4 consejos para mantener un control de gastos menores

¿Alguna vez has calculado de todo lo que gastas en pagos de proveedores informales? ¿Qué tan difícil es para ti reportar este tipo de gastos?

Cuando abrimos un negocio normalmente calculamos todos los costos y gastos en que podríamos incurrir y nos presupuestamos para estos. No obstante, entre el van y ven de la vida, a veces se nos olvida algo, los imprevistos. Que si tuve que tomar un taxi para llegar a tiempo donde un cliente, que si tuve que pagar el parqueo, que sí ocurrió una emergencia y que se daño un neumático del vehículo, que si vi un material que necesito para la oficina, pero resulta que el negocio no está registrado… creo que todas las empresas pequeñas y medianas han tenido que atravesar en algún momento por una o varias de estas situaciones.

Los gastos menores en contabilidad son los comprobantes que nos ofrece la DGII para reportar todos estos gastos relacionados a la empresa en que incurrimos en el mercado informal. ¿Pero qué pasa cuando estos gastos se encuentran fuera de control? ¿Por qué llegamos a ese extremo? La respuesta quizás sea un poco sencilla. 

En República Dominicana lamentablemente es algo muy natural encontrarnos con negocios informales que nos brindan lo que necesitamos, pero que no están registrados y por ende no pueden ofrecernos un comprobante fiscal. Los gastos menores llegaron para solucionar este tipo de inconvenientes, ya que cualquier gasto pagado por la empresa necesita ser reportado. Ahora bien, es complicado a veces cuando tenemos muchos pagos de este tipo, no?

Aquí te brindamos cuatro consejos para mantener controlado los gastos menores.

1. Mantén una caja chica ordenada.

Sin importar que tan bajo sea el presupuesto que maneje la caja chica, debemos ser organizados con todos los pagos que sean realizados por esta vía, aun sean montos menores. Ya que es parte del capital de la empresa que se encuentra allí.

2. Define políticas para prevenir gastos menores innecesarios. 

Establecer normas y políticas que tengan que cumplir los colaboradores para aplicar al pago de los gastos, puede ayudarte a minimizar esta fuga de efectivo, que a veces resulta ser innecesaria. Establece criterios que te ayuden a controlar. 

3. Verifica que los gastos menores generados sean específicamente de gastos relacionados a la empresa. 

Es importante entender el concepto de los gatos menores. Estos son los gastos en que incurre la empresa, mediante un proveedor informal. O en su defecto, son gastos en los que incurre el personal de una empresa, pero que necesariamente, debe ser relacionado a la empresa.

4.  Lleva el registro de los gastos menores generados. 

Una de las formas en las que podemos llevar el control de nuestros gastos menores, es manteniendo el registro correcto de todos los que se han generados durante las transacciones de la empresa. 

Para facilitar nuestro reporte, CashFlow nos brinda la solución al ofrecernos la herramienta de contabilidad y auditoría, aquí podemos encontrar una herramienta muy útil. Se trata de una plantilla donde podemos ingresar todos nuestros gastos menores desglosados, y reportarlo como una sola transacción utilizando solamente un comprobante. 

Para mantener el control de este tipo de gastos, la plantilla además de brindarnos la opción para seleccionar la cuenta a afectar por la transacción, nos ofrece un espacio donde podemos describir abiertamente una nota relacionada al gasto, aquí podríamos agregar el nombre del personal de la empresa al que fue pagado el gasto, o una descripción más detallada del porqué se incurrió en él. De esta forma quedará el histórico en nuestro sistema de contabilidad y nos será más fácil recordar en caso de que tengamos que revisar la transacción pasado un tiempo. 

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