4 pasos para optimizar el proceso de compras en tu empresa

La gestión de compras en una empresa tiene mucha importancia, por lo cual no hay espacio para que este aspecto quede desatendido. Así que la idea de optimizarlo para maximizar sus resultados no solo es una buena oportunidad, sino que es necesaria con el pasar del tiempo.

Y es que tener un buen programa de gestión se convierte en algo esencial para poder establecer un control adecuado de este departamento, clave para el funcionamiento de la empresa como tal. Lo es porque de acontecer problemas, la empresa con facilidad podría percibir dificultades ya sea en administración o en finanzas.

Es por ello que si una empresa realiza las compras de una manera correcta, con tan solo esto se estará optimizando recursos, tiempo e incluso se estará generando un ahorro neto que podría ser de más ayuda que la imaginada.

Así que sí, es importante para las empresas dedicar tiempo y recursos a la gestión de compras. Sin embargo, si todavía no se tiene en claro ¿por qué este proceso de optimización tiene tanta importancia? A continuación, te explicamos las razones más esenciales.

Las ventajas de optimizar el proceso de compra

Cuando una empresa planifica sus compras de una manera ordenada y estratégica, son muchas las ventajas que estas pueden producir. Algunas de ellas puede que no estén asociadas con facilidad al propósito principal, pero siguen siendo de importancia en éste. Por ejemplo:

  • Permite establecer mejor lo que se necesita en cada adquisición que se realice.
  • Reducirá costes y tiempo en las tareas administrativas para la empresa.
  • Resultará en mejores precios y condiciones con los proveedores.
  • Los costes de inventarios serán menores juntos a los de distribución o logística.
  • Mayor probabilidad de inmediatez en la entrega de productos.
  • Se contará con una mejor distribución de la carga laboral de los trabajadores en el departamento de compras.

Estrategias para optimizar el proceso de compras en las empresas

El proceso de compras al ser mejorado puede representar grandes beneficios para toda la empresa, pero lo más impresionante es que no hace falta invertir mucho para lograrlo. Estas son algunas ideas para la optimización.

1. Lograr un control máximo sobre los inventarios de la compañía

Mantener el control sobre el inventario empresarial es clave para este paso, por lo que será necesario un trabajo de investigación del mismo para la empresa. Es indispensable conocer lo que existe en la empresa, en especial antes de que se consuma y sobre todo lo que se consuma con mayor rapidez, debido a que esto será lo que más rápido se agotará.

También es necesario controlar si existen los productos suficientes, es decir, materia prima, para así estar en la capacidad de normalizar el proceso de producción. Todo ello sin tener que generar algún inconveniente con la actividad empresarial.

Además, no puedes olvidarte de aquellos productos que tengan una mayor rotación porque ellos requieren de una mayor reposición al instante. Los productos de baja rotación, son por igual necesarios de identificar.

2. Supervisar el plan de compras anualmente

Revisar el plan de compras de una empresa, no es una tarea que se realice cada tantos años, sino que se realiza cada año. Es necesario entonces de forma anual estimar las compras que serán realizadas durante ese año con el consiguiente gasto.

Es normal que a lo largo del ejercicio se produzcan variaciones, pero a pesar de esto, seguirá existiendo una forma ordenada de los recursos a destinar y los que no.

Para hacer esto posible se debe contar con la cantidad de productos, bienes y servicios que han sido comprados en los años anteriores. La información de ventas de años anteriores consiste en datos de enorme importancia en este proceso.

3. La empresa debe comenzar a gestionar con sus propios proveedores

Después de realizar el plan, tienes que seguir con el análisis de los productos que han sido comprados en este ejercicio. Con esto lo que se logrará será optimizar los recursos, ya sean económicos o necesarios para poder establecer nuevas relaciones, e incluso negociar con las ya existentes en su totalidad.

Haciendo lo mencionado se puede desde establecer nuevos precios hasta aplicar descuentos debido a la estimación de compras que se tendrá de ciertos productos en los siguientes meses. En caso de que ocurra lo que se espera, será un aspecto más que positivo para la empresa. Hay que destacar, que estas condiciones pueden ser plazos de entrega, así como número de bultos o calidad, etc.

También si tienes la situación de que se mantiene una relación a largo plazo con un proveedor, lo mejor será contactar con éste. Para así poder negociar con el mismo acerca de una posible alianza estratégica, y así poder tener que negociar todo en cada oportunidad que cuentes con el proveedor.

¿Necesitas organizar tu inventario? El siguiente paso te ayudara a lograrlo.

4. Automatizar el proceso

Automatizar el proceso de compra es una manera fácil con la que puedes ahorrar tiempo, y aunque se tenga una gran orden, el ahorro del dinero también estará involucrado.

Al disponerse de un buen programa de gestión de compras se podrán realizar las actividades que sean más destacadas en la actividad empresarial. No es engaño, al afirmar que un buen software de gestión y facturación como Cashflow, te puede brindar resultados notorios positivos, así como manejar todo automáticamente.

Por igual, si el resto de los departamentos de la empresa gozan de diferentes mejoras, al operar en conjunto, se notarán con facilidad las mejoras en el sistema en conjunto.

Y por último, uno de los consejos que las empresas deberían tener más presente que nunca, consiste en dejar las apreciaciones personales a un lado. Porque en realidad lo más importante es lo que le conviene a la empresa como conjunto, las relaciones afectivas de vendedores o del proveedor deben quedar a un lado como se ha mencionado.

Lo mismo ocurre con el tiempo, en donde este se hace muy necesario para poder juzgar si una compra es lo más conveniente para la empresa. No hay que dejar que las emociones manden sobre un negocio.

¿Tienes las herramientas necesarias para optimizar tus procesos de compras? Si lo posees, comparte cómo lo has logrado.

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