Cómo controlar el inventario dividido en múltiples almacenes

¿Por qué tener inventario en múltiples almacenes?

Administrar una empresa que maneja productos físicos conlleva afrontar una gran cantidad de retos difíciles, de los cuales, uno de ellos es el inventario.

El asunto de mantener estable el nivel de los productos, y poder controlarlos efectivamente, es un obstáculo que muchos comerciantes enfrentan con regularidad. Dificultad que se multiplica cuando estos están localizados en más de un almacén.

Tener almacenes por regiones garantiza que los productos lleguen a los consumidores más rápido.

Si tu organización es lo suficientemente grande, o está apuntando a una clientela global en crecimiento, la verdad es que enviar tus productos desde un único almacén puede generar retrasos recurrentesgastos innecesarios.

En tal sentido, dependiendo de tus posibilidades, someterte a un sistema de gestión de inventarios (sea manual o automatizado) puede afectar tu negocio en la manera de:

  • Evitar retrasos
  • Incrementar la capacidad de almacenamiento
  • Reducir los costos de transporte
  • Consolidar ciertos productos
  • Descentralizar las actividades de la empresa; y
  • Recuperarse en caso de siniestro.

Desafíos para la gestión de inventario en múltiples almacenes

Si estás apenas adentrándote en el proceso de división de inventario entre varios almacenes; considerando emplear esta estrategia; o simplemente investigando sobre este tipo de gestión; es probable que te hayas encontrado o vayas a encontrar con uno o varios de los siguientes obstáculos:

Manejo de inventario

Al poseer más de un almacén, los niveles del inventario entrante y saliente deben estar en completa sintonía; balanceados lejos de cualquier exceso. Una desproporción, ya sea de demasiado inventario, o de productos agotados (una situación francamente mucho peor); se puede convertir en una bola de nieve perjudicial para el resto de los procesos de la compañía.

Este reto aumenta con la inclusión de más almacenes en la cadena, y por ende la necesidad de asignar un control experto; tal que pueda distinguir el inventario en cada ubicación, a la vez que los mantenga debajo de un control integral, para evitar el daño.

Por ello es importante ajustar las condiciones, herramientas y el entorno necesarios para mantener una visión panorámica de la gestión de los múltiples almacenes.

Análisis de inventario y comunicación entre almacenes

Debido a que los almacenes maniobran diferencias geográficas importantes, cada ubicación trae consigo factores únicos e idiosincráticos.

Sean particularidades demográficas, condiciones climáticas y estacionales, o influencias culturales; solo por nombrar algunas; esto imposibilita a los empleados de tales almacenes a manejarlas desde el encierro de una oficina única; por ello el control es descentralizado.

Tal escenario levanta la necesidad de institucionalizar un análisis competente y una comunicación rápida entre almacenes (los trabajadores de estos) para coordinar órdenes, envíos y solicitudes eficazmente de acuerdo a los distintos patrones de compra, fluctuaciones e interacciones en las distintas regiones.

Cuentas, informes y mercancía entre almacenes

Si tu empresa no maneja un sistema de archivos automatizado que distinga y asimile los registros de cada almacén (entrada, salida y facturas), sino un centralizado, puedes enredarte en una mixtura de datos y envíos entre distintas ubicaciones.

Esto se enlaza con las condiciones que ponemos a disposición para realizar análisis competentes y el flujo de mercancía de los almacenes.

Gestión de inventario – Cómo controlar la mercancía en múltiples almacenes 

1- Localización de almacenes óptima 

¿Están tus almacenes localizados en las ciudades o regiones donde hay gran concentración de tus clientes? ¿Los puntos de los almacenes distribuyen balanceada y efectivamente el nivel de inventario y consumo a través de la zona de actividad total de la empresa? Estos son los elementos que debes tomar en cuenta al determinar tus ubicaciones.

Las condiciones de asiento tienen a futuro un impacto significativo dentro de otros factores importantes del día a día de la empresa, como las operaciones logísticas y los intercambios.

Cada ubicación potencial tendrá ventajas y desventajas y el detalle está en encontrar un equilibrio entre las dos mayores fuerzas determinantes, la proximidad a los clientes, y los gastos conducentes (por renta, labor, transporte, utilidades, impuestos, etc.).

2- Diseño de almacenes eficiente

Considera poner atención e implementar esfuerzos al cuidado del sistema de inventario en los diferentes almacenes, apuntando a desarrollar un diseño más organizado.

Si la mercancía de un almacén no se están clasificando correctamente, no está ubicada estratégicamente ( las mejor vendidas lejos del área de empaquetamiento y envío), ni tampoco refleja las demandas particulares por región y temporada de los productos, los empleados tardarán más en disponer de ella y enviarla a los clientes.

Si el diseño garantiza que el sistema mantenga un orden eficiente, esta a su vez afectará positivamente la rapidez con la que los clientes reciben sus pedidos.

3- Dividir el inventario – Mitigar el riesgo

Este factor guarda una relación íntima con la medula conceptual del control de inventario: descentralizar los procesos (almacenes, funciones, sectores, fábricas, etc.).

Al dividir y ubicar la mercancía más valiosa de tu negocio entre varios almacenes, mitigas el riesgo de daños y pérdidas ante siniestros posibles como un incendio, un terremoto o una tormenta.

4- Mantener la información actualizada e interconectada

La opción más idónea para mantener un registro organizado de todos los datos y procesos generados por las operaciones de inventariado, es optar por una herramienta que las ordene, como puede hacerlo un sistema ERP con gestión de optimización de inventario como Cashflow

Es importante que en dado caso, posea dicho sistema ERP una gestión de múltiples almacenes integral y competente. Esto quiere decir, no sólo habilite el control automatizado de la mercancía desde múltiples ubicaciones, sino a la vez permita sincronizar esta función con otros componentes dependientes, como son la gestión de lotes, el despacho de productos, la generación de códigos de barras y la contabilidad de la empresa.

Oportunamente, el sistema contable integra tales operaciones dentro de su software en forma de funcionalidades. Si deseas conocer más sobre sistemas ERP para la gestión de control de inventario, puedes ingresar a Cashflow/inventario y abundar más.

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