Introducción
Uno de los problemas más comunes que enfrentan los negocios que producen mercancía es que no tienen un control exacto de que les cuesta producir lo que venden. Esto usualmente lleva a un falta de visibilidad en la rentabilidad real de un producto o del negocio completo.
En esta guía quiero simplificar el proceso de como calcular los costos de producción en un negocio pequeño. La idea es que aprendas a costear la mercancía que produces para que puedes establecer mejor tus precios, tu margen de ganancia y tener una visibilidad mas clara en la rentabilidad de tu negocio.
Iniciaremos con definir los distintos tipos de costos producción, luego, como calcular estos costos de manera correcta y finalmente realizaremos un ejemplo con la producción de pasteles en una repostería.
Costos de Producción
Los costos de producción son los gastos que incurres para producir o fabricar un producto. Esto va desde la materia prima que utilizas, la mano de obra que se requiere, hasta los costos indirectos como espacio de trabajo, maquinaria y utilidades. En esencia, es todo lo que se requiere para producir un producto final.
Para poder calcular tus costos de producción de forma precisa necesitas 3 elementos:
- Lista de Materiales (Recetas)
- Monto de Costos Directos
- Monto de Costos Indirectos
Aunque analizaremos paso a paso cada elemento, también puedes descargar la plantilla de ejemplo de costos de producción para que puedas realizar el ejercicio. Descargar la plantilla.
1. Lista de Materiales (Receta)
La lista de materiales o receta contiene lista de materia prima y las cantidades que se requieren para producir un producto en particular. El primer paso para calcular tus costos de producción de forma exacta es tener bien definida tus recetas o listas de materiales.
Ahora veamos un ejemplo de una lista de materiales (recetas) para producir pasteles en una repostería. En esta receta se define la materia prima requerida para producir un lote de 12 unidades de Pastel de Vainilla Original de 75 gramos cada uno.
Lista de Materiales para Pasteles (BOM)
Es muy importante que conozcas bien tus recetas ya que esto te puede ayudar a identificar áreas donde puedes reducir costos, optimizar la compra de materiales y mejorar tu proceso de producción.
Es importante destacar que, al momento de producir, nunca debes trabajar sin receta o al ojo porciento, si lo haces de esta manera, nunca podrás determinar tu costo de real de producción.
La lista de materiales o recetas forman parte de los costos directos de producción. Sobre estos hablaremos en mas detalle en la próxima sección.
2. Tipos de Costos de Producción
Los costos de producción se categorizan en tres tipos, costos directos, costos indirectos y costos generales. Veamos que comprenden cada uno de estos costos.
2.1 Costos Directos
Los costos directos son aquellos gastos que están directamente relacionados con la producción de tus productos. Puedes encontrar una gran parte de estos costos en la lista de materiales (recetas) que tocamos en el punto anterior, pero también incluye la mano de obra directa.
Por ejemplo, en la repostería, los costos de harina, azúcar, mantequilla, huevos y los empleados que hacen los pasteles son parte de tus costos directos.
En resumen, si puedes medir y asociar con exactitud un costo especifico a la producción de un artículo en particular, probablemente es considerado un costo directo.
¿Qué ocurre con los costos que no se relacionan directamente con una producción en particular, como los gastos de gas o electricidad? Esto son los costos indirectos y te explico a continuación.
2.2 Costos Indirectos
A diferencia de los costos directos, los costos indirectos no están directamente relacionados con la producción. Estos incluyen entre otras cosas, servicios, alquiler y mantenimiento. En el caso de la repostería, el gas utilizado para el horno, es un costo indirecto que debes distribuir a cada pastel que produces para determinar la rentabilidad.
Pero, y ¿Por que el gas sería un costo indirecto?, por que no puedes medir con exactitud cuanto gas consumes en la producción de un pastel en particular. En los costos indirectos debes calcular cuando consumiste en un periodo particular y distribuirlo en toda la producción que utilizo dicho consumo.
Dentro de los costos indirectos también puedes tener Costos Indirectos Fijos (CIF) y Costos Indirectos Variables (CIV).
- Costos Indirectos Fijos (CIF)
Los costos fijos son aquellos gastos que no varían con el nivel de producción. Por ejemplo, el alquiler de la fábrica o del local: es una cantidad que se paga cada mes, sin importar la cantidad de productos, como pasteles, que se fabriquen durante ese periodo.
- Costos Indirectos variables (CIV)
A diferencias de los costos fijos, los costos variables son aquellos gastos que si varían con el nivel de producción. Por ejemplo, el gas que se utiliza para hornear los pasteles puede variar dependiendo la cantidad de pasteles que produzcas durante un periodo particular.
Es importante comprender estas diferencias porque te permite calcular el número mínimo de pasteles que necesitas producir para cubrir tus costos y comenzar a generar ganancias. Además, después de alcanzar ese número, cada pastel adicional que hagas costará menos en términos de gastos, aumentando tu margen de beneficio.
2.3 Gastos Generales
Los gastos generales son un tipo de costo indirecto. Esto son los que mantienen el negocio funcionando, pero no contribuyen directamente a los ingresos. Entre estos puedes encontrar los gastos administrativos, de marketing y de ventas.
Dentro de los costos generales puedes encontrar costos generales de producción y costos generales administrativos. Aunque ambos son costos generales, los costos generales de producción abarcan gastos como el mantenimiento de la planta física (fabrica), mientas que los administrativos incluyen cosas como suministros de oficina para la administración.
Si eres un negocio pequeño, es posible que no requieras de un seguimiento de costos tan detallado, sin embargo, siempre es recomendable incluir todos los costos incurrido en un negocio que produce mercancía.
Ya que hemos cubierto los conceptos claves que componen los costos de producción, ahora podemos ver como realizar el cálculo para conocer el costo real de cada artículo que se produce.
3. Como Calcular Costos de Producción
En mi opinión, calcular los costos de producción no es un proceso complicado. La clave es recopilar toda la información de costos y tenerla a mano antes de poder realizar tu cálculo.
A continuación, te presento una guía paso a paso para ayudarte a calcular los costos de producción:
- Identifica tus Costos Directos
Recuerda, estos son los gastos que se relacionan directamente con la producción de tus productos. Si tienes una repostería, los costos de la harina, mantequilla, huevos, el azúcar necesarios para hacer pasteles y la mano de obra del pastelero serían considerados costos directos.
- Identifica tus Costos Indirectos (Fijos y Variables)
Estos son gastos que mantienen tu negocio funcionando, pero que no están directamente vinculados con la producción de productos individuales. Siguiendo el ejemplo de la repostería, un costo fijo seria el local, y variables, el gas y la electricidad utilizada para producir los pasteles.
- Identifica tus Costos Generales
Estos son gastos necesarios para el funcionamiento general de tu negocio, como salarios administrativos, marketing y servicios públicos. Esto serían el salario del personal en caja, encargado de la repostería, el costo de la publicidad en Instagram, y del gestor de las redes sociales.
- Definición de Unidad de Costos Indirectos
Ahora necesitas calcular tus costos indirectos fijos y variables y reducirlos a una unidad medible para poder asignarlos a cada artículos producido.
4.1 Costo Indirecto (Variable)
Para obtener el costo indirecto variable, suma todos tus costos variables (gas, electricidad, etc.) de un periodo (mes) y luego divides este monto entre el total de unidades producidas en ese mismo periodo. Este resultado te dará tu costo indirecto variable por artículo.
Ejemplo: Si tu repostería produce 1,000 pasteles al mes y tus costos variables (gas, electricidad, etc.) suman $1,800, entonces cada pastel tendrá un costo indirecto variable de $1.80.
4.2 Costo Indirecto (Fijo)
Para obtener el costo indirecto fijo, suma tus costos fijos (alquiler, salarios, internet, etc) de un periodo (mes) y luego divides este monto entre el total de unidades producidas en ese mismo periodo. Esto te dará tu costo indirecto fijo por unidad.
Ejemplo: Si produces 1,000 pasteles al mes y tu costo fijos (alquiler, etc) suman $1,800, entonces cada unidad de pastel tendrá un costo indirecto fijo de $1.80.
Usualmente un negocio pequeño no lleva este nivel tan preciso de costos sin embargo a medida que va creciendo cada vez es mas necesario hacerlo.
- Asignación de Costos
Ahora que tenemos tanto una medida de costo indirecto fijos y variables por unidad, podemos asignar este costo a la lista de materiales y conocer el costo de producción por cada unidad.
En este paso, vamos a sumar todos los costos: directos, indirectos y generales, para obtener el costo total de producción por cada unidad. En la próxima sección realizaremos un caso de ejemplo para que veamos como se conecta todo.
5. Costo de Producción de Pasteles
Vamos a analizar un ejemplo real de cómo calcular el costo de producción de un lote de 12 unidades de Pastel de Vainilla Original en nuestra repostería. La idea es mostrar con un ejemplo simulado como se calculan y distribuyen los costos producción según todo lo que hemos aprendido hasta ahora.
Vamos a iniciar con la lista de materiales (recetas). Esta receta produce un lote de 12 unidades de Pastel de Vainilla Original de 75 gramos cada uno.
Lista de Materiales (Receta para 12 unidades)
Ya que tenemos la lista de materiales definida, ahora vamos calcular la mano de obra.
Costos de Mano de Obra
Luego de obtener los costos directos de materiales y mano de obra, ahora vamos a calcular los costos indirectos.
Costos Indirectos
Existen varias formas de calcular estos costos indirectos. Uno de los más usados es el método Estándar que consiste en sumar todos los costos incurrido en un periodo (mes) y dividirlo por la cantidad de unidades producidas en este mismo periodo (mes). En caso de que produzcas distintos tipos de artículos en la misma fabrica o local, deberas calcular estos costos por tipo de producto o por centro de costo.
Existen otros métodos de costos como: costos por procesos, por lotes, por ordenes de trabajo, entre otros, sin embargo ya definir estos se sale del alcance de este artículo.
Una vez tengamos todos los costos directos e indirectos calculados podemos proceder a calcular cuanto nos cuesta producir el lote y cuando es el costo por unidad.
Cálculo Final: Desglose de Costos
Al sumar todo los componentes, puedes ver el costo total de producir 12 unidades de pastel por un costo de $38.00 cada unidad. Ahora conociendo el costo de producir cada pastel podemos fijar un precio adecuado.
En este caso, si deseamos tener un margen de ganancia de 50% podríamos definir un precio de $57.00 por unidad con un margen de $19.00 por cada pastel vendido.
Recuerda que puedes descargar la plantilla de ejemplo de costos de producción para que puedas realizar el ejercicio. Descargar la plantilla.
Conclusión
Ahora puedes lograr tener una visión más clara de tus costos de producción. Tener este numero claro, te permite definir mejor tus precios y poder tomar mejores decisiones en tu negocio. Si tienes un negocio que produce mercancía y quieres simplificar todo este proceso, utiliza el módulo de ordenes de producción en Cashflow.
