Como emprendedor y micro-empresario correr un negocio no es nada fácil. Tienes que estar al tanto de todo. Y aunque todas las áreas del negocio son importantes, para el que está iniciando y no cuenta con personal suficiente, el tiempo sencillamente no da para hacerlo todo.
El seguimiento de los gastos en un negocio es importante, sin embargo, solo se puede gastar cuando hay dinero para hacerlo, por lo que, al inicio, lo más importante para un emprendedor y micro-empresario es vender y aumentar ingresos.
Por eso debemos auxiliarnos de herramientas que nos permitan facilitar y automatizar, a la medida de lo posible, todos los procesos de menor prioridad y así liberar tiempo para atender las tareas más importantes, según la etapa en que está tu negocio.
En este articulo quiero compartir contigo, cómo ahorrar tiempo y organizar fácilmente los gastos fijos de tu negocio.
1) Haz una lista de tus gastos fijos
Elabora una lista de los gastos fijos que tienes en el negocio. Esta lista debe contener el proveedor, el servicio, el monto y la fecha de pago.
2) Organiza las fechas de pago
Define dos fechas al mes para realizar los pagos de tus gastos fijos, preferiblemente en quincenas. Estas pueden ser los días 15 y 30 de cada mes.
Toma la lista de gastos fijos del paso anterior y asigna cada gasto, según su fecha, en la quincena correspondiente tomando en cuenta evitar atrasos o recargos.
Esto te ayudará a mejorar tu flujo de efectivo y reducir todas las fechas de pagos a solo dos días cada mes.
3) Creo dos calendarios
En el calendario de Cashflow, crea dos calendarios, Gastos Fijos y Fechas de Pago. En el calendario de Gastos Fijos crearas eventos para cada factura de gastos fijos de tu lista inicial. Este calendario te servirá para saber exactamente cuando serán las fechas de vencimiento de cada factura de gasto.
En el calendario de Fechas de Pago, crearas solo dos eventos, uno para el 15 y otro para el 30 de cada mes y en la descripción de cada evento escribirás una lista simple de todos los pagos que debes realizar en estas fechas.
También, si posees una cuenta de Google y no desees usar Cashflow, puedes usar el calendario de Google (Google Calendar) para realizar estos calendarios.
4) Define Recordatorios
Para estar al tanto de los días de pago, a los dos eventos del calendario Fechas de Pago, define una alarma que se ejecute por lo menos 3 días antes de cada quincena.
Esto, aparte de recordarte, también te ayudara a tener una idea mas clara de si contaras con los fondos para cubrir la quincena. Con esto podrás anticiparte y hacer los esfuerzos necesarios o ajustes de lugar.
5) Priorizar Pagos
Si al momento del pago quincenal no tienes fondos disponibles para pagar todo, prioriza según el impacto.
- Pago de empleados y servicios esenciales como: electricidad, teléfono e internet, o los que requiera tu negocio en particular. Sin ellos no puedes operar.
- Impuestos y Seguridad Social, ya que no solo generan recargos muy altos, sino que también pueden afectar los servicios de salud de tus empleados.
- Cualquier servicio o compromiso que pudiera afectar tu negocio, como préstamos y tarjetas de crédito que pueden dañar tu crédito.
- Finalmente, todos los gastos no esenciales.
6) Muy Importante
Si es frecuente que no tengas los fondos para cubrir la quincena, entonces debes tomar acciones para aumentar las ventas y/o reducir gastos. Cuando un negocio no puede cubrir sus gastos usualmente tiende a financiarse.
Trata siempre de no financiarte con tarjetas de crédito, al final tendrás que pagar intereses sobre tus gastos o los pagos que realices, lo que aumentará tus gastos significativamente.
Cashflow es un sistema de contabilidad para Pymes que te ayuda a organizar tu negocio y prepararlo para el crecimiento. Provee todas las herramientas que necesitas para llevar un control de tus gastos de manera sencilla.
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