La facturación electrónica ya es una realidad en la República Dominicana, pero, ¿Qué es la facturación electrónica?, ¿Por qué existe?, ¿Cómo funciona? y ¿Cuáles son sus beneficios?
Durante los últimos 15 años la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) ha estado realizando reformas a los proceso de recaudación de impuestos en la República Dominicana.
Desde entonces hemos visto la introducción de los comprobantes fiscales, formatos de envío 606, 607 y 608, la declaración mensual del ITBIS mediante el formulario IT1 entre otros.
Estas herramientas y procesos han mejorado la recaudación y disminuido la evasión fiscal a beneficio del gobierno, sin embargo, han agregado una mayor carga operativa a los negocios que deben realizar estos procesos para poder hacer sus declaraciones de impuesto.
La facturación electrónica viene a hacer más eficiente los procesos de recaudación fiscal para el gobierno, pero a su vez, también viene a alivianar la carga operativa de los negocios.
¿Qué es la Facturación Electrónica?
La facturación electrónica es un método más eficiente de emitir facturas con validez fiscal. Donde antes se requería generar una factura con un comprobante fiscal, imprimirla, para luego enviarla a tu cliente de forma física vía un mensajero. Ahora con la facturación electrónica puedes enviar estas facturas a tus clientes en un formato electrónico firmadas digitalmente, con plena validez legal.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
- Ahorras tiempo en tus declaraciones fiscales.
- Ahorra en los costos de impresión y papel.
- Ahorra en los costos de mensajería.
- Te permite automatizar procesos y disminuir el trabajo operativo.
- Facilita el comercio electrónico y transacciones.
- Provee valor legal tanto a ti como a tu cliente.
- Estandariza las transacciones electrónica entre empresas.
- Minimiza/Elimina el riesgo de perder el documento. El papel puede dañarse, un documento electrónico no.
- Disminuye los costos de almacenamiento de documentos. Almacenar electrónicos es más seguro, eficiente y barato que almacenar documentos físicos.
¿Cómo funciona?
El modelo de facturación electrónica está compuesto por documentos electrónicos (e-CF) firmados digitalmente, número de comprobante fiscal electrónico (e-NCF) y la plataforma de la DGII (Web Service).
Una vez una empresa se ha integrado exitosamente como emisor electrónico, pasos que describo más abajo, puede iniciar a emitir documentos electrónicos.
Veamos cómo funciona el modelo donde ambos proveedor y cliente esta integrados a la plataforma de facturación electrónica.
Modelo 1: Emisor-Receptor Electrónicos
1) Tu sistema de facturación (emisor electrónico) envía la factura en formato XML (e-CF) a la plataforma de la DGII al momento de su emisión.
2) La DGII responde entregándote un trackId, que puedes utilizar para consultar el estado del documento, a través del servicio web en la DGII.
3) Luego, tu sistema de facturación envía la factura en formato XML a tu cliente (receptor electrónico).
4) El sistema de tu cliente debe acusar recibo de la factura electrónica (e-CF).
5) Tu cliente te podrá aprobar o rechazar tu factura electrónica (Aprobación o Rechazo Comercial).
6) En caso de que tu cliente apruebe o rechace, su sistema deberá notificará a la plataforma de la DGII de la repuesta.
Estos pasos ocurren de forma electrónica en cuestión de fracciones de segundos y por lo general son llevados a cabo por los sistemas de facturación y la plataforma de la DGII.
Ahora veamos como funciona el modelo donde solo tú estas integrado a la plataforma de facturación electrónica.
Modelo 2: Emisor Electrónico y Receptor No Electrónico
1) Tu sistema de facturación (emisor electrónico) envía la factura en formato XML (e-CF) a la plataforma de la DGII al momento de su emisión.
2) La DGII responde entregándote un trackId, que puedes utilizar para consultar el estado del documento, a través del servicio web en la DGII.
3) Luego, Tú (emisor electrónico) entregas una representación impresa (RI) de la factura electrónica (e-CF) a tu cliente no electrónico.
Tu cliente deberá consultar la validez del documento en la página web de la DGII y luego reportar la compra en el Formato de Envío de Costos y Gastos (Formato 606).
Modelo 3: Emisión de Factura de Consumo Electrónica con monto menor a DOP$250 mil
1) Al emitir una factura de consumo electrónica por un monto menor a DOP$250 mil, tu sistema de facturación deberá guardar en base de datos y enviar un resumen a la plataforma de la DGII.
2) La plataforma de la DGII retorna una respuesta de la validación que puede ser Aceptado, Rechazado o Aceptado Condicional.
3) Una vez aceptada, debes entregar a tu cliente una Representación Impresa de la factura de consumo electrónica.
Deberas almacenar en forma electrónica todas las facturas de consumo emitidas, por un período de diez (10) años, adicional, deberás permitirle a tu cliente su consulta.
¿Cómo puedo integrarme?
Para integrarte en a la plataforma de facturación electrónica debes cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser una empresa registrada como contribuyente (RNC).
- Ser representante de la empresa frente a la DGII.
- Estar al día con los impuestos y deberes formales.
- Contar con un certificado digital para procesos tributarios.
- Implementar o poseer un software de facturación que este integrado a la plataforma de facturación electrónica de la DGII.
- Completar el Formulario de Solicitud de Autorización. (FI-GDF-016)
- Aprobar el proceso de certificación.
- Estar en cumplimiento con la Norma General 06-2018 sobre Comprobantes Fiscales.
Puedes encontrar toda la documentación de sobre la facturación electrónica en la pagina web de la DGII.
Para poder integrarte exitosamente en la plataforma de facturación electrónica debes contar con un sistema de contabilidad que este integrado y certificado por la DGII. De no ser así tendrás que integrar, si es posible, el software que ya tienes.
En el software de contabilidad Cashflow pronto podrás integrarte a la plataforma de facturación electrónica de forma fácil y rápida.
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