El mercado actual ofrece diversos sistemas de contabilidad en línea para pymes, pero no todos tienen la misma calidad. Antes de escoger un software para tus clientes, asegúrate de que cumple tanto con sus necesidades como con las tuyas. Debes considerar las necesidades del dueño del negocio, el personal operativo y tú como contador.
Si el software no cubre las necesidades de cada persona, eventualmente perderás el cliente o invertirás más tiempo para retenerlo. Por eso, necesitas una herramienta que satisfaga las necesidades del contador, del dueño del negocio y del personal operativo.
A continuación, te presento 6 características esenciales que debe tener el sistema de contabilidad perfecto para gestionar igualas:
1. Debe proveer información al dueño
El dueño del negocio es tu principal contacto y quien te paga. Aunque tiene necesidades simples, quiere saber el estado de su negocio en todo momento. Si no puede acceder a esta información por sí mismo, te pedirá que se la proporciones. Esto sobrecarga al contador y reduce el tiempo para atender a otros clientes.
Por ello, el sistema de contabilidad debe proporcionarle al dueño información relevante en tiempo real. Debido a que el dueño dispone de poco tiempo, la información debe ser fácil de leer y accesible en cualquier momento y lugar.
2. Debe ser fácil de usar y simplificar el trabajo operativo
El personal operativo maneja las tareas diarias con el objetivo de hacer su trabajo de la manera más simple posible. Sin embargo, su elevada carga de trabajo les da una baja tolerancia a la frustración. Procesos complicados, trabajo manual o la necesidad de transferir información a hojas de Excel para tareas adicionales los sobrecargan y frustran. Esta situación produce muchos errores que el contador debe corregir e intervenir.
El sistema de contabilidad debe simplificar el trabajo operativo, aumentar la productividad del personal y permitirles trabajar sin inconvenientes. No solo debe ser fácil de usar, sino que también debe equipar a cada negocio con herramientas para simplificar todas las áreas de trabajo. Debe incluir módulos para facturación, compras, importaciones, gestión de inventarios y almacenes, cuentas por cobrar y pagar, gestión bancaria, contabilidad y fiscalidad, entre otros.
3. Debe de funcionar para diferentes tipos de negocios
Cada negocio es único y presenta sus propias necesidades. Un comercio, un mayorista, un gestor de proyectos, un servicio o una organización sin fines de lucro operan de manera distinta con diferentes necesidades y procesos de trabajo. Los sistemas de contabilidad empaquetados presentan un problema: no ofrecen soluciones completas, sino parciales.
Estas soluciones parciales llevan a más trabajo manual, frustran al equipo y complican la labor del contador al hacer que maneje diferentes software para distintos clientes. El sistema de contabilidad debe ofrecer herramientas y soluciones específicas para cada tipo de negocio, simplificar la labor y mostrar la información de forma clara mediante reportes y gráficos.
4. Debe simplificar el trabajo contable y fiscal
Como contador que manejas igualas, a menudo te enfrentas a una gran carga de trabajo y poco tiempo. A veces, tus clientes resisten pagar el verdadero valor de tu trabajo. Sin embargo, necesitas aumentar la cantidad de igualas o el valor de tus servicios para crecer en tu negocio.
El sistema de contabilidad debería simplificar tu labor, darte la información que requieres sin recurrir a trabajos manuales o plantillas de Excel y ofrecer herramientas a tus clientes para que ingresen correctamente su información, ahorrándote tiempo.
Debe proveerte con todas las herramientas necesarias para servir mejor a más clientes sin abrumarte. Esto te va ayudar a valorar más tus servicios y a establecer tarifas más altas.
5. Debe poder correr en la Nube
El auge de internet ha revolucionado las oportunidades para los negocios y para ti, como contador que maneja igualas. La capacidad de trabajar a distancia te permite atender a más clientes en un menor tiempo. Un sistema de contabilidad debería ofrecerte acceso a datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Para un negocio y para un contador que lleva igualas, un software que solo se puede instalar en un computador ya resulta obsoleto. Si el sistema no está en la nube, todo el equipo debe estar presente físicamente en la oficina para operar o acceder a la información, lo que te fuerza a visitar a tus clientes con más frecuencia.
La plataforma idea debe permitir que tanto tus clientes como tú accedan y gestionen la información del negocio en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto facilita la gestión del negocio a distancia, conecta equipos en diferentes localidades y ahorra costos.
6. Debe Incluir asistencia técnica rápida
Las empresas necesitan operar sin interrupciones porque cada minuto es valioso. El soporte técnico es esencial en cualquier sistema de contabilidad. En software creados por individuos no profesionales, es típico que después de comprar la solución, el soporte es limitado o, peor aún, el individuo desaparece cuando más lo necesitas.
Un sistema de contabilidad debe ofrecer soporte técnico rápido y experto para resolver cualquier problema que el personal operativo o el contador puedan tener.
Conclusión
En Cashflow, pensamos que el contador debería dedicar menos tiempo a tareas monótonas y más tiempo a analizar y asesorar expertamente a los negocios.
Como mencioné al comienzo de este artículo, hay muchos sistemas de contabilidad en línea para pymes en el mercado actual. Sin embargo, no todos los software se crean de la misma manera.
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