestros. En la pestaña de Cuentas podemos elegir afectar cuentas contables.
6. En la pestaña de Items elige un producto o servicio y define la descripción, tipo de impuesto, cantidad, costo y descuento.
7. En la pestaña de Cuentas puedes elegir una cuenta contable, tipo de impuesto, costo y descuento.
8. En cada orden viene un línea por defecto, tanto en la pestaña de Items y la de Cuentas, sin embargo, si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
9. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por el porciento (%) de la compra o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en la palabra DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
10. Finalmente puedes registrar Notas Adicionales.
11. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar un Orden de Compra

Pueden surgir ocaciones donde es necesario poder modificar una orden. Esto puede ser por algún error o equivocación, para modificar una orden de compra:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Ordenes de Compra.
2. En el listado de Ordenes de Compra, busca la compra que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego en Editar.
4. Realiza los ajustes que sean necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar o Anular una Orden de Compra

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar o anular una orden de compra. Esto puede ser por algún error o equivocación, para anular o eliminar una orden de compra:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Ordenes de Compra.
2. En el listado de Ordenes de Compra, busca la orden que deseas anular o eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la orden de compra esta en estado Borrador o Abierta tendrás la opción de Borrar.
5. Si la orden de compra esta en estado Cerrada no se pueden eliminar. En este caso tendrás la opción de Anular Documento. ‍
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Enviar Orden de Compra por email

Para enviar una orden de compra por email:

1. En el menú principal, ve a Compras y luego haz clic en Ordenes de Compra.‍
2. En el listado de Ordenes, busca la orden de compra que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (Email), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar la factura.

5. Listado de Ordenes de Compra y opciones

El módulo de ordenes de compra provee un listado de todas las ordenes de compras registradas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada transacción. Estas opciones te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera sencilla. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar el documento tal como se vería una vez impresa.
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2. Editar
   Si necesitas editar una orden de compra, esta opción te permite realizar cambios a un documento en estado Borrador.
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3. Duplicar Documento
   ‍Si necesitas registrar un documento con información similar a uno ya existente, esta opción te permite duplicarla para evitar tener que ingresar los mismos datos nuevamente.
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4. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta orden de compra.
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5. Copiar a Gasto / Compra
   ‍Si necesitas registrar un gasto o compra a partir de una orden de compra. Esta opción te permite registrar un gasto o compra tomando todas las informaciones de la orden

1. Copiar a Recepción de Mercancía
   ‍Si necesitas generar una recepción de mercancía a partir de una orden de compra. Esta opción te permite generar una recepción de mercancía tomando todas las informaciones de la orden
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1. ‍Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente una orden de compra a un proveedor o tercero mediante correo electrónico.
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1. Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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2. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la orden de compra, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados, entre otros.
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3. ‍Borrar
   ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una orden de compra, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar un documento en estado Borrador.
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4. Anular Documento
   ‍Si necesitas anular una orden de compra registrada, puedes utilizar esta opción. Un documento anulado no puede ser borrado y se mantiene en el sistema para fines de registro y auditoría.

Tips & Mejores Prácticas

• Detalles de la Orden de Compra
  Para evitar confusiones, asegúrate de que todos los detalles de tu orden de compra sean claros y precisos. Esto incluye los detalles de los artículos, los precios acordados, las fechas de entrega, las condiciones de pago, y cualquier otro detalle relevante.
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• Revisar antes de enviar
  Antes de enviar la orden de compra al proveedor, es importante revisarla cuidadosamente para asegurarte de que todo está correcto. Un pequeño error podría causar problemas importantes en el futuro.
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• Envío de Ordenes de Compra por Correo Electrónico
  ‍Utiliza la opción de enviar por correo electrónico para agilizar tus transacciones y mantener a tus proveedores informados en tiempo real.

• Comprobación de Precios:
  Siempre es buena idea verificar los precios que se están pagando por los productos o servicios. Asegúrate de que los precios de los productos o servicios coinciden con los precios acordados previamente.
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• Estado del Documento
  Utiliza el estado 'Borrador' para las transacciones que aún no están completas o requieren revisión. Una vez que estés seguro de que la información es correcta, cambia el estado a 'Abierto'. Recuerda que una vez que un documento está en estado 'Abierto', ya no puede ser modificado.‍

• Moneda y Tasa de Cambio
  Al realizar una transacción en una moneda extranjera, asegúrate de verificar y ajustar la tasa de cambio según sea necesario para reflejar la tasa de cambio actual.‍
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• Cambios
  ‍Si necesitas cambiar una orden de compra después de haberla enviado, asegúrate de comunicarte claramente con tu proveedor y documentar cualquier cambio que se haga.‍

• Usa la función de duplicación
  Si realizas transacciones similares con frecuencia, utiliza la función de duplicar para ahorrar tiempo. Esto te permite copiar todos los detalles de una transacción existente, que luego puedes editar según sea necesario.‍‍‍

• Anulación y Eliminación de Ordenes de Compra
  ‍Si alguna vez necesitas anular o eliminar una orden de compra, es importante entender la diferencia entre estos dos términos. Mientras que una orden de compra en estado Borrador o Abierta aún puede ser eliminada, una orden de compra en estado Cerrado no puede ser eliminada, sino anulada.‍

• Realizar auditorías
  Utiliza la función de auditoría para rastrear los cambios realizados en tus transacciones. Esta herramienta puede ser útil para detectar errores, irregularidades o actividades fraudulentas.‍‍

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Sigue estos consejos y mejores prácticas para garantizar una gestión eficiente de las órdenes de compra en tu empresa.

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Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes y sus soluciones.

1. No logro ver un Item que deseo incluir
   Si no logras ver un producto o servicio dentro del listado de Items, si ya ha sido creado en el area de productos y servicios, es posible que no este disponible para la compra. Para activarlo ve a Maestros > Productos y Servicio, busca el producto o servicio y en el menu de acciones haz clic en Editar. Activa la opción Se compra y haz clic en Guardar para guardar los cambios. Recuerda salir del documento y volver a entrar para ver los cambios.‍‍‍
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2. ‍Información Incorrecta o Incompleta
   Este es uno de los problemas más comunes con las órdenes de compra. Asegúrate de que todos los detalles, como la descripción de los productos, la cantidad, el precio, y los detalles del proveedor, sean correctos y estén completos antes de enviar la orden.
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3. Tasa de cambio incorrecta
   Si operas en un entorno de múltiples monedas, pueden surgir problemas si no se aplican correctamente las tasas de cambio. Asegúrate de utilizar las tasas de cambio correctas y actualizadas para evitar discrepancias en el valor de las transacciones.
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4. No puedo modificar una orden de compra cerrada
   Una vez que una orden de compra se convierte en una compra o una recepción de mercancía, ya no se puede modificar. Si necesitas hacer cambios en una orden de compra después de que ha sido cerrada, tendrás que anularla y crear una nueva.
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5. No puedo eliminar una Orden de Compra
   ‍Solo puedes eliminar una orden de compra si está en estado de Borrador o Abierta. Si intentas eliminar una orden de compra en estado Cerrado, tendrás que anularla en su lugar.
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6. El email con la orden de compra no llego
   ‍Pueden surgir problemas si los correos electrónicos con las órdenes de compra no se envían o reciben correctamente. Si experimentas problemas con la función de envío por correo electrónico, revisa la configuración de tu correo electrónico y asegúrate de que los detalles del destinatario son correctos.
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7. Alguien realizo cambios a la orden de compra
   ‍Si no se realiza un seguimiento adecuado de las modificaciones de las órdenes de compra, pueden surgir discrepancias y confusiones. Asegúrate de utilizar la función de auditoría para realizar un seguimiento detallado de las modificaciones.
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Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.

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