¿No te pagan a tiempo tus clientes?, ¿Tienes mucho dinero en la calle que no logras cobrar? Uno de los problemas más comunes en los negocios es el de flujo de efectivo. Si la empresa esta alcanzando sus metas de ventas entonces seguramente es un problema de cobranzas.
Si no entra dinero a tu negocio pronto no podrás cubrir tus compromisos. Cuando esto sucede termina uno inyectando más dinero de sus ahorros o peor aun financiando la operación con un préstamo. Por eso es esencial que tengas tus cuentas por cobrar bajo control y así mantener tu flujo de efectivo siempre positivo.
A continuación te comparto 4 pasos para hacer que tus clientes te paguen más rápido, y lograr que siempre tengas un flujo constante de efectivo entrando en tu negocio.
1-Define una política de facturación
Si vendes a crédito es probable que ya tengas una política de facturación formal o informal, o sea sin ninguna documentación escrita, pero si aun no la tienes debes crearla lo mas pronto posible. Esta política define los términos y condiciones que rigen el proceso de facturación y cobros en tu empresa.
Una política de facturación incluye cosas como términos de pago, formas de pago, descuento por pronto pago y cargos por mora.
Veamos un ejemplo sencillo, la empresa XYZ comunica a sus clientes que:
- Sus facturas deben ser pagadas en su totalidad en un plazo no mayor a 30 días calendario.
- Los pagos deben hacerse por vía de un pago electrónico, cheque o depósito bancario.
- De no pagar dentro de los 30 días calendario el cliente deberá pagar una mora de un 3% del valor facturado.
- Sin embargo, si el cliente decide pagar durante los primeros 10 días (luego de la facturación) recibe un descuento de 3% por pronto pago.
ProTip: No olvides que estas políticas deben ser comunicadas a tus clientes para que estén al tanto de cuales son los términos de la transacción. Esto lo puedes hacer mediante los campos de Términos y Notas Adicionales en tus facturas y/o también enviarlos como un comunicado a tus clientes existentes.
2-Organiza tu trabajo
¿Se le envió la factura al cliente? ¿La habrá recibido? ¿Quienes me deben, cuánto y a qué tiempo? El proceso de cobros puede parecer sencillo pero si no se organiza pronto puede volverse un caos.
Por eso, debes organizar el flujo de trabajo de cobranzas para que tengas claro, al inicio de cada día, los pasos y tareas que tendrás qué hacer y así evitar improvisar en el proceso.
Un flujo de cobranzas sencillo incluye: 1) Enviar las facturas a tus clientes y confirmar su recepción, 2) dar seguimiento diario, semanal o mensual de tus cuentas por cobrar y 3) recordar a tus clientes sus pagos pendientes.
Veamos que implica cada uno:
- Envía tus facturas y confirma su recepción Al momento de crear tus facturas incluye el envío de la misma por correo electrónico a tu cliente, así iniciaras el primer paso en el proceso de cobros.
Luego de enviar una factura, asegúrate de confirmar con el cliente que la haya recibido. Esto lo puedes hacer con un acuse de recibo o mediante una llamada al cliente para confirmar la recepción.
Cashflow posee varias funcionalidades útiles para estos casos. Ademas Cashflow te brinda la opción de enviar la factura por correo electrónico en formato PDF con un histórico del envío. Así podrás saber si la factura se envió, se entregó y si el cliente leyó el correo electrónico.
- Da seguimiento de cobranzas Dependiendo la naturaleza de tu negocio, la cantidad de transacciones o tamaño de los montos, debes darle seguimiento a tus cobranzas de forma diaria, semanal, quincenal o mensual.
La clave aquí es determinar la necesidad de flujo de efectivo en tu negocio, mientras más necesidad de flujo tengas más de cerca debe ser tu seguimiento. Este seguimiento se hace generando reportes de cuentas por cobrar, saldos por antigüedad, estado de cliente, entre otros.
ProTip: Puedes usar un calendario como Google Calendar o el calendario en Cashflow donde puedes agregar todas tus cuentas por cobrar. Así tendrás una vista clara de qué pagos debes recibir en el día, semana, quincena o mes.
- Recordatorio de pagos a clientes Aunque hayas enviado las facturas a tus clientes no hay garantía de que estos te paguen a tiempo. Por eso durante el proceso de seguimiento debes notificarles a tus clientes sus facturas pendientes de pago. Esto lo puedes hacer vía una llamada de seguimiento, un correo electrónico o hasta un mensaje de WhatsApp dependiendo tu tipo de cliente.
ProTip: Si vas a realizar estos recordatorios de manera manual, puedes diseñar scripts para llamadas, plantillas de mensajes de emails y mensajes de WhatsApp para cada etapa de la cobranza, así no tendrás que improvisar la llamada o reescribir una y otra vez el mismo mensaje.
3-Facilita a tu cliente el pago
Es esencial que puedas habilitarle a tus clientes todas las formas a tu disposición para que te paguen. Mientras mas fácil le sea a tu cliente pagarte, más rápido lo hará. Pero antes de definir tus métodos de pago, evalúa y toma en cuenta la naturaleza de tu negocio, tu tipo de cliente, los montos y valores de las facturas a cobrar y tu necesidad de personal para estos fines.
Recomendaciones
- Para clientes empresariales, es muy probable que te paguen con un cheque o transferencia bancaria. Necesitaras disponer de un mensajero o un servicio de mensajería para recoger estos cheques.
- Para clientes consumidores o micro empresas que se manejan como consumidores, lo ideal es habilitar el cobro por tarjeta de crédito o débito.
- Para facturación con montos bajos, no conviene recibir pagos por vía de cheques o enviar un mensajero para recoger estos pagos, en estos casos la vía electrónica seria la forma ideal.
- Para facturación con montos altos, lo ideal sería vía transferencias, depósitos o cheques por ser más seguro.
ProTip: Trata de incentivar a tus clientes a que usen una vía electrónica para realizar su pago, así ahorras en mensajería y la transacción es más segura e instantánea. Asegúrate de comunicarle a tu cliente que describa el concepto del pago para evitar problemas en tu conciliación bancaria.
4-Automatiza tu facturación y cobro
Realizar las mismas tareas una y otra vez es algo tedioso y que consume mucho tiempo. Si quieres llevar tu facturación y cobranzas a otro nivel debes automatizar estos procesos.
Automatizar es poner en automático un proceso para ahorrar tiempo y delegar tareas repetitivas a un sistema en vez de hacerlas una y otra vez de manera manual.
Con herramientas cómo facturación recurrente y recordatorios de cobros en la plataforma de Cashflow puedes configurar que estos procesos corran de forma automática. Debajo te explico un poco más sobre cómo funcionan estas herramientas.
- Facturación Recurrente Si tu empresa provee servicios que se facturan mensualmente, como igualas o contratos de servicios, con la facturación recurrente puedes crear esas facturas y definir los días que le deben llegar a tus clientes. El sistema se encarga de generar estas facturas cuando corresponda y enviarlas a tus clientes por correos electrónicos en formato PDF.
- Recordatorios de cobros Los recordatorios de cobros permiten definir notificaciones de recordatorio a tus clientes sobre sus facturas pendientes de pago. Puedes definir emails de recordatorios que se pueden enviar días antes de vencer la factura, el día de su vencimiento y luego de su vencimiento hasta que estas sean saldadas.
Estas herramientas son muy útiles para agilizar los procesos de facturación y gestión de cuentas por cobrar, ademas de que ahorran mucho tiempo y trabajo manual.
Si aplicas estos 4 pasos en tu negocio te garantizo que tu trabajo de cobranzas será mucho más fácil, tus clientes te pagaran mas rápido y tu negocio siempre contara con flujo de efectivo positivo.
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