Facturación Recurrente

1. Introducción

Las facturas recurrentes son una herramienta poderosa, diseñada para automatizar y simplificar el proceso de facturación para transacciones o servicios que ocurren regularmente. Si tu negocio ofrece suscripciones, pagos mensuales, o cualquier servicio que requiera cobros periódicos, las facturas recurrentes se convierten en una solución esencial. Al utilizar esta funcionalidad, no solo ahorras tiempo al no tener que emitir manualmente facturas cada vez, sino que también garantizas la consistencia y la puntualidad en tus cobros.

2. Crear una Factura Recurrente

Ya que las facturas recurrentes son plantillas para generar facturas, su proceso de creación es muy similar. Para crear una nueva factura:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas Recurrentes.
2. En la lista de Facturas Recurrentes, haz clic en el botón (+).
3. Elige el cliente, localidad (de venta), moneda, fecha de Inicio, estado (Borrador o Activa) y vendedor (empleado).
4. Si eliges una moneda extranjera (USD$) para una factura, se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
5. En opción Recurrencia, haz clic en el botón (+) y en la ventana emergente, define la frecuencia (Solo esta ves, Diario, Semanal Mensual, Anual) que debe generarse esta factura.
6. Al elegir un periodo recurrente como Mensual, define cada cuantos (x) meses debe generarse y cuando debe concluir la recurrencia.
7. En opción Documento, haz clic en el botón (+) y en la ventana emergente, puedes definir el Estado que debe generarse la factura, si deseas asignar la Tasa de forma automática en la fecha de generarse y si deseas Enviar la factura al cliente al memento de generarla.
8. En la sección de contenido es donde puedes elegir los productos y servicios que llevara esta factura. En cada línea puedes elegir un producto, servicio o paquete y definir la cantidad.
9. En cada nueva factura viene un línea por defecto, sin embargo, si necesitas agregar más líneas a la factura, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
10. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por porciento (%) de la venta o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en la palabra DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
11. Para aplicar cargos adicionales a una factura, debajo de los totales, elige una opción desde el campo de lista y define el monto en el campo del lado. Si requieres agregar más cargos, solo haz clic en el botón (+) al lado de campo de lista.
12. Finalmente puedes definir los términos y condiciones de la factura completando los respectivos campos.
13. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

3. Editar una Factura Recurrente

Pueden surgir ocaciones donde es necesario modificar una factura recurrente. Para modificar una factura:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas Recurrentes.
2. En el listado, busca la factura recurrente que deseas modificar.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Editar.
4. Realiza los ajustes que sean necesarios.
5. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

4. Eliminar una Factura Recurrente

Para eliminar una factura recurrentes:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas Recurrentes.
2. En el listado, busca la factura recurrente que deseas eliminar.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Borrar.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

5. Detener una Recurrencia

Para detener la generación de facturas desde una factura recurrente:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas Recurrentes.
2. En el listado, busca la factura recurrente que deseas detener.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Detener.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

6. Reanudar una Recurrencia

Para reanudar la generación de facturas desde una factura recurrente:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas Recurrentes.
2. En el listado, busca la factura recurrente que deseas reanudar.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Reanudar.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

7. Generar Factura Manualmente

Para generar la próxima factura en la secuencia de forma manual:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Facturas Recurrentes.
2. En el listado, busca la factura recurrente que deseas generar.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales) y luego haz clic en Generar.
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

8. Listado de facturas recurrentes y opciones

Dentro del módulo, encontrarás un listado completo de tus facturas recurrentes, también conocidas como plantillas de facturas. Junto a cada factura, hay un menú de acción (representado por tres puntos horizontales) que ofrece diversas herramientas para que puedas gestionar y monitorizar cada transacción de forma intuitiva. Las herramientas disponibles en este menú incluyen:

• Editar
  ‍Te permite ajustar o modificar detalles de una factura recurrente.
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• Vista Previa
  Esta opción te permite visualizar la factura recurrente tal como se vería una vez generada y formato impreso.
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• Auditoría
  La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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• Generar
  ‍Esta opción permite crear la próxima factura en la serie de manera manual.
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• Detener
  Esta opción Pausa la creación automática de nuevas facturas de esta recurrencia.
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• Reanudar
  Esta opción Activa nuevamente la generación automática de facturas.
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• Eliminar
  Si por alguna razón necesitas eliminar una factura recurrente, puedes hacerlo utilizando esta opción.

Estas opciones de menú son diseñadas para facilitar la gestión eficiente de tus facturas y proporcionar una mayor flexibilidad y control en el manejo de tu proceso de facturación.

Tips & Mejores Prácticas

Antes de iniciar con las facturas recurrentes, aquí te presentamos algunos consejos y mejores prácticas para aprovechar al máximo esta herramienta y optimizar tu proceso de facturación.

• Planificate antes de iniciar
  Antes de comenzar a crear facturas recurrentes, planifica y entiende bien tus modelos de negocio y patrones de facturación. Esto te ayudará a configurar adecuadamente las facturas y evitará confusiones en el futuro.
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• Revisa periódicamente
  Aunque las facturas recurrentes se generan automáticamente, es esencial revisarlas periódicamente. Esto te asegura de que todos los cargos son correctos y que no hay errores o inconsistencias.
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• Coordina con tus clientes
  Siempre informa a tus clientes sobre cómo y cuándo se les facturará, especialmente si hay cambios en las tarifas o en la frecuencia de facturación.
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• Monedas y tasas de cambio
  Si haces negocios en múltiples monedas, mantente actualizado con las tasas de cambio y revisa cómo afectarán tus facturas.
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• Utiliza la vista previa
  Antes de activar una factura recurrente, usa la opción de vista previa para verificar que todo se vea bien y que los detalles sean correctos.
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• Histórico de cambios
  Aprovecha la función de auditoría para tener un seguimiento detallado de las modificaciones. Es útil para resolver cualquier discrepancia que pueda surgir.
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• Automatización con precaución
  La automatización es útil, pero es esencial ser consciente de cuándo una factura recurrente se detiene o se reanuda. Mantén un registro o establece recordatorios para hacer un seguimiento.

• Capacitación y actualizaciones
  Si tienes un equipo que maneja la facturación, asegúrate de que estén capacitados y al día con las características y funcionalidades del sistema de facturación recurrente.
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• Alertas y notificaciones
  Configura alertas o notificaciones para informarte sobre cualquier problema o acción necesaria relacionada con las facturas recurrentes.
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• Feedback de clientes
  Escucha a tus clientes. Si reciben facturas recurrentes y tienen comentarios o inquietudes, tómalos en serio y haz los ajustes necesarios.
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Con estos consejos y mejores prácticas, puedes maximizar el potencial de las facturas recurrentes en tu negocio, garantizando una gestión eficiente y un flujo de ingresos constante.

Problemas comunes

Aunque la facturación recurrente es una herramienta fácil de usar, puede presentar ciertos obstáculos. Conocer los problemas más comunes te permitirá anticiparte y manejarlos adecuadamente. A continuación, te presentamos algunas situaciones habituales y cómo abordarlas.

1. Errores de Configuración
   ‍Al establecer la recurrencia, es posible que se configure incorrectamente, como facturar semanalmente en lugar de mensualmente. Siempre revisa dos veces la configuración de recurrencia antes de activarla y considera hacer una factura de prueba para asegurarte de que todo funciona correctamente.
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2. Tasas de Cambio Desactualizadas
   ‍Si utilizas una moneda extranjera, es crucial actualizar regularmente las tasas de cambio. Mantén un recordatorio para revisar y, si es necesario, actualizar las tasas en tu sistema.
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3. Clientes no Informados
   ‍Los clientes podrían recibir facturas recurrentes inesperadas si no están adecuadamente informados. Es vital comunicar y obtener el consentimiento de tus clientes antes de configurar una factura recurrente para evitar malentendidos.
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4. Las facturas no se están generando
   ‍Una detención accidental de una factura recurrente puede llevar a la falta de cobro. Establece controles de usuario y permisos adecuados y realiza revisiones periódicas para evitar alteraciones no deseadas.
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5. Datos desactualizados del Cliente
   ‍Las facturas recurrentes podrían enviarse a direcciones de correo electrónico desactualizadas o incorrectas. Es esencial realizar actualizaciones periódicas de la información del cliente y animar a tus clientes a informarte sobre cualquier cambio.
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6. Problemas con la Facturación Multi-Moneda
   ‍Las facturas generadas podrían no reflejar la moneda correcta. Asegúrate de verificar que la moneda establecida en la factura recurrente sea la adecuada, especialmente si has tenido cambios recientes en la configuración de monedas.
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7. Dificultad en el Seguimiento
   ‍Podrías encontrarte con desafíos para saber cuántas facturas se han generado o cuántas están pendientes. Utiliza herramientas de seguimiento y reportes dentro del sistema para mantener un registro organizado y al día.

Mantener un proceso de facturación eficiente es esencial para tu negocio. Al estar al tanto de estos problemas comunes y sus soluciones, podrás maximizar el beneficio de las facturas recurrentes.