¿Cómo elaborar un catálogo de cuentas efectivo?

Antes de pasar a tratar el asunto de cómo elaborar un catálogo de cuentas efectivo, digamos brevemente, qué es un catálogo de cuentas. En la siguiente gráfica podrás ver qué lugar ocupa esta herramienta en el procesamiento de datos y en la elaboración de información:

Como administrador de tu negocio deseas información eficaz sobre la cual basar la toma de decisiones, debes conocer e involucrarte en el diseño efectivo del catálogo de cuentas con el cual el sistema de contabilidad va a procesar las transacciones para obtener las informaciones financieras ordenadas sistemáticamente que te servirán de base para la toma de decisiones.

Una empresa de negocio que desee información económica para la toma de decisiones, deberá elaborar un catálogo de cuentas diseñado con ese propósito y que haya considerando asuntos como los siguientes:

– Debe ser diseñado por un profesional capacitado en el tema
– La gerencia debe participar en su elaboración, aportando sus expectativas y pensando en sus necesidades futuras de información
– Definiciones funcionales
– Políticas empresariales
– Control interno
– Se debe considerar la utilidad posterior para proveer información a terceras partes: bancos, Dirección General de Impuestos Internos (DGii), etc.
– Considerar si el Software que manejará dicho catálogo…
– Preparar un Instructivo o Manual Explicativo del Catálogo

Consideraremos cada una de estas características a tomar en cuenta al momento de diseñar un catálogo de cuentas:

1. Debe ser diseñado por un profesional capacitado en el tema

En el diseño del catálogo debe participar un Contador, pues solo así tendríamos la seguridad razonable que en su estructura y lo que se pretende obtener del mismo se va a lograr de manera efectiva. Los contadores han sido capacitados para manejar los conceptos contables. Solo ellos saben cómo deben ser afectadas las cuentas contables que el catálogo deberá contener, cuándo deben aumentar las cuentas y cuándo deben disminuir, dependiendo de las transacciones y el hecho económico generador de información.

En adición, solo este profesional conoce los requerimientos de las Normas Internacionales de Información Financieras para Pymes (NIIF para PYMES), que son las normas contables adoptadas por el gremio profesional de contadores y que son aplicables a la mayoría de las entidades de nuestro país y que deberá utilizar la empresa al procesar sus operaciones, por ejemplo, propiedades dadas en arrendamientos son hoy en día contabilizadas como Propiedades de Inversión y no Activos Fijos como se hacía antes, y cómo tales deben ser contabilizadas e informadas en los estados financieros.

Además, en su diseño se toma en cuenta a qué se dedicará la empresa ya que de esto se derivarán las operaciones que va a realizar. No es lo mismo una fábrica con materias primas, productos en proceso, productos terminados, que una entidad que se dedicará solo a ofrecer servicios, compra y ventas por ejemplo. De igual modo, una empresa de servicios financieros (banco por ejemplo) o a un laboratorio farmacéutico.

2. La gerencia debe participar en su elaboración, aportando sus expectativas y pensando en sus necesidades futuras de información

La gerencia y el personal que dará uso al catálogo y a las informaciones que saldrán producto del procesamiento de las operaciones económicas, debe involucrarse en su desarrollo aportando sus necesidades y expectativas futuras de información. Un ejemplo de esto sería preguntarse hasta qué punto de detalle de información le interesaría al Gerente que le provea el sistema con relación a los gastos de comunicaciones. No es lo mismo una cuenta contable  con un monto total que incluya: teléfono, internet, cable, celulares, etc. Que cuentas auxiliares que reflejen el monto de cada uno de estos medios, los cuales le servirían mejor para la toma de decisiones: si el gasto de celulares es alto, considerar el uso de flotas u otros medios.

3. Se debe considerar la utilidad posterior para proveer información a terceras partes: bancos, DGii, etc.

Los catálogos de cuentas de entidades reguladas (bancos, seguros, valores, etc.) están diseñados por las entidades reguladoras, a fin de que las informaciones que se desprenden de dichos catálogos, sirvan a sus necesidades de información.

De igual modo, en el diseño de un catálogo de cuentas, debe tomarse en cuenta la necesidad de información posterior que se piensa dar al mismo. Si la Empresa va a requerir financiamiento bancarios, entonces el catálogo debe tener cuentas para manejar los préstamos, tanto la porción corriente (a pagar dentro del período), como la porción no corriente (a pagar a largo plazo o en períodos futuros) y en los niveles de detalles que se requieren para el manejo de los gastos bancarios (comisiones e intereses).

Es posible que al diseñar un catálogo, alguien piense que las informaciones resultantes ayuden a preparar las distintas declaraciones juradas de la Empresa, como por ejemplo el Formulario IR-2 de la Declaración Jurada Anual, para lo cual se necesita el agrupamiento de cuentas, como ocurre en los casos de ingresos, costos y gastos. Se puede decidir que las cuentas que componen estas partidas se agrupen y se manejen en el catálogo con el objetivo futuro de preparar el Formulario IR-2 de forma fácil y rápida.

4. Considerar el Software que manejará dicho catálogo…

No por ser este uno de los últimos es el menos importante. El software que manejará el catálogo hay que tomarlo en cuenta debido a que debe estar desarrollado en consonancia a las políticas de la institución, por ejemplo, si maneja centro de costo, si maneja múltiples inventarios, entre otros. Por es que en Cashflow puedes tener un catálogo de cuentas muy sencillo donde puedes incluir las cuentas contables que requiera tu empresa.

También es importante denotar si su estructura podría soportar carga de amplitud de la clasificación de los dígitos de las cuentas por asunto de segregación o crecimiento.

5. Diseñar el catálogo de cuentas A manera de ejemplo, mostramos la porción de inventarios de materias primas de una empresa dedicada a la fabricación de muebles de madera:

De ese modo, se irá diseñando el catálogo de acuerdo a las necesidades y a lo que hemos indicado anteriormente.

6. Preparar un Instructivo o Manual Explicativo del Catálogo

El catálogo de cuentas, por ser una herramienta tan valiosa para la empresa, necesita de un instructivo o manual que explique el uso de cada cuenta. En ocasiones se falla en esto y de allí puede surgir el fracaso en lo que quieres lograr. El Instructivo o Manual explicativo del catálogo incluirá lo siguiente para el manejo de las cuentas de materias primas:

Débitos

Esta cuenta aumentará por toda la compra de madera para la fabricación de muebles, del proveedor hacia el almacén.

Créditos

Esta cuenta disminuirá por el uso o salida de madera hacia el proceso de fabricación de muebles, desde el Almacén hacia la fábrica. Si puedes lograr seguir estos pasos para preparar el catálogo de cuentas de tu negocio llegaras a tener una administración contable efectiva y organizada.

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