Hay muchos software de contabilidad en el mercado, pero, ¿Cuál es el ideal para mi negocio? Al momento de elegir un software contable debes tener muy pendiente si el mismo resuelve las necesidades reales de tu negocio.
Para ahorrarte tiempo y evitarte frustración, debajo comparto 10 cosas que debes saber antes de comprar un software de contabilidad.
Resumen
- Se adapta a tu empresa
- Es intuitivo y fácil de usar
- Simplifica las tareas fiscales
- Te simplifica el trabajo diario
- Te da visibilidad en el negocio
- Provee controles internos
- Le facilita el trabajo al contador
- Incluye soporte con experiencia
- Es 100% contable
- Está en la nube
1 – Se adapta a tu empresa
Manejar un negocio es complejo, no se trata solo de ingresos y gastos, tienes que estar al tanto de todo. Antes de invertir tiempo o dinero en un software de contabilidad, lo primero que debes hacer es evaluar si el mismo se adapta a tu tipo de negocio.
Si el software no provee las herramientas para tu tipo de negocio, esto te obligara a hacer mucho mas trabajo manual o invertir más dinero y tiempo en integrar otra herramienta para cubrir la necesidad.
2 – Es intuitivo y fácil de usar
El software de contabilidad debe ser fácil de usar, de no serlo, la curva de aprendizaje será muy larga y tu o tu equipo tarde o temprano dejaran de usarlo. Un ejemplo de un software muy completo pero que falla en ser intuitivo y fácil de usar es SAP Business One.
Busca un software que sea intuitivo y fácil de usar, esto te ayudará a poder integrarlo a tu equipo de trabajo mas rápido y sin obstáculos.
3 – Te simplifica las tareas fiscales
Una parte esencial en la contabilidad de cada empresa es la parte fiscal. Si no se realizan las declaraciones de impuestos correctamente y a tiempo puede costar mucho dinero.
El software contable debe proveer las funcionalidades y reportes para facilitar la declaración fiscal. Esto es esencial, ya qué, de no proveer estas funcionalidades, se tendrá que invertir más tiempo en realizar trabajo manual, aumentando así el costo y el riesgo de cometer errores en la declaración.
Asegurate de que el software que adquieras provea todos los reportes (606, 607, 608 en TXT) que necesitas para hacer las declaraciones fiscales.
4 – Te simplifica el trabajo diario
Hay muchos software en el mercado que se promueven como soluciones fáciles de usar para tu negocio, sin embargo, luego de usarlos unos meses te das cuenta que son muy básicos y dejan muchas áreas del negocio huérfanas.
Esto complica el trabajo diario agregando trabajo manual o dejando poca visibilidad en áreas esenciales del negocio. El software que adquieras debe poder cubrir todas las áreas esenciales de tu negocio, simplificar las tareas de estas áreas y darte total visibilidad de desempeño.
5 – Te da visibilidad en el negocio
Un negocio sin visibilidad de desempeño es cómo conducir un automóvil con los ojos vendados. Una función fundamental que debe proveer un software de contabilidad es poder brindar visibilidad en las diferentes áreas de los negocios.
No basta con solo conocer los ingresos y gastos, en los negocios debes estar al tanto de todo. El software de contabilidad debe poder proveerte informaciones financieras puntuales, de todo el negocio y en tiempo real.
6 – Provee controles Internos
Existe una tendencia de que cuando el negocio esta pequeño o el dueño hace todo el trabajo operativo, la prioridad principal es que el software de contabilidad sea fácil de usar. Sin embargo, una vez contratas personal, se hace mas importante poder aplicar controles para evitar errores y transacciones fraudulentas.
El software debe poder proveer controles para evitar que se efectúen robos internos o transacciones fraudulentas. También debe proveer herramientas de auditoria, que permitan visualizar el histórico de cambios en cada transacción.
7 – Le facilita el trabajo al contador
El software contable debe poder simplificar el trabajo de tu contador, proveerle las informaciones que necesita para no tener que realizar trabajos manuales o en plantillas de excel. Recuerda que mientras más tiempo tenga que invertir un contador en su trabajo, más te costara a ti.
Hay herramientas que son esenciales para facilitar el trabajo de tu contador, como: reportes y estados financieros, reportes fiscales, diario, cierre de periodos, entre otras. Antes de adquirir una software de contabilidad para tu negocio, te recomendamos presentárselo a tu contador.
Si eres contador, te interesara leer este “6 cosas que debe tener un sistema de contabilidad ideal para llevar igualas“.
8 – Incluye soporte con experiencia
Tu negocio debe operar de manera continua y el tiempo es dinero por lo que cada minuto cuenta. La asistencia técnica es una parte fundamental de cualquier software contable.
Es muy común en software desarrollados por individuos informales que una vez se adquiere la solución, se provee de poco soporte o el individuo no puede ser contactado cuando la empresa mas lo necesita.
El software de contabilidad debe incluir asistencia técnica rápida y con la experiencia necesaria que le permita ayudar a solucionar cualquier situación a tu personal operativo, a ti y a tu contador.
9 – Debe ser 100% contable
Pudiera sonar contradictorio, un software de contabilidad que sea 100% contable. Sin embargo hay muchos software en el mercado que dicen que son contables pero en la realidad no los son.
Para que un software sea contable debe proveer todas las herramientas y reportes necesarios para llevar la contabilidad de un negocio. También debe asentar correctamente las operaciones financieras de manera que la información sea confiable al momento de genera estados financieros.
Si un software dice que es contable pero no lo es contable, entonces ¿Qué es? Usualmente son software de ingresos y gastos con etiqueta de contable. Puede ser funcionales, sin embargo, al memento que se necesita generar estados financieros o realizar algún tratamiento contable, no proveen toda la información necesaria, obligando al contador a realizar trabajo manual.
10 – Esta en la nube
En este tiempo, poder acceder a la información del negocio en tiempo real, ya no es una ventaja competitiva, es una necesidad. Un software instalado localmente en el computador ya es muy costoso y limitante para un negocio. Si el software no corre en la nube, obliga a todo el equipo a estar fisicamente en la oficina para poder operar o acceder a la información.
El software de contabilidad debe poder dar acceso a la información, de forma segura, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Conclusión
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