¿Te da temor pensar en los impuestos, las multas o sorpresas fiscales que pueden surgir en tu negocio? No te voy a mentir, a mi también. El problema es que como emprendedores a veces no disponemos ni del tiempo ni el conocimiento para dar seguimiento a los impuestos.
Sin embargo el descuido en la gestión fiscal puede ser catastrófico para tu negocio ya que a parte de generar cargos, también te quita la paz mental. Sientes como tener una bomba en la mano sin saber en qué momento va a explotar.
Pero no te preocupes, en este articulo te comparto 6 consejos que te ayudaran a mantener tus impuestos bajo control.
Tip #1 — Factura contra el pago
Siempre trata de generar la factura fiscal cuando el cliente este listo para realizar el pago. Esto es por que en el momento que generas una factura formal ya tienes el compromiso, ante la DGII, de pagar ese ITBIS, te pague tu cliente o no.
Para que tengas una idea; si facturas un servicio por $10,000 + $1,800 de ITBIS en el mes de enero, pero, tu cliente te pagara en abril, tendrás que asumir el pago de ese ITBIS en la declaración de enero y esperar hasta abril para recibirlo de tu cliente.
Para evitar esto te recomiendo:
1) Evita cuentas por cobrar a largo plazo
Debes evitar tener cuentas por cobrar a largo plazo, por que si facturas y no logras cobrar a tiempo, pronto terminaras pagando un ITBIS que ni siquiera has cobrado. Esto es una formula rápida para atrasarse con el pago de los impuestos o quedarse sin capital de trabajo.
Por eso es importante lograr que tus clientes te paguen rápido. Si necesitas mejorar tus cuentas por cobrar te recomiendo leer el articulo: 4 Pasos para hacer que tus clientes te paguen más rápido.
2) Solicita avances a clientes
Si ofreces servicios que requieren tiempo de entrega o gestionas proyectos, puedes solicitar avances a tu cliente sin tener que emitir una factura. Una vez concluido el servicio o entregado el proyecto puedes generar la factura formal y saldarla con los avances recibidos.
3) Usar ordenes de venta antes de facturar
Si necesitas usar algún documento para generar compromiso con tu cliente que no sea una factura, puedes utilizar ordenes de venta y una vez tu cliente este listo para pagar, la conviertes en facturas formales.
La idea central de este Tip es tratar de acercar lo más posible la fecha de la facturación a la fecha del cobro, y si puedes lograrlo dentro del mismo mes seria un éxito.
Tip #2 — Reporta todos tus gastos
Asegúrate de registrar y reportar todos los gastos en tu negocio a la DGII. Categoriza bien todos tus gastos y no dejes nada afuera. Incluye todos los gastos formales, informales y gastos menores.
Todo gasto no reportado aumenta tu compromiso fiscal
Todo gasto que no logres reportar a la DGII de una forma u otra aumentará tu compromiso fiscal. Si no reportas una factura de gasto con ITBIS pagado, no podrás compensarlo con el ITBIS cobrado en ese mes y por lo tanto aumentara tu ITBIS por pagar.
De igual forma este tampoco será admitido como un gasto incurrido en la operación de la empresa para fines de calcular el beneficio a fin de año. Para todo gasto no reportado o no admitido en la declaración de impuesto sobre la renta (IR2) tendrás que pagar un 25%*.
* El % de impuestos sobre la renta (ISR) dependerá del año de la declaración.
Cuidado con las compras informales Si requieres comprar algo a un proveedor informal, esto es, que no están debidamente registrados en la DGII, genérale una factura para proveedor informal y retenle los impuestos requeridos.
En estos casos los impuestos o se lo retienes al proveedor al momento del pago o los asumes tu agregándolos al precio de tu proveedor. Es muy común que ni tú proveedor ni tu quieran asumir este impuesto, y por lo tanto, para no asumirlo tu, querrás dejarlos fuera de tu declaración.
Evita ahorrar dinero en este sentido, si no reportas estos gastos con sus retenciones a la DGII, al final te costara 25%* más a fin de año.
* El % de impuestos sobre la renta (ISR) dependerá del año de la declaración.
Tip #3 — No utilices el ITBIS cobrado
Como emprendedores y micro-empresarios tendemos a pensar que todo el dinero facturado y cobrado es nuestro. Muchos se quejan de que tienen que pagar ITIBS a fin de mes, sin embargo, esto es porque aun no han aceptado la idea de que el ITBIS no es de su empresa, es de la DGII y no es la empresa que lo paga, es su cliente.
Es aquí donde surgen todos los problemas con retrasos en el pago mensual del ITBIS (IT1). Si gastas el dinero del ITBIS cobrado que no te corresponde, quedaras descuadrado a fin de mes y no podrás pagarlo a la DGII.
Por eso la recomendación es, no gastes el dinero que recibes por concepto de ITBIS cobrado. Mejor reserva este dinero aparte hasta el momento de realizar la declaración y pago del mismo.
ProTip Si manejas múltiples cuentas de banco en tu empresa, puedes usar una cuenta no operativa para transferir y reservar el ITBIS cobrado hasta el momento de la declaración. Así evitas usar ese dinero en tu operación diaria.
Tip #4 — Haz tus declaraciones a tiempo
Siempre haz tus declaraciones y pago de impuestos a tiempo. Evita a toda costa hacer declaraciones o pagos tardíos, los intereses generados por la DGII son similares a los de un prestamista modesto.
No hay nada mas frustrante que pagar intereses y recargos innecesarios de dinero por algo que no genera ningún avance o beneficio en tu negocio. Evita esto, declara y paga a tiempo tus impuestos.
Y si, ¿Ya tengo atrasos y no tengo dinero para pagar?
Si ya posees atrasos con la DGII, consolida todo lo pendiente y haz un acuerdo de pago. Aunque aun tienes el compromiso de pago, evitas los altos intereses y recargos.
ProTip
Si no tienes el efectivo para pagar pero tienes opciones de financiamiento disponible a un menor costo que los intereses de la DGII, utiliza un préstamo para saldar tus compromisos fiscales.
Tip #5 — Automatiza Tareas
Usa la tecnología como una herramienta para automatizar tareas y simplificar el trabajo. El trabajo manual es largo, tedioso y costoso, si puedes automatizarlo en parte o en total ahorraras tiempo, dinero y tendrás paz mental.
Pero, ¿Cómo puedo automatizar las tareas fiscales?
Utiliza un software contable que te provea herramientas para simplificar las tareas fiscales más repetitivas.
Busca herramientas como:
- Definición de Impuestos, tasas y asignación automática.
- Configuración y asignación automática de comprobantes fiscales en cada transacción.
- Categorización fiscal de ingresos y gastos
- Generación de formatos de envío en TXT (606, 607, 608).
- Gestión de gastos menores con comprobante fiscal.
- Facturas, comprobantes y retenciones a proveedores informales
- Registro de retenciones de impuestos.
Facturación electrónica
Aunque esta en sus inicios y aun no ha iniciado la implementación masiva, en los próximos meses entrará en funcionamiento la facturación electrónica en el país. Una vez este implementada y en pleno funcionamiento, remplazará muchas de las tareas fiscales que hoy se realizan manualmente.
Si quieres saber mas sobre la facturación electrónica y como funciona te recomiendo leer este articulo: Facturación Electrónica – todo lo que tienes que saber
Tip #6 — Delega las tareas fiscales
Si quieres mantener tus impuestos bajo control, debes primero tener tu contabilidad organizada y al día. Para lograr esto, debes delegar las tareas contables y fiscales. Porque al menos que seas un contador, como emprendedor y empresario lo más importante y prioritario es hacer crecer tu negocio.
Intentar hacerlo todo tú mismo es una formula rápida para el desgaste físico y mental y por lo tanto una ruta directa al fracaso. Tienes que evitar invertir tiempo en tareas que, aunque urgentes, no aportan directamente al crecimiento del negocio.
Sin embargo no puedes delegar tu gestión contable y fiscal a cualquier persona, un descuido en este sentido podría costarte el negocio. Vas a necesitar contratar un personal capacitado o los servicios de un profesional independiente con la experiencia para llevar a cabo todo el proceso.
Algunas de las tareas que necesitaras delegar:
- Contabilidad general
- Declaración mensual del ITBIS (IT1, 606, 607, 608, IR17)
- Declaración anual de impuestos sobre la renta (IR2)
- Registro de Nómina en la TSS & SISALRIL
- Asesoría profesional y representación ante la DGII
ProTip
Si no tienes presupuesto para contratar un personal con la experiencia necesaria para llevar acabo estas funciones, puedes contratar los servicios de un profesional independiente. Muchas veces el costo de contratar un profesional independiente es mucho menor y no tienes el compromiso laboral.
Si aplicas estos 6 tips en tu negocio te aseguro que evitaras recargo, multas y ya no sentirás temor de sorpresas fiscales.
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