Prácticas de facturación para maximizar el flujo de efectivo

10 prácticas de facturación para maximizar tu flujo de efectivo.

Toda empresa necesita facturar. Un buen sistema de facturación es la gasolina que mantiene la maquinaria empresarial funcionando. Si no facturas, no puedes pagarles el salario a tus empleados, cubrir los servicios que necesita tu empresa para operar, y quizás ni siquiera puedas pagar la renta de tu oficina. En fin, aunque la facturación puede ser una actividad tediosa, no hacerlo bien podría significar el fin de tus sueños empresariales, y costarte mucho, mucho dinero.

A continuación, algunas buenas prácticas para facturar efectivamente, para que nunca te haga falta el flujo de efectivo:

1. Facturar lo antes posible: uno de los principales errores que cometen las empresas, los emprendimientos y los profesionales independientes es no facturar en el momento en que se completa el trabajo. Según algunos estudios, si la factura se emite el mismo día en que se concluye el trabajo, existe un 50% más de probabilidades de que la factura se pague a tiempo. Por ende, la lección es clara: emite tu factura lo antes posible.

2. Firma un contrato: en un mundo perfecto no necesitaríamos firmar contratos. Si tan solo pudiéramos mirar a nuestros clientes a los ojos y darles un fuerte apretón de manos para sellar el acuerdo, quizás ni los abogados tuvieran razón de ser. Pero la realidad es otra. Para evitar cualquier tipo de problemas entre tu empresa y tu clientela, es necesario que ambas partes tengan claro de las condiciones del trato. Y para esto, nada mejor que un contrato.

3. Chequea tus facturas antes de enviarlas: quizás se te olvidó sellarla, firmarla, o le añadiste un cero al monto total. La realidad es que, si envías facturas sin verificar que están correctas, pronto tendrás un alto porcentaje de facturas devueltas, lo que estorbará tu trabajo y aumentará el tiempo que tardarás para cobrar.Al final, esos segundos que invertirás para asegurarte que la factura está libre de errores, podría significarte días, semanas y hasta meses sin cobrar esa factura. Para evitarte este tipo de contratiempos puedes usar una herramienta como la personalizacion de facturas en Cashflow.

4. Establece términos de pago: una de las mejores prácticas de facturación es delinear claramente los términos de pago. Una factura que especifique la fecha límite de pago, y que indique las consecuencias de no pagar a tiempo, es una factura con mayores probabilidades de ser pagada exitosamente.

5. Ofrece opciones de pago: Las facturas que muestran una variedad de opciones de pago tienen un mayor índice de ser pagadas a tiempo que aquellas que no la tienen. Por ende, clarifica en tus facturas todas las opciones que tienen tus clientes para pagarte. Pronto empezarás a ver los resultados.

6. Maneja tu flujo de efectivo: para prevenir problemas financieros, es vital que tengas un sistema donde puedas manejar tus facturas y saber cuáles no han sido pagadas. Para optimizar este proceso, puedes utilizar sistemas que te ayudan a mejorar tus cobranzas como Cashflow, que te permitirán manejar al dedillo las finanzas de tu empresa.

7. Los detalles importan: siempre es buena práctica colocar en tu factura un mensaje que motive al cliente a pagar. Puede ser “gracias por confiar en nosotros”, “por favor pague esta factura antes del día x”, etc, aumentan la posibilidad de que te paguen a tiempo.

8. Se específico: Cuando emitas una factura, siempre es buena práctica especificar el tipo y la cantidad de productos o servicios facturados. De esta forma, minimizas el riesgo de que el cliente te devuelva la factura por falta de aclaración.

9. Seguimiento: después que emitas la factura, es crucial que le des seguimiento a los clientes que no te han pagado. En ocasiones, cuando no tenemos sistemas implementados para asegurarnos de que nos estamos comunicando con nuestros clientes morosos, emitimos facturas que pasan meses sin ser pagadas. Esto podría ser mortal para todo emprendimiento o empresa.

10. Cobra intereses: para lograr que tus clientes te paguen a tiempo, siempre es buena práctica crear un sentido de urgencia que los motive a hacerlo. Esto puede ser cobrando intereses si el pago se retrasa una x cantidad de días. Para esto, debes clarificar cual es la tasa de interés a cobrar, para que el cliente tenga muy clara la penalidad impuesta.

Al seguir estos pequeños consejos te ahorras tiempo y aumentaras tus ingresos de manera significativa. No esta de mas llevar a cabo buenas practicas que te ayudaran a tener menos riesgo de administración en las finanzas de tu negocio.

Como dijo Steve Jobs “Estoy convencido de que la mitad de lo que separa a los emprendedores exitosos de los que no triunfan…es la perseverancia.”  Si logras simplificar tu facturación y aumentar tus cobros, entonces estaras realizando una buena práctica. Persiste en organizarte y no descuidar tu flujo de efectivo porque de esto dependerá el crecimiento de tu negocio.

No deje de leer en nuestro blog: ¿Cómo elaborar un catálogo de cuentas efectivo?

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