1. Introducción
En este artículo, vamos a desglosar las múltiples opciones de configuración contable disponibles en Cashflow, las cuales están diseñadas para adaptarse a las particularidades de tu operación financiera.
Cubriremos ajustes básicos, tales como la manera de simplificar la numeración de tu catálogo de cuentas, hasta funcionalidades avanzadas, como la activación y configuración del módulo Multi-moneda y la determinación de cuentas contables específicas para cada tipo de transacción en el sistema.
Estas opciones, flexibles y detalladas, te ofrecen un control preciso sobre tus operaciones contables, permitiéndote maximizar la eficiencia y precisión de tus registros financieros. Te llevaremos de la mano en cada paso, asegurándonos de que puedas aprovechar al máximo estas opciones de configuración.
2. Ajustes a la numeración del catálogo
Cashflow proporciona un catálogo de cuentas predefinido, creado para satisfacer las necesidades fiscales y financieras de la mayoría de las empresas. Este catálogo se divide en cinco niveles, lo que puede llevar a que los números de las cuentas sean bastante largos. Sin embargo, Cashflow te ofrece la opción de simplificar estos números para que sean más cortos y fáciles de manejar.
Para hacer más sencilla la estructura de los números de las cuentas contables, sigue estos pasos:
- Dirígete al menú principal y elige Configuración > Contabilidad > Ajustes Generales.
- En la sección de Funcionalidades, activa la opción "Catálogo de cuenta simple".
- Haz clic en 'Guardar' para guardar tus cambios.
Una vez que hayas hecho esto, los números de las cuentas contables se mostrarán con una estructura más sencilla, que va de 1 a 5 dígitos. Aquí te mostramos un ejemplo de cómo se vería una cuenta con numeración estándar y con numeración simplificada:
- Numeración estándar: 1-01-01-02-0002
- Numeración simplificada: 11122
3. Configuración de Multi-Moneda
Para empresas que manejan distintas monedas en sus operaciones, Cashflow ofrece la función multi-moneda. Esta opción permite registrar transacciones, gestionar cuentas y elaborar reportes en varias divisas. A continuación, te explicaremos paso a paso cómo activar y configurar esta opción:
1. Activar y configurar multi-monedas
- Dirígete al menú principal, selecciona Configuración, en la sección Contabilidad, haz clic en Multi-Moneda.
- Activa la opción "Habilitar múltiples monedas".
- Establece la cuenta para el Diferencial Cambiario.
- En Monedas y Tasas, elige si la tasa se actualiza de manera Automática o Manual. En el modo Manual tendrás que introducir la tasa cada día, mientras que en el modo Automático el sistema la actualizará por ti.
- Define si deseas permitir que los usuarios ajusten la tasa al generar una transacción en la opción Ajustar Tasa.
- En Monedas & histórico de tasas, puedes añadir las tasas que usarás en tu negocio. Continuar....
2. Añadir una nueva Moneda
- Desde la pantalla anterior, pulsa el botón "+ Nueva Moneda".
- Elige la moneda y selecciona su configuración, Automática o Manual. Esta opción determina si el sistema creará las cuentas contables (por cobrar y por pagar) para esta moneda de manera automática o si las definirás tú. Recomendamos escoger la opción Automática.
- Haz clic en Guardar para confirmar.
3. Editar la configuración de una moneda
- Busca en el listado de monedas la que quieres editar.
- Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
- En la nueva ventana, selecciona si quieres configurar las cuentas por cobrar y pagar de manera manual, luego selecciona las cuentas correspondientes.
- Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
4. Actualizar la tasa manualmente
- En el listado de monedas, pulsa "Actualizar".
- Introduce la nueva Tasa en la ventana que aparece.
- Haz clic en Guardar para confirmar.
5. Consultar el histórico de tasas:
- Haz clic en la Tasa de la moneda que te interesa en el listado.
- En la nueva ventana, podrás ver y filtrar el histórico de tasas.
- Para cerrar la ventana, pulsa en "X".
Una vez que hayas activado y configurado la función multi-monedas, tendrás la posibilidad de escoger la moneda al momento de crear transacciones, y verás un campo para ingresar la tasa de cambio. Si has habilitado la opción "Ajustar Tasa", podrás cambiar la tasa de cambio cuando registres una transacción. Recuerda, si escogiste la opción de gestionar la tasa de forma manual, tendrás que actualizar la tasa regularmente siguiendo los pasos descritos en la sección (d).
4. Determinación de Cuentas
La configuración de determinación de cuentas permite a los usuarios contadores definir qué cuentas contables serán afectadas por cada transacción dentro de los módulos del sistema. Cashflow ya viene con esta configuración por defecto, permitiendo una implementación rápida y sin problemas. Sin embargo, también ofrece la flexibilidad de poder definir estas cuentas de manera personalizada para satisfacer necesidades específicas.
Esta configuración se realiza en dos áreas principales: en el área de configuración bajo la sección "Determinación de Cuentas" y directamente en los formularios de grupos de productos, productos y servicios, y almacenes, entre otros.
1. Determinación de Cuentas Global
En esta sección, los contadores pueden determinar las cuentas contables asociadas con diferentes tipos de transacciones. Aquí hay una guía paso a paso:
- Ve al menú principal y selecciona "Configuración.
- Navega a la sección Contabilidad y haz clic en Determinación de Cuentas.
- Aquí, podrás seleccionar y definir las cuentas contables que serán afectadas por cada tipo de transacción.
- Asegúrate de hacer clic en "Guardar" para aplicar los cambios.
2. Determinación de cuentas por Maestros
Además de la configuración global de determinación de cuentas, Cashflow también ofrece la posibilidad de hacer determinaciones específicas en otras áreas, como la creación de almacenes, grupos de productos, y productos y servicios. Estas configuraciones adicionales ofrecen un control más detallado y preciso sobre las cuentas contables afectadas por las transacciones en estas áreas.
Esta configuración la encontrarás comúnmente en la sección "Contabilidad" dentro del formulario correspondiente a la entidad que estás creando o editando (almacenes, grupos de productos, etc.).
Para determinar las cuentas en estos módulos:
- Accede al Formulario de la Entidad: Navega a la sección de la entidad correspondiente, como almacenes o productos y servicios.
- Ve a la Sección de Contabilidad: Busca la sección de Contabilidad dentro del formulario.
- Selecciona las Cuentas: En cada campo, selecciona la cuenta contable correspondiente que desees determinar.
- Guarda los Cambios: Asegúrate de guardar cualquier cambio realizado.
Consideraciones Importantes
- Determinación por Defecto:
Toma en cuenta que Cashflow viene con una determinación de cuentas por defecto que se ajustará a la mayoría de las situaciones.
- Determinación Manual:
Modificar esta determinación es una tarea más compleja y, en general, debe ser realizada por un usuario o contador con experiencia avanzada en la configuración del sistema.
La capacidad de definir las cuentas contables que serán afectadas por cada transacción otorga un control detallado y una gran flexibilidad en la administración de las finanzas de la empresa. Asegúrate de revisar y configurar cuidadosamente estas opciones para que reflejen con precisión las necesidades y la estructura contable de tu negocio. Si tienes alguna duda o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactar con el soporte técnico.
Tips & Mejores Prácticas
Al trabajar con las diversas opciones de configuración contable en Cashflow, hay algunos consejos y mejores prácticas que te pueden ayudar a optimizar el uso de estas herramientas y a evitar errores comunes:
- Planifica Antes de Implementar
Antes de realizar cambios significativos en la configuración, asegúrate de comprender cómo cada ajuste afectará tus operaciones contables. Si es necesario, consulta con un contador o experto en finanzas.
- Utiliza la Configuración por Defecto
Cashflow provee una configuración predeterminada que funcionará para la mayoría de los escenarios. Si no tienes necesidades específicas, puede ser recomendable mantener la configuración por defecto para evitar complicaciones innecesarias.
- Ten en cuenta en Multi-Moneda
La gestión de múltiples monedas puede ser compleja. Si optas por la configuración manual de las tasas de cambio, asegúrate de mantenerlas actualizadas. Considera la opción automática si no tienes la capacidad de actualizar las tasas regularmente.
- Entiende la Determinación de Cuentas
La determinación de cuentas es una función potente, pero su mala configuración puede llevar a errores contables. Familiarízate con las opciones y utiliza la determinación manual solo si tienes una comprensión clara de las cuentas que deben ser seleccionadas.
- Realiza pruebas
Si planeas hacer cambios importantes, considera probarlos primero en un entorno de prueba o demostración. Esto te permitirá entender los efectos de los cambios sin afectar tus datos en vivo.
- Capacita a tu Equipo
Asegúrate de que todos los usuarios que trabajarán con la configuración contable estén adecuadamente capacitados y comprendan cómo utilizar las funciones correctamente.
Si tienes dudas o te encuentras con problemas, no dudes en contactar con el soporte técnico de Cashflow. Un experto puede ayudarte a navegar por las opciones de configuración y garantizar que estén alineadas con tus necesidades.
Problemas comunes
En la configuración y uso de las opciones contables de Cashflow, podrías encontrarte con algunos desafíos o problemas comunes. Aquí hay una lista de algunos de esos problemas, junto con posibles soluciones y recomendaciones para abordarlos:
- La numeración de las cuentas contables son muy (largas) o (cortas)
Verifica la configuración en el menú de Ajustes Generales y asegúrate de haber seleccionado la opción correcta. Si hay confusión, considera documentar los cambios realizados en la numeración.
- Problemas con Multi-Moneda
Revisa si has seleccionado la opción Automática o Manual para las tasas de cambio y asegúrate de que la configuración esté de acuerdo con tus necesidades. Si es manual, mantén las tasas actualizadas regularmente.
- Transacciones que se registran en cuentas incorrectas
Revisa la configuración en la sección de Determinación de Cuentas y asegúrate de haber seleccionado las cuentas correctas. Consulta con un contador si es necesario.
- Inconsistencias en los Reportes
Revisa las configuraciones relacionadas con las cuentas y transacciones en cuestión. Considera regenerar los informes después de verificar y corregir la configuración.
- Tasa de cambio desactualizada
Si estás utilizando la opción de tasa de cambio manual, asegúrate de actualizar la tasa regularmente. Si es automática, verifica la conexión a Internet y la configuración en la sección de Multi-Moneda. Si el problema persiste, puede ser necesario contactar al soporte técnico.
- No puedo Modificar la Tasa de Cambio al Momento de Generar una Transacción
Asegúrate de haber habilitado la opción "Ajustar Tasa" en la configuración de Multi-Moneda. Si esta opción no está habilitada, no podrás modificar la tasa de cambio durante la transacción.
- Algunas Transacciones Entraron con Cuentas Equivocadas, ¿Cómo Corrijo?
Primero, verifica la determinación de cuentas para asegurarte de que las cuentas correctas estén seleccionadas. Luego, tendrás que anular y volver a ingresar la transacción con las cuentas correctas.
Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.
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