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Tiempo de lectura: 3 minutos

¿Cómo reservar mercancía para clientes?

Nelson Cabrera
Nelson Cabrera
Co-founder & CEO Pulsar Technologies.

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Si manejas inventario en tu negocio, es posible que hayas tenido la necesidad de reservar mercancía para un cliente específico. Sin embargo los sistemas de contabilidad y gestión de inventarios no poseen dicha funcionalidad.

A pesar de reservar físicamente estos artículos en almacén, aún queda el problema de que se presentarán como disponibles para la venta en el sistema al momento de facturar.

Es por esto que en algunos comercios, los vendedores, aún pudiendo visualizar la cantidad de existencia en el sistema, confirman con el personal de almacén la cantidad real disponible de la mercancía antes de facturar.

¿Cómo reservo mercancía para clientes?

Para reservar mercancía de inventario para cliente podemos usar el concepto de almacén virtual. Un almacén virtual es una subdivisión lógica o física de un almacén físico.

Esta opción nos ofrece mucha flexibilidad en el manejo de mercancía para reservas, a concesión o alquiler de equipos. Pero para los fines de este artículo veremos cómo reservar mercancía utilizando un almacén virtual.

Para iniciar vamos a crear nuestro almacén virtual en Cashflow completando los siguientes pasos:

Pasos para crear almacén virtual

  1. En el menú principal, navegamos a Inventario > Almacenes.
  2. En el listado de almacenes, hacemos click al botón «Nuevo».
  3. En campo Código pondremos «02» o el próximo número en tu secuencia de almacenes.
  4. En el campo Nombre colocamos «Mercancía Reservada».
  5. Completamos el campo de Dirección, en este caso sería la misma de mi almacén principal.
  6. Y activamos el almacén, encendiendo el interruptor de «Activo».
  7. Dejamos el campo «Secuencias documentos» en Global y la «Determinación de cuentas» en Automático.
  8. Haz clic en el botón «Guardar».

Ya tenemos nuestro almacén virtual de mercancía reservada. Ahora ve a los perfiles de usuario y asegúrate de conceder el acceso a este almacén, a los usuarios que estarán involucrados en el proceso. Una vez los usuarios tengan acceso a este almacén podrán comenzar a reservar mercancía.

Para reservar mercancía, hacemos una transferencia de la mercancía en cuestión a nuestro almacén de mercancía reservada.

Pasos para transferir mercancía entre almacenes

  1. En el menú principal, navegamos a Inventario > Transferencias.
  2. En el listado de transferencias, hacemos click al botón «Nuevo».
  3. Por defecto estará elegido nuestro almacén principal. Este será nuestro almacén origen.
  4. En campo «Hasta» elegimos nuestro almacén de «Mercancía Reservada» (virtual)
  5. Completamos los campos de Fecha, Estado, Solicitado Por y Despachado Por.
  6. En la sección «Contenido» elegimos todos los Items / Productos y Cantidades que componen la mercancía a reservar para nuestro cliente.
  7. Hacemos clic en «Guardar».
  8. Ingresamos desde el almacén de Mercancía Reservada al módulo de transferencia.
  9. Y hacemos clic en recibir transferencia.

Listo, tu mercancía estará reservada en este almacén virtual y será resguardada para que no se visualice como disponible al momento de facturar desde tu almacén principal.

  • En caso de que el cliente cancele la reserva, solo tienes que hacer una transferencia como devolución de la mercancía a su almacén principal y volverá a estar disponible en stock.

Finalmente, cuando llegue la hora de entrega de esta mercancía tienes dos opciones o la transfieres nuevamente para el almacén principal y desde allí realizas la venta, o puedes despacharla directamente desde este almacén.

Resumen

En resumen, para completar este flujo de trabajo tendremos que,

1) Crear un almacén virtual llamado «Mercancía Reservada».

2) Vincular este almacén al perfil de los usuarios.

3) Para reservar la mercancía, transferir la mercancía a este almacén.

4) Para cancelar una reserva, transferir la mercancía de vuelta al almacén principal.

5) Para entregar la mercancía, vuelve a transferir la mercancía al almacén principal o realiza el despacho desde este almacén.

Cashflow te permite reservar la mercancía de tus clientes de forma fácil y sencilla. Este es solo uno de los muchos beneficios que podrás encontrar en Cashflow. Si necesitas ayuda en cómo reservar mercancía para clientes en tu negocio, no dudes en contactarnos.

Si aún no eres usuario de Cashflow, te invito a Registrarte gratis en Cashflow hoy!

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